Jak wypełnić ZUS RSA i kody świadczeń/przerw

ZUS RSA to raport, który płatnik wypełnia najrzadziej, więc przy każdym zwolnieniu lekarskim albo urlopie bezpłatnym zaczyna się szukanie kodów. Tymczasem sam formularz jest krótki: kod tytułu, kod świadczenia lub przerwy, okres, liczba dni, kwota. Trudność leży gdzie indziej: w tym, za który miesiąc raport złożyć, kiedy wpisać kwotę, a kiedy ją zostawić pustą, i co zrobić, gdy choroba przechodzi z wynagrodzenia chorobowego w zasiłek z ZUS. Pokazuję to na przykładach i na kodach z rozporządzenia z 9 kwietnia 2026 r., które od 30 kwietnia 2026 r. zastąpiło dotychczasowe wzory dokumentów i wprowadziło aktualny wykaz kodów.

Kiedy składa się raport ZUS RSA?

ZUS RSA, czyli imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek, składa płatnik za ubezpieczonego, który w danym miesiącu miał okres niezdolności do pracy, pobierał zasiłek albo przebywał na urlopie, za który nie opłaca się składek. Raport jest załącznikiem do deklaracji DRA, składa się go w tym samym terminie i z tym samym identyfikatorem.

W praktyce RSA jest potrzebny w trzech rodzajach sytuacji. Pierwsza to choroba: wynagrodzenie chorobowe wypłacane przez pracodawcę, zasiłek chorobowy albo świadczenie rehabilitacyjne. Druga to rodzicielstwo: zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego, a także urlop wychowawczy. Trzecia to przerwy bez wynagrodzenia: urlop bezpłatny, urlop opiekuńczy, nieobecność usprawiedliwiona lub nieusprawiedliwiona bez prawa do wynagrodzenia.

RSA składa się także wtedy, gdy zasiłek wypłaca ZUS, a nie pracodawca. Płatnik nie wpisuje wówczas kwoty, ale okres musi wykazać, bo na jego podstawie ZUS rozlicza konto ubezpieczonego i sprawdza spójność z raportem RCA.

Przedsiębiorca opłacający składki tylko za siebie raportu RSA za siebie nie składa. Okres choroby uwzględnia, obniżając proporcjonalnie podstawę składek społecznych w deklaracji DRA, a zasiłek wypłaca mu ZUS na podstawie zwolnienia e-ZLA.

Jak zbudowany jest formularz ZUS RSA?

Wzór RSA stanowi załącznik nr 14 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 9 kwietnia 2026 r. (Dz. U. z 2026 r. poz. 518). Na papierowym formularzu mieści się osiem bloków dla ubezpieczonych lub dla kolejnych sytuacji tej samej osoby. Programy do rozliczeń generują tyle pozycji, ile trzeba.

Blok I zawiera identyfikator raportu w układzie numer, miesiąc, rok, na przykład 01 10 2026. Musi być identyczny z identyfikatorem deklaracji DRA. Blok II to dane płatnika. Od bloku III zaczynają się pozycje dotyczące ubezpieczonych. Każda składa się z części A (nazwisko, imię, typ identyfikatora i sam identyfikator, czyli najczęściej P i numer PESEL) oraz części B.

Część B ma sześć pól. W polu 01 wpisujesz sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia, taki jak w zgłoszeniu ZUA. W polu 02 trzycyfrowy kod świadczenia lub przerwy. W polach 03 i 04 okres od i do. W polu 05 liczbę dni zasiłkowych albo liczbę wypłat. W polu 06 kwotę wypłaconego świadczenia lub wynagrodzenia za czas choroby. Na końcu blok XI z datą wypełnienia i podpisem płatnika, przy wysyłce elektronicznej zastąpionym podpisem dokumentu.

Jeżeli ta sama osoba ma w miesiącu kilka sytuacji, na przykład wynagrodzenie chorobowe, a potem zasiłek, każdą wykazuje się w osobnej pozycji z własnym kodem i okresem.

Najczęściej używane kody świadczeń i przerw

Pełny wykaz kodów zawiera załącznik nr 24 do rozporządzenia, sekcja XI. Kody dzielą się na trzy grupy: zaczynające się od 1 oznaczają przerwy w opłacaniu składek, od 2 zasiłki wyrównawcze, od 3 świadczenia i przerwy jednocześnie, czyli okresy, za które wypłaca się świadczenie i nie opłaca składek społecznych od wynagrodzenia. W codziennej praktyce kadrowej wystarcza kilkanaście z nich.

Warto zapamiętać różnicę między 151 a 152, bo w wielu zestawieniach krążących po internecie są zamienione. Według załącznika nr 24 kod 151 oznacza okres usprawiedliwionej nieobecności bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku, a 152 nieobecność nieusprawiedliwioną.

Kiedy wpisać kwotę i liczbę dni, a kiedy zostawić pola puste?

To najważniejsza reguła całego raportu i źródło większości błędów. Pola 05 i 06 wypełnia się wyłącznie wtedy, gdy świadczenie wypłaca płatnik.

Jeżeli wypłacasz wynagrodzenie chorobowe (331) albo, jako płatnik zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, sam wypłacasz zasiłki (313, 311, 312 i inne), wpisujesz w polu 06 kwotę brutto wypłaconego świadczenia, a w polu 05 liczbę dni wynikającą z okresu od i do. Przy świadczeniu rehabilitacyjnym (321, 322) w polu 05 wpisujesz liczbę wypłat, a nie dni.

Jeżeli świadczenie wypłaca ZUS, co dotyczy większości małych firm, podajesz tylko kod i okres. Pole 06 zostaje puste albo z kwotą 0,00, a pole 05 puste. Wpisanie kwoty zasiłku, który wypłacił ZUS, to jeden z najczęstszych błędów w RSA. Płatnik wygląda wtedy tak, jakby sam wypłacił świadczenie i miał prawo potrącić je ze składek.

Przy przerwach (kody 111, 121, 122, 131, 151, 152) pola 05 i 06 zawsze zostają puste. Liczy się sam okres, bo za niego nie ma podstawy wymiaru składek.

Za który miesiąc wykazać świadczenie w raporcie RSA?

Druga reguła, o której mało kto pamięta, dotyczy miesiąca raportu. Inaczej traktuje się świadczenia wypłacane przez płatnika, a inaczej te, które wypłaca ZUS, oraz przerwy.

Świadczenie wypłacone przez płatnika wykazuje się w raporcie za miesiąc, w którym je wypłacono. Okres w polach 03–04 może być wcześniejszy niż miesiąc raportu, ale data „do” nie może być późniejsza niż ostatni dzień miesiąca, za który raport jest sporządzany. Jeśli firma wypłaca pensje do 10. dnia następnego miesiąca, wynagrodzenie chorobowe za wrzesień, wypłacone 10 października, trafia do RSA za październik z okresem wrześniowym.

Okresy zasiłków wypłacanych przez ZUS oraz przerwy w opłacaniu składek wykazuje się w raporcie za miesiąc, w którym wystąpiły.

Jest jeszcze ograniczenie roczne. Okres od i do nie może przekraczać granicy roku kalendarzowego. Jeśli w styczniu wypłacasz zasiłek za okres od 20 grudnia do 10 stycznia, rozbijasz go na dwie pozycje: do 31 grudnia z kwotą przypadającą na grudzień i od 1 stycznia z kwotą styczniową.

Przykład: choroba pracownika w małej firmie

Najlepiej widać to na konkretnym przypadku. Pracownik firmy zatrudniającej 8 osób, 40 lat, w tym roku jeszcze nie chorował. Firma wypłaca pensje ostatniego dnia miesiąca.

Pracownik choruje od 15 września do 31 października 2026 r. Przez pierwsze 33 dni niezdolności w roku kalendarzowym (u pracownika po 50. roku życia byłoby to 14 dni) przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy, a od 34. dnia zasiłek chorobowy, który w małej firmie wypłaca ZUS.

We wrześniu płatnik składa RSA z kodem 331, okresem 15.09–30.09, liczbą dni 16 i kwotą wynagrodzenia chorobowego. W RCA za wrzesień wykazuje wynagrodzenie za przepracowane dni ze składkami społecznymi oraz składkę zdrowotną także od wynagrodzenia chorobowego, bo od świadczeń chorobowych nie opłaca się składek społecznych, ale zdrowotna jest należna.

W październiku 33 dni wyczerpią się 17 października (16 dni we wrześniu plus 17 dni w październiku). RSA za październik zawiera dwie pozycje: 331 z okresem 01.10–17.10, liczbą dni 17 i kwotą oraz 313 z okresem 18.10–31.10, bez kwoty i bez liczby dni, bo zasiłek wypłaca ZUS. W RCA za październik płatnik wykazuje tylko zdrowotną od wynagrodzenia chorobowego, jeśli pracownik nie miał innego przychodu.

Gdyby ta sama firma wypłacała pensje 10. dnia następnego miesiąca, wszystkie pozycje z kodem 331 przesunęłyby się o miesiąc, do raportu za miesiąc wypłaty, a pozycja 313 zostałaby w październiku.

Wypadek przy pracy i świadczenie rehabilitacyjne: kiedy kody 314, 321 i 322?

Choroba ma w RSA dwa warianty i wybór zależy od przyczyny niezdolności do pracy, a nie od długości zwolnienia. Jeśli niezdolność wynika z wypadku przy pracy, wypadku w drodze do pracy lub z pracy albo z choroby zawodowej, zmieniają się zarówno kody, jak i zasady finansowania.

Po wypadku przy pracy pracownik nie dostaje wynagrodzenia chorobowego od pracodawcy za pierwsze 33 dni. Od pierwszego dnia przysługuje mu zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego w wysokości 100% podstawy, wykazywany z kodem 314. Kodu 331 w takiej sytuacji się nie stosuje. Wypadek w drodze do pracy lub z pracy jest wyjątkiem: tu pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe (331), a potem zasiłek z ubezpieczenia chorobowego (313), tyle że w wysokości 100%.

Po wyczerpaniu okresu zasiłkowego, zwykle 182 dni, ubezpieczony może dostać świadczenie rehabilitacyjne. Kod 321 dotyczy świadczenia z ubezpieczenia chorobowego, 322 z wypadkowego. Świadczenie wypłaca zwykle ZUS, więc płatnik podaje sam okres. Jeśli wypłaca je płatnik uprawniony do wypłaty zasiłków, w polu 05 wpisuje liczbę wypłat, a nie dni.

Urlop macierzyński, rodzicielski i wychowawczy w raporcie RSA

Rodzicielstwo to druga duża grupa kodów, a przy nich raport RSA jest tylko częścią obowiązków.

Za okres urlopu macierzyńskiego wykazuje się kod 311, za urlop rodzicielski 319, za ojcowski 327, a za dodatkowy urlop macierzyński 325. Jeśli dziecko urodziło się przedwcześnie albo wymagało hospitalizacji i rodzicowi przysługuje uzupełniający urlop macierzyński, stosuje się kod 341. Część urlopu rodzicielskiego zarezerwowana dla drugiego rodzica, do 9 tygodni, ma własny kod 338, a urlop rodzicielski na dziecko z zaświadczeniem, o którym mowa w ustawie „Za życiem”, kod 337. W małej firmie zasiłek wypłaca ZUS, więc płatnik podaje tylko okresy, bez kwot.

Osoba pobierająca zasiłek macierzyński podlega w tym czasie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania zasiłku (kod tytułu 12 40), a składki finansuje budżet państwa. Zgłasza ją i rozlicza podmiot, który wypłaca zasiłek. Jeśli wypłaca go ZUS, pracodawca nie składa zgłoszenia z tym kodem.

Urlop wychowawczy to przerwa z kodem 121, gdy udzielono go na podstawie art. 186 § 2 Kodeksu pracy, albo 122 przy art. 186 § 3. W RSA wykazuje się go co miesiąc, bez kwot. Osobno pracodawca zgłasza pracownika do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych z kodem tytułu 12 11 i rozlicza za niego składki finansowane z budżetu państwa, o ile pracownik spełnia warunki, na przykład nie ma innego tytułu do ubezpieczeń. Po powrocie z urlopu wyrejestrowuje go z tego kodu na ZWUA.

Do zasiłku macierzyńskiego dochodzi jeszcze kod 329, czyli podwyższenie zasiłku do kwoty świadczenia rodzicielskiego. Stosuje się go, gdy miesięczny zasiłek po odliczeniu zaliczki na PIT jest niższy niż świadczenie rodzicielskie, wynoszące 1000 zł miesięcznie. Płatnik wykazuje wtedy dwie pozycje: zasiłek z kodem 319 lub 311 oraz podwyższenie z kodem 329.

Przerwy bez wynagrodzenia: urlop bezpłatny, opiekuńczy, nieobecności

Przerwy wykazuje się prościej niż świadczenia, ale mają konsekwencje dla stażu i dla podstawy składek, więc warto je raportować rzetelnie.

Urlop bezpłatny (111) wykazuje się z okresem od i do, w raporcie za miesiąc, w którym wystąpił. W RCA za ten miesiąc podstawa składek obejmuje tylko wynagrodzenie za dni przepracowane. Jeżeli urlop bezpłatny trwa cały miesiąc, a pracownik nie ma przychodu, płatnik składa samo RSA. Warto pamiętać, że za okres urlopu bezpłatnego nie przysługuje zasiłek chorobowy, nawet jeśli pracownik w tym czasie zachoruje, więc zwolnienie lekarskie przypadające na urlop nie zmienia kodu 111.

Urlop opiekuńczy (131) to 5 dni w roku kalendarzowym na opiekę nad członkiem rodziny lub osobą we wspólnym gospodarstwie, udzielany na podstawie art. 173¹ Kodeksu pracy od 2023 r. Pracodawca nie płaci za niego wynagrodzenia, więc wykazuje go jako przerwę. Nie należy mylić go ze zwolnieniem od pracy z powodu siły wyższej, które jest płatne w połowie i nie wymaga kodu w RSA.

Kod 151 stosuje się do nieobecności usprawiedliwionej, za którą pracownikowi nie przysługuje ani wynagrodzenie, ani zasiłek, na przykład zwolnienia od pracy na wezwanie organu, gdy pracodawca nie płaci za ten czas. Kod 152 to nieobecność nieusprawiedliwiona. Oba kody wykazuje się bez kwot.

Jak skorygować raport ZUS RSA?

Korektę RSA składa się razem z korektą deklaracji DRA, z kolejnym numerem identyfikatora, od 02 do 39. Nie trzeba przy tym korygować raportu RCA, jeśli błąd dotyczy wyłącznie świadczeń lub przerw.

Kluczowa jest zasada, którą ZUS stosuje przy zapisach na koncie: raport świadczeniowy z wyższym numerem identyfikatora „przykrywa” wszystkie wcześniejsze raporty RSA za ten sam miesiąc dla danego ubezpieczonego i kodu tytułu. Korekta musi więc zawierać komplet poprawnych pozycji za miesiąc, a nie tylko tę jedną, którą zmieniasz. Jeśli w pierwotnym raporcie były dwie pozycje (331 i 313), a błędna była jedna, w korekcie wykazujesz obie.

Gdy trzeba całkowicie wycofać błędnie wykazany okres, a nie da się go zastąpić innym, ZUS w swoim poradniku wskazuje sposób: raport korygujący z tym samym kodem i okresem, z liczbą dni zasiłkowych 0 i pustą kwotą. Taki zapis powoduje wyksięgowanie okresu z konta.

Najczęstsze powody korekt RSA:

Kwota zasiłku wpisana przez płatnika, który go nie wypłacał. Kod 313 zamiast 331 przy chorobie, która jeszcze mieści się w 33 dniach wynagrodzenia chorobowego. Wynagrodzenie chorobowe wykazane w miesiącu choroby zamiast w miesiącu wypłaty. Okres przekraczający przełom roku w jednej pozycji. Wreszcie zamienione kody 151 i 152.

Podsumowanie

Na koniec uporządkujmy, od czego zależy poprawność raportu. Najpierw ustal, kto wypłaca świadczenie. Jeśli płatnik, wpisujesz kwotę i liczbę dni (przy świadczeniu rehabilitacyjnym liczbę wypłat) i wykazujesz świadczenie w miesiącu wypłaty. Jeśli ZUS, podajesz sam kod i okres w miesiącu, w którym okres wystąpił. Przerwy zawsze wykazujesz bez kwot, w miesiącu, w którym trwały.

Potem dobierz kod. Przy chorobie granicą jest 33 dni w roku (14 dni u osób po 50. roku życia): do tego momentu kod 331, dalej 313. Przy rodzicielstwie kod zależy od rodzaju urlopu, a przy urlopie wychowawczym dochodzi osobne zgłoszenie z kodem 12 11. Pamiętaj o nowszych kodach: 131 dla urlopu opiekuńczego i 341 dla uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

RSA rzadko występuje sam. Choroba pracownika oznacza zwykle także zmianę w RCA, bo od wynagrodzenia chorobowego nalicza się tylko składkę zdrowotną. Przed wysyłką warto więc porównać oba raporty: suma dni przepracowanych i dni z RSA powinna dawać pełny miesiąc.

Najczęściej zadawane pytania

Poniżej krótkie odpowiedzi na pytania, które najczęściej pojawiają się przy raportowaniu świadczeń i przerw. Dotyczą głównie sytuacji nietypowych, w których kod nie jest oczywisty.

Czy RSA składa się za zleceniobiorcę na zwolnieniu lekarskim?

Zleceniobiorca, który przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, dostaje zasiłek z ZUS od pierwszego dnia niezdolności, bez wynagrodzenia chorobowego. Płatnik może wykazać okres w RSA z kodem 313 bez kwoty, a przede wszystkim nie nalicza w tym czasie składek od wynagrodzenia, którego zleceniobiorca nie otrzymał.

Jaki kod wpisać, gdy pracownik zachorował na urlopie bezpłatnym?

Za okres urlopu bezpłatnego nie przysługuje ani wynagrodzenie chorobowe, ani zasiłek, więc w RSA pozostaje kod 111. Jeśli niezdolność do pracy trwa dalej po zakończeniu urlopu, od następnego dnia pracownik nabywa prawo do świadczenia i ten okres wykazujesz już z kodem 331 albo 313.

Czy zwolnienie na opiekę nad dzieckiem wykazuje się kodem 312?

Tak, zasiłek opiekuńczy ma kod 312, niezależnie od tego, czy chodzi o opiekę nad chorym dzieckiem, czy nad zdrowym dzieckiem do 8 lat przy nieprzewidzianym zamknięciu żłobka lub szkoły. W małej firmie zasiłek wypłaca ZUS, więc podajesz tylko okres, bez kwoty.

Czy w RSA wykazuje się urlop na żądanie albo zwolnienie z powodu siły wyższej?

Nie. Urlop na żądanie jest częścią płatnego urlopu wypoczynkowego, a za zwolnienie z powodu siły wyższej pracownik zachowuje połowę wynagrodzenia. Oba okresy są rozliczane w RCA jako przychód, a raport RSA ich nie obejmuje.

Co wpisać w RSA, gdy pracodawca wypłaca wyrównanie zasiłku?

Wyrównania mają osobne kody, na przykład 317 dla wyrównania zasiłku chorobowego, 335 dla wyrównania wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez pracodawcę czy 320 dla wyrównania zasiłku macierzyńskiego za urlop rodzicielski. W polu 05 podajesz wtedy liczbę wypłat, a w polu 06 kwotę wyrównania.

Czy RSA trzeba złożyć, jeśli zasiłek z ZUS jeszcze nie został wypłacony?

Tak. Przy zasiłkach wypłacanych przez ZUS płatnik wykazuje okres w raporcie za miesiąc, w którym pracownik był niezdolny do pracy, niezależnie od tego, czy i kiedy ZUS wypłacił pieniądze. Termin wypłaty przez ZUS nie wpływa na obowiązki płatnika.