Ustalenie składki wypadkowej w 2026 roku nie sprowadza się do wpisania jednej stałej wartości do dokumentów rozliczeniowych. Wszystko zależy od tego, ilu ubezpieczonych zgłasza płatnik, czy widnieje w rejestrze REGON, a także od tego, czy za trzy kolejne lata przekazywał do ZUS informację ZUS IWA. W praktyce najwięcej błędów pojawia się właśnie przy ustalaniu, kto wylicza stopę samodzielnie, a komu ustala ją ZUS. Co ważne, składka wypadkowa jest ustalana na rok składkowy, a nie na rok kalendarzowy. Dla rozliczeń „na 2026 rok” kluczowy jest więc rok składkowy rozpoczynający się 1 kwietnia 2026 r. i kończący 31 marca 2027 r.
Czym jest rok składkowy i dlaczego ma znaczenie?
Z punktu widzenia składki wypadkowej rok składkowy trwa od 1 kwietnia danego roku do 31 marca roku następnego. To właśnie dla tego okresu ustala się stopę procentową składki. Oznacza to, że w 2026 roku przedsiębiorca lub pracodawca powinien ustalić, jaka stopa będzie obowiązywać od 1 kwietnia 2026 r. do 31 marca 2027 r.
To rozróżnienie jest bardzo ważne, bo część danych potrzebnych do ustalenia stopy bierze się z poprzedniego roku kalendarzowego, a samo obowiązywanie stopy dotyczy już nowego roku składkowego. Właśnie dlatego ZUS przypominał w styczniu 2026 r. o złożeniu ZUS IWA za 2025 rok, a w marcu 2026 r. przekazał zawiadomienia dotyczące roku składkowego 2026/2027.
Kto ustala stopę procentową składki wypadkowej?
Zasada jest prosta: stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe ustala albo sam płatnik, albo ZUS. Zakład ustala ją tylko tym płatnikom, którzy przekazali informację ZUS IWA za trzy kolejne, ostatnie lata kalendarzowe przed danym rokiem składkowym. Jeżeli ten warunek nie jest spełniony, płatnik ustala stopę samodzielnie.
W przypadku roku składkowego 2026/2027 ZUS poinformował, że ustalił wysokość stopy tym płatnikom, którzy przekazali ZUS IWA za lata 2023, 2024 i 2025. Zawiadomienia zostały przekazane na konta płatników w portalu eZUS 27 marca 2026 r.
Kiedy trzeba złożyć ZUS IWA?
ZUS podał, że termin na złożenie informacji ZUS IWA za 2025 rok upływał 2 lutego 2026 r. W komunikacie zwrócono też uwagę, że bardzo ważne jest wskazanie kodu PKD według klasyfikacji PKD 2007.
Sama informacja ZUS IWA jest składana za rok kalendarzowy, ale służy ustaleniu stopy procentowej składki wypadkowej obowiązującej w danym roku składkowym. ZUS wyjaśnia również, że obowiązek jej złożenia dotyczy płatnika, który łącznie spełnia trzy warunki: był zgłoszony w ZUS nieprzerwanie od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku i co najmniej jeden dzień w styczniu roku następnego, zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych oraz figurował w REGON na 31 grudnia tego roku.
Jak ustalić liczbę ubezpieczonych?
To jeden z najważniejszych etapów, bo od liczby ubezpieczonych zależy dalszy sposób ustalenia stopy. Ustawa wskazuje, że co do zasady liczbę ubezpieczonych ustala się jako iloraz sumy osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach poprzedniego roku kalendarzowego i liczby miesięcy, przez które płatnik był w tym roku zgłoszony w ZUS co najmniej jeden dzień.
Jeżeli natomiast płatnik został zgłoszony w ZUS w okresie od 1 stycznia danego roku do 31 marca następnego roku, liczbę ubezpieczonych ustala się na podstawie liczby osób podlegających zgłoszeniu do ubezpieczenia wypadkowego w miesiącu, od którego płatnik został zgłoszony w ZUS.
W praktyce oznacza to, że nowy płatnik nie liczy średniej z całego poprzedniego roku, tylko opiera się na miesiącu zgłoszenia. To szczególnie istotne dla nowych firm i podmiotów, które dopiero zaczęły zatrudniać pracowników.
Jaka stopa obowiązuje przy nie więcej niż 9 ubezpieczonych?
Jeżeli płatnik podlega wpisowi do REGON i zgłasza do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 ubezpieczonych, albo nie podlega wpisowi do REGON niezależnie od liczby ubezpieczonych, obowiązuje go stopa zryczałtowana. ZUS wskazuje, że od 1 kwietnia 2018 r. wynosi ona 1,67%, czyli 50% najwyższej stopy procentowej ustalonej dla grup działalności.
To najczęstsza sytuacja w małych firmach. Właśnie dlatego wielu mikroprzedsiębiorców korzysta z jednej, stałej stawki i nie musi analizować swojej grupy działalności ani kategorii ryzyka.
Co z płatnikami zgłaszającymi co najmniej 10 ubezpieczonych?
Tu sytuacja jest bardziej złożona. Jeżeli płatnik zgłasza co najmniej 10 ubezpieczonych i jest wpisany do REGON, sposób ustalenia stopy zależy od tego, czy ZUS ma podstawy, by ustalić mu kategorię ryzyka na podstawie danych z ZUS IWA za trzy kolejne lata.
Jeżeli takie dane zostały przekazane, ZUS sam ustala stopę procentową i zawiadamia o niej płatnika elektronicznie, nie później niż do 20 kwietnia danego roku.
Jeżeli natomiast ZUS nie ustalił kategorii ryzyka z powodu braku obowiązku przekazywania ZUS IWA przez trzy kolejne, ostatnie lata kalendarzowe, stopa procentowa składki wynosi tyle, ile stopa określona dla grupy działalności, do której należy płatnik. Grupę działalności ustala się według kodu PKD ujawnionego w REGON, co do zasady na 31 grudnia poprzedniego roku.
Jakie są widełki stopy procentowej?
W serwisie Biznes.gov.pl wskazano, że stopa składki na ubezpieczenie wypadkowe wynosi od 0,67% do 3,33% podstawy wymiaru. Ostateczna wartość zależy od grupy działalności albo od indywidualnej stopy ustalonej przez ZUS na podstawie danych o ryzyku.
Dla najmniejszych płatników typowa będzie więc stawka 1,67%, ale dla większych podmiotów stawka może być niższa albo wyższa, zależnie od branży i danych przekazywanych do ZUS.
Jak prawidłowo ustalić stopę procentową w 2026 roku?
Najbezpieczniej przejść przez to w czterech krokach.
Najpierw trzeba ustalić liczbę ubezpieczonych dla celów składki wypadkowej. Następnie sprawdzić, czy płatnik figuruje w REGON. Potem warto zweryfikować, czy za trzy kolejne, ostatnie lata kalendarzowe została przekazana informacja ZUS IWA. Na końcu trzeba ustalić, czy stopę wylicza sam płatnik, czy została ona ustalona przez ZUS i przekazana w eZUS.
W uproszczeniu wygląda to tak:
płatnik z maksymalnie 9 ubezpieczonymi najczęściej stosuje 1,67%,
płatnik z co najmniej 10 ubezpieczonymi i pełną historią ZUS IWA czeka na zawiadomienie z ZUS,
płatnik z co najmniej 10 ubezpieczonymi, ale bez podstaw do ustalenia kategorii ryzyka przez ZUS, stosuje stopę właściwą dla swojej grupy działalności według PKD.
Na co najczęściej uważać?
Najwięcej problemów powodują trzy kwestie. Po pierwsze, mylenie roku kalendarzowego z rokiem składkowym. Po drugie, błędne ustalenie liczby ubezpieczonych, zwłaszcza przy nowym płatniku. Po trzecie, nieprawidłowy kod PKD w ZUS IWA albo w REGON, mimo że to właśnie on wpływa na przypisanie do grupy działalności.
Warto też pamiętać, że ustawa przewiduje obowiązek skorygowania dokumentów i opłacenia zaległych składek z odsetkami, jeśli stopa została zaniżona. Gdy stopa została zawyżona, płatnik również powinien złożyć dokumenty korygujące.
Podsumowanie
Składka wypadkowa na 2026 rok wymaga przede wszystkim poprawnego ustalenia, czy chodzi o rok składkowy od 1 kwietnia 2026 r. do 31 marca 2027 r., ilu ubezpieczonych zgłasza płatnik oraz czy ZUS ma podstawy do wyznaczenia stopy na podstawie ZUS IWA. Małe firmy najczęściej stosują stawkę 1,67%, natomiast więksi płatnicy powinni sprawdzić zawiadomienie w eZUS albo ustalić stopę według grupy działalności i kodu PKD.
Absolwent Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Od 2012 roku zawodowo związany z dziennikarstwem obejmującym tematykę US, ZUS. Współpracowałem z największymi serwisami w naszym kraju, gdzie doskonaliłem swój kunszt zawodowy. Misją moich serwisów jest dostarczanie zrozumiałej wiedzy z zakresu podatków, działalności ZUS. Prywatnie miłośnik długich wędrówek górskich.
Zobacz koniecznie:
Ile wynosi składka zdrowotna w 2026 r.
Minimalna składka zdrowotna 2026 (Dla zasad ogólnych i karty podatkowej)
Renta rodzinna wypadkowa 2026 – ile wynosi i komu przysługuje?
Składka zdrowotna osób prowadzących działalność w 2025 r.
Składki ZUS 2019
Składka zdrowotna 2021 – jaka jest jej wysokość?
Składka zdrowotna dla przedsiębiorców w 2024 r.
Jakie są składki ZUS w 2026 roku? Aktualne stawki i szczegółowe wyliczenia
Ile wynosi składka zdrowotna na ryczałcie w 2024 r.?
Do 31 stycznia trzeba złożyć ZUS IWA za 2022 r.
