Spis z natury – czym jest i jak poprawnie sporządzić?

Spis z natury, nazywany też remanentem, to szczegółowa inwentaryzacja towarów handlowych, materiałów, półwyrobów, wyrobów gotowych oraz braków i odpadów, którą przedsiębiorca prowadzący KPiR lub ryczałt ma obowiązek przeprowadzić co najmniej raz w roku. Sporządza się go najczęściej na dzień 31 grudnia, a jego wartość trzeba ustalić w ciągu 14 dni od zakończenia spisu. Remanent bezpośrednio wpływa na wysokość dochodu, podatku PIT oraz składki zdrowotnej, więc nie jest zwykłą formalnością. W artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest spis z natury, kogo dotyczy obowiązek jego sporządzenia, jakie składniki majątku trzeba w nim ująć, jak poprawnie wycenić towary, jak remanent zmienia podatek do zapłaty oraz co zmieniło się w przepisach od 1 stycznia 2026 roku. Na końcu znajdziesz gotowy wzór arkusza i odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Czym jest spis z natury?

Spis z natury to fizyczne policzenie i wycenienie składników majątku obrotowego firmy na konkretny dzień. W praktyce oznacza to przejście przez magazyn, sklep lub warsztat i spisanie wszystkiego, co zostało kupione w celu dalszej sprzedaży lub zużycia w produkcji, a do tej pory nie zostało sprzedane ani zużyte.

Terminy „spis z natury” i „remanent” oznaczają dokładnie to samo i można ich używać zamiennie. Remanent jest jednym z rodzajów inwentaryzacji i służy ustaleniu rzeczywistego stanu towarów oraz materiałów, niezależnie od tego, co pokazuje program magazynowy. Właśnie dlatego mówi się o spisie „z natury”, czyli na podstawie tego, co faktycznie leży na półce, a nie tego, co wynika z systemu.

Sens całej operacji jest podatkowy. W KPiR kosztem uzyskania przychodu jest tylko to, co zostało sprzedane lub zużyte w danym roku. To, co nadal leży w magazynie na koniec roku, kosztem jeszcze nie jest. Spis z natury pozwala „wyciąć” z kosztów wartość niesprzedanych towarów, dzięki czemu dochód i podatek liczone są od rzeczywistego wyniku firmy, a nie od samych zakupów.

Kto musi sporządzić remanent?

Obowiązek sporządzenia spisu z natury mają wszyscy przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, czyli rozliczający się na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub podatkiem liniowym, a także podatnicy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Nie ma przy tym znaczenia, czy firma jest handlowa, produkcyjna czy usługowa.

To częste źródło nieporozumień. Przedsiębiorca usługowy, na przykład programista, grafik czy konsultant, który nie handluje żadnym towarem, również musi sporządzić remanent. W jego przypadku spis najczęściej będzie miał wartość zerową, ale sam dokument musi powstać. Brak remanentu, nawet zerowego, jest błędem formalnym w prowadzeniu księgi.

Z obowiązku sporządzania remanentu zwolnieni są natomiast przedsiębiorcy rozliczający się w innych formach, na przykład w ramach karty podatkowej, oraz osoby, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Spółki prowadzące pełną księgowość przeprowadzają inwentaryzację na innych zasadach, wynikających z ustawy o rachunkowości, a nie z rozporządzenia o KPiR.

Kiedy trzeba sporządzić spis z natury?

Spis z natury sporządza się obowiązkowo na koniec każdego roku podatkowego, czyli zwykle na dzień 31 grudnia, oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Remanent końcowy z 31 grudnia jest jednocześnie remanentem początkowym na 1 stycznia kolejnego roku, więc nie trzeba go robić dwa razy w ciągu dwóch dni.

Poza tymi podstawowymi sytuacjami przepisy przewidują kilka dodatkowych momentów, w których remanent jest wymagany:

Niektórzy przedsiębiorcy sporządzają remanent również na koniec każdego miesiąca, by dokładniej wyliczać zaliczki na podatek. Nie jest to obowiązek, lecz dobrowolna praktyka. Jeśli ktoś ją stosuje, każdy miesięczny spis trafia do KPiR i wpływa na rozliczenie zaliczki za dany okres.

Ważna zasada praktyczna: w nowym roku nie wolno rozpocząć sprzedaży, zanim nie zostanie spisany stan towarów na koniec roku poprzedniego. Trzeba też pamiętać, że kontrola remanentowa z urzędu skarbowego nie musi być wcześniej zapowiedziana, więc dokument powinien być gotowy na czas.

Co należy ująć w spisie z natury?

W spisie z natury ujmuje się składniki majątku obrotowego firmy: towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe oraz braki i odpady. Nie ujmuje się w nim środków trwałych ani wyposażenia, bo te mają osobne ewidencje.

Pełny zakres remanentu obejmuje:

• Towary handlowe – kupione w celu dalszej odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym.
• Materiały podstawowe i pomocnicze – surowce zużywane w produkcji, na przykład drewno, klej, opakowania.
• Półwyroby i produkcja w toku – to, co jest w trakcie wytwarzania, ale jeszcze nie jest gotowym produktem.
• Wyroby gotowe – produkty wytworzone przez firmę, jeszcze niesprzedane.
• Braki i odpady – jeśli mają wartość handlową.
• Towary własne poza firmą – towary należące do przedsiębiorcy, które w dniu spisu fizycznie znajdują się poza zakładem.
• Towary w drodze – towary już zafakturowane i będące własnością firmy, nawet jeśli fizycznie jeszcze nie dotarły.
• Towary obce – znajdujące się w zakładzie, na przykład w komisie, ujmowane wyłącznie ilościowo, bez wyceny, z podaniem, czyją są własnością.

Najczęstszy błąd początkujących przedsiębiorców to wpisywanie do remanentu laptopa, samochodu czy biurka. Środki trwałe i wyposażenie nie należą do spisu z natury, ponieważ dotyczy on wyłącznie majątku obrotowego. Te składniki mają własną ewidencję i nie wpływają na wartość remanentu towarowego.

Jak wycenić towary w spisie z natury?

Towary handlowe i materiały wycenia się według ceny zakupu lub ceny nabycia, albo według ceny rynkowej z dnia sporządzenia spisu, jeśli jest ona niższa od ceny zakupu. Wyceny należy dokonać w ciągu 14 dni od zakończenia spisu. Dla remanentu z 31 grudnia 2025 roku termin wyceny mijał 14 stycznia 2026 roku.

Sposób wyceny zależy od rodzaju składnika majątku:

Kluczowe znaczenie ma status VAT przedsiębiorcy. Czynny podatnik VAT, któremu przysługiwało prawo do odliczenia podatku od zakupionych towarów, wycenia je według cen netto. Przedsiębiorca zwolniony z VAT albo taki, któremu prawo do odliczenia nie przysługiwało, wycenia pozycje według wartości brutto.

Przy wycenie warto pamiętać o doliczeniu kosztów ubocznych zakupu, na przykład transportu, jeśli zwiększają one cenę nabycia towaru. Wycena „na oko” to ryzyko. W razie kontroli urząd skarbowy porówna wartości z fakturami zakupu, a zaniżenie wartości remanentu może skończyć się oszacowaniem, dopłatą zaległego podatku z odsetkami oraz sankcją karno-skarbową za nierzetelne prowadzenie ksiąg.

Jak spis z natury wpływa na podatek?

Spis z natury wpływa na podatek poprzez tak zwaną różnicę remanentową, czyli różnicę między wartością remanentu początkowego a końcowego. Dochód oblicza się według wzoru: dochód = przychód minus (remanent początkowy plus zakupy minus remanent końcowy plus pozostałe wydatki).

Mechanizm działa następująco. Jeśli remanent końcowy jest wyższy od początkowego, oznacza to, że na magazynie przybyło niesprzedanego towaru. O tę różnicę koszty uzyskania przychodu zostają zmniejszone, więc dochód i podatek rosną. Jeśli remanent końcowy jest niższy od początkowego, koszty rosną o tę różnicę, a podatek maleje.

Z tego powodu wielu przedsiębiorców pod koniec roku stara się obniżyć wartość remanentu końcowego, na przykład poprzez wyprzedaż zalegających towarów. To legalne działanie, o ile sprzedaż jest realna i prawidłowo udokumentowana. Czego robić nie wolno, to sztuczne zaniżanie wyceny lub pomijanie części towarów w spisie.

Remanent ma wpływ nie tylko na PIT. Ponieważ od 2025 roku składka zdrowotna przedsiębiorców na skali i liniówce zależy od dochodu, wartość spisu z natury przekłada się również na wysokość tej składki. Dlatego remanent warto przekazać księgowemu odpowiednio wcześnie przed terminem rozliczenia rocznego.

Co musi zawierać poprawnie sporządzony spis z natury?

Poprawnie sporządzony spis z natury musi zawierać co najmniej: imię i nazwisko właściciela lub nazwę firmy, datę sporządzenia spisu, kolejne numery pozycji arkusza, szczegółowe określenie każdego składnika, jednostkę miary, ilość, cenę jednostkową, wartość każdej pozycji oraz łączną wartość całego spisu.

Pełny zestaw elementów arkusza remanentu wygląda tak:

• imię i nazwisko właściciela zakładu lub nazwa firmy,
• data sporządzenia spisu,
• numer kolejny pozycji arkusza,
• szczegółowe określenie towaru lub innego składnika majątku,
• jednostka miary,
• ilość stwierdzona w czasie spisu,
• cena jednostkowa,
• wartość pozycji jako iloczyn ilości i ceny jednostkowej,
• łączna wartość spisu z natury,
• klauzula „Spis zakończono na pozycji…”,
• podpisy.

Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i opatrzony podpisami. Od 1 stycznia 2026 roku zmieniła się zasada dotycząca podpisów. Wcześniej spis podpisywały wszystkie osoby uczestniczące w jego sporządzaniu, w tym członkowie komisji. Po zmianie przepisów dokument podpisuje już tylko właściciel zakładu lub wspólnicy.

To nie jedyna zmiana wprowadzona od 2026 roku. Do podatkowej księgi przychodów i rozchodów wpisuje się obecnie wyłącznie łączną wartość remanentu, a nie poszczególne jego składniki. Szczegółowe zestawienie spisanych pozycji nadal trzeba przygotować i przechowywać razem z księgą, ale sama KPiR zawiera już tylko jedną kwotę. Zmieniła się też numeracja kolumn księgi, więc wartość remanentu trafia teraz do innej kolumny niż w latach poprzednich.

Wzór arkusza spisu z natury

Poniżej znajduje się przykładowy szkielet arkusza remanentu, który możesz dostosować do swojej firmy. Pola w nawiasach kwadratowych należy uzupełnić własnymi danymi.

SPIS Z NATURY (REMANENT)

Nazwa firmy: [nazwa / imię i nazwisko przedsiębiorcy]
Adres: [adres firmy]
NIP: [numer]
Data sporządzenia spisu: [data, np. 31.12.2026]
Rodzaj spisu: [remanent początkowy / końcowy / likwidacyjny]

Lp. | Nazwa składnika | Jedn. | Ilość | Cena jedn. | Wartość
----|-----------------|-------|-------|------------|--------
 1. | [towar A]       | szt.  |  120  |  15,00 zł  | 1 800 zł
 2. | [materiał B]    | kg    |   45  |   8,00 zł  |   360 zł
 3. | [wyrób gotowy C]| szt.  |   30  |  50,00 zł  | 1 500 zł
... | ...             | ...   |  ...  |    ...     |   ...

Spis zakończono na pozycji nr: [liczba]
Łączna wartość spisu z natury: [suma] zł


.............................          .............................
   miejscowość i data                   podpis właściciela / wspólników

Jeśli przedsiębiorca nie posiada żadnych towarów ani materiałów, sporządza spis zerowy. Wystarczy dokument o treści „Spis z natury na dzień 31.12.2026, wartość towarów: 0 zł”, podpisany i dołączony do dokumentacji księgowej. Taki zerowy remanent dotyczy także osób rozliczających się ryczałtem.

Jak ująć remanent w KPiR krok po kroku?

Wartość remanentu wpisuje się do KPiR jako odrębną pozycję, po podsumowaniu kolumn za dany rok. Remanent końcowy jest ostatnim zapisem zamykającym rok podatkowy, a ta sama kwota staje się pierwszym zapisem otwierającym kolejny rok.

W praktyce procedura wygląda następująco:

1. Przeprowadź spis fizyczny. Policz i zapisz wszystkie składniki majątku obrotowego na dany dzień.
2. Wyceń pozycje. Ustal wartość każdego składnika w ciągu 14 dni od zakończenia spisu.
3. Zsumuj arkusz. Oblicz łączną wartość spisu i zamknij go klauzulą o numerze ostatniej pozycji.
4. Podpisz dokument. Spis podpisuje właściciel firmy lub wspólnicy.
5. Wpisz wartość do KPiR. Do księgi trafia wyłącznie łączna kwota remanentu, jako osobna pozycja.
6. Przenieś wartość na nowy rok. Remanent końcowy z 31 grudnia jest jednocześnie remanentem początkowym na 1 stycznia.
7. Zachowaj arkusz. Szczegółowe zestawienie przechowuj razem z księgą podatkową.

W programach księgowych remanent najczęściej dodaje się w sekcji ewidencji lub majątku firmy, wybierając rodzaj „remanent końcowy” i wpisując datę oraz wartość. Większość systemów automatycznie przenosi tę kwotę jako remanent początkowy kolejnego roku, więc nie trzeba wprowadzać jej drugi raz ręcznie.

Najczęstsze pytania o spis z natury

Czy spis z natury i remanent to to samo? Tak. To dwa określenia tej samej czynności, czyli inwentaryzacji towarów, materiałów i wyrobów gotowych firmy. Można ich używać zamiennie.

Czy muszę sporządzić remanent, jeśli prowadzę firmę usługową bez towarów? Tak. Obowiązek dotyczy wszystkich podatników prowadzących KPiR i ryczałt, niezależnie od branży. W firmie usługowej spis najczęściej będzie miał wartość zerową, ale dokument i tak musi powstać.

Do kiedy trzeba wycenić spis z natury? Wyceny składników objętych remanentem należy dokonać w ciągu 14 dni od dnia zakończenia spisu. Dla remanentu sporządzonego na 31 grudnia termin wyceny przypada zazwyczaj na 14 stycznia.

Czy do remanentu wpisuję laptop, samochód lub meble? Nie. Spis z natury obejmuje wyłącznie majątek obrotowy, czyli towary i materiały. Środki trwałe oraz wyposażenie mają osobne ewidencje i nie wchodzą do remanentu.

Czy trzeba zgłaszać remanent do urzędu skarbowego? Nie. W obowiązujących przepisach nie ma obowiązku zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze sporządzenia spisu. Remanent przechowuje się w dokumentacji firmy i okazuje na żądanie podczas kontroli.

Jak wyceniają towary podatnicy VAT, a jak nievatowcy? Czynny podatnik VAT, któremu przysługiwało prawo do odliczenia podatku, wycenia towary według cen netto. Przedsiębiorca zwolniony z VAT wycenia je według wartości brutto.

Co grozi za błędny lub zaniżony remanent? W razie kontroli urząd skarbowy może zakwestionować wycenę, dokonać oszacowania wartości, nakazać dopłatę zaległego podatku wraz z odsetkami, a przy nierzetelnym prowadzeniu ksiąg nałożyć sankcję karno-skarbową.

Czy remanent końcowy trzeba robić osobno na 31 grudnia i 1 stycznia? Nie. Spis sporządzony na ostatni dzień roku jest jednocześnie spisem ważnym na pierwszy dzień nowego roku. Nie przeprowadza się go dwa razy.

Spis z natury to jeden z najważniejszych dokumentów księgowych w roku, bo bezpośrednio decyduje o wysokości dochodu, podatku PIT i składki zdrowotnej. Warto przeprowadzić go starannie, wycenić w terminie i przekazać księgowemu z wyprzedzeniem, by rozliczenie roczne było bezbłędne, a ewentualna kontrola nie wykazała nieprawidłowości.

Paweł Zacharczuk

Absolwent Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Od 2012 roku zawodowo związany z dziennikarstwem obejmującym tematykę US, ZUS. Współpracowałem z największymi serwisami w naszym kraju, gdzie doskonaliłem swój kunszt zawodowy. Misją moich serwisów jest dostarczanie zrozumiałej wiedzy z zakresu podatków, działalności ZUS. Prywatnie miłośnik długich wędrówek górskich.

Zobacz koniecznie:

Narodowy Spis Powszechny Ludności i Mieszkań 2021 Czym jest choroba zawodowa i o czym warto wiedzieć? Spółka cywilna – czym jest i jak działa? Zakaz konkurencji – czym jest i kogo obowiązuje? Czym jest Fundusz Solidarnościowy i jaki jest jego cel? Jak zakończyć jednoosobową działalność gospodarczą? Urlop macierzyński – czym jest i ile trwa? Czym jest biała lista podatników VAT? Urlop bezpłatny – czym jest, kodeks pracy, ZUS i inne Czym jest czas pracy?