KRS – co to jest i jak przebiega wpis?

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) to publiczny rejestr prowadzony przez sądy rejestrowe, w którym wpisywane są spółki prawa handlowego (sp. z o.o., S.A., spółki osobowe), fundacje, stowarzyszenia, spółdzielnie oraz inne podmioty wymienione w ustawie o KRS. Wpis do KRS jest płatny, a koszt zależy od trybu rejestracji: 250 zł w systemie S24 (online z gotowym wzorcem umowy) lub 500 zł przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) przy umowie tradycyjnej z aktem notarialnym. Wniosek o wpis składa się wyłącznie elektronicznie, a sąd rejestrowy rozpatruje go zwykle w terminie 1 dnia roboczego (S24) lub 7 dni (PRS), choć w praktyce w PRS może to potrwać dłużej. W tym poradniku wyjaśniam, czym dokładnie jest KRS, jakie podmioty muszą się w nim rejestrować, jakie informacje zawiera oraz jak krok po kroku przebiega procedura wpisu. Pokazuję też, czym różni się KRS od CEIDG, jakie są terminy, koszty i co zmieniło się od listopada 2025 roku, gdy zniesiono opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Co to jest KRS?

KRS, czyli Krajowy Rejestr Sądowy, to centralny, ogólnopolski rejestr prowadzony przez sądy rejonowe (sądy gospodarcze) zwane sądami rejestrowymi. Funkcjonuje na podstawie ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym. Rejestr ma charakter publiczny i jawny, co oznacza, że jego dane są dostępne dla każdego, bez konieczności logowania ani uzasadniania interesu prawnego.

KRS dzieli się na trzy odrębne rejestry:

Rejestr przedsiębiorców. Najważniejszy i najczęściej używany. Wpisywane są tu spółki handlowe (sp. z o.o., S.A., spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne), spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, fundacje i stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą, oddziały przedsiębiorców zagranicznych oraz instytuty badawcze.

Rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Wpisywane są podmioty, które nie prowadzą działalności gospodarczej albo wykonują ją tylko jako działalność uboczną.

Rejestr dłużników niewypłacalnych. Pełni rolę informacyjną i ostrzegawczą.

Każdy podmiot wpisany do KRS otrzymuje unikalny numer KRS (10-cyfrowy), który pozwala go jednoznacznie zidentyfikować. KRS jest jednym z trzech podstawowych identyfikatorów firmy w Polsce, obok numerów NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) i REGON (numer w rejestrze REGON prowadzonym przez GUS).

Dostęp do danych KRS jest możliwy przez wyszukiwarkę online, dostępną w Portalu Rejestrów Sądowych prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości oraz przez stronę biznes.gov.pl. Każdy może wyszukać podmiot po nazwie, numerze KRS, NIP lub REGON, a następnie pobrać aktualny lub pełny odpis w formacie PDF.

Kto musi być wpisany do KRS?

Do KRS muszą wpisywać się wszystkie podmioty wymienione w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym, które nie podlegają wpisowi do CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). To zasadniczo wszystkie formy prawne inne niż jednoosobowa działalność gospodarcza i wspólnicy spółek cywilnych.

Lista podmiotów objętych obowiązkiem wpisu do KRS:

Spółki prawa handlowego:

• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.)
• spółka akcyjna (S.A.)
• prosta spółka akcyjna (PSA)
• spółka jawna
• spółka partnerska
• spółka komandytowa
• spółka komandytowo-akcyjna
• spółka europejska

Inne podmioty:

• spółdzielnie (w tym mieszkaniowe, pracy, rolnicze)
• przedsiębiorstwa państwowe
• instytuty badawcze
• towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych
• oddziały przedsiębiorców zagranicznych w Polsce
• główne przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych

Podmioty z drugiego rejestru (organizacje społeczne):

• fundacje
• stowarzyszenia (zarówno rejestrowe, jak i prowadzące działalność gospodarczą)
• związki zawodowe
• organizacje społeczne i zawodowe
• samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej

Spółki cywilne nie są wpisywane do KRS jako odrębne podmioty. Wspólnicy spółek cywilnych (osoby fizyczne) wpisują się do CEIDG, a sama spółka cywilna ma jedynie własny NIP i REGON jako jednostka organizacyjna. Spółka cywilna nie jest „spółką” w rozumieniu prawa handlowego.

Jakie dane zawiera KRS?

Wpis w KRS zawiera bardzo szczegółowe informacje o podmiocie, znacznie obszerniejsze niż wpis w CEIDG. Wynika to z większej formalności podmiotów wpisanych do KRS (osoby prawne, struktury wielowłaścicielskie).

Główne kategorie danych w KRS:

Wszystkie te dane są publicznie dostępne. To istotne dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego: każdy, kto rozważa współpracę ze spółką, może sprawdzić, kto formalnie ją reprezentuje, jaki ma kapitał zakładowy, czy nie jest w upadłości, jak długo działa na rynku.

Jak przebiega wpis do KRS krok po kroku?

Procedura wpisu do KRS różni się w zależności od formy prawnej i wybranego trybu rejestracji. Generalnie jednak składa się z pięciu głównych etapów: zawiązania podmiotu, opłacenia podatku PCC (jeśli wymagany), złożenia wniosku online, weryfikacji przez sąd i otrzymania wpisu.

Krok 1: Zawiązanie podmiotu

Przygotowujesz akt założycielski podmiotu. Forma zależy od rodzaju spółki:

• spółka z o.o., S.A., komandytowa, komandytowo-akcyjna, PSA: akt notarialny (chyba że korzystasz z S24 dla sp. z o.o. lub PSA)
• spółka jawna: forma pisemna pod rygorem nieważności
• spółka partnerska: forma pisemna pod rygorem nieważności
• fundacja: akt notarialny (akt fundacyjny)
• stowarzyszenie: uchwała zebrania założycielskiego i statut

W przypadku spółek kapitałowych konieczne jest też wniesienie kapitału zakładowego (minimum: 5 000 zł dla sp. z o.o., 100 000 zł dla S.A., 1 zł dla PSA).

Krok 2: Zapłata podatku PCC (jeśli wymagana)

Zawarcie umowy spółki podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych (PCC) w wysokości 0,5% wartości wkładów (lub kapitału zakładowego). Jeśli umowę zawierasz u notariusza, podatek pobiera i odprowadza notariusz. Jeśli zakładasz spółkę w S24, składasz deklarację PCC-3 i opłacasz podatek samodzielnie w terminie 14 dni od zawarcia umowy.

Krok 3: Wybór trybu rejestracji

Masz do wyboru dwa tryby:

System S24. Online, z gotowym wzorcem umowy. Dostępny dla wybranych form prawnych (sp. z o.o., PSA, spółka jawna, komandytowa). Szybszy i tańszy, ale ograniczony do standardowego wzorca umowy i wkładów wyłącznie pieniężnych.

Portal Rejestrów Sądowych (PRS). Klasyczna ścieżka rejestracji elektronicznej. Dostępny dla wszystkich form prawnych. Wymaga przygotowania umowy tradycyjnej (najczęściej u notariusza), ale daje pełną swobodę kształtowania zapisów.

Krok 4: Złożenie wniosku elektronicznego

Wniosek o wpis do KRS składasz wyłącznie elektronicznie. Papierowe wnioski nie są rozpatrywane. W S24 logujesz się do systemu, wypełniasz formularz online i podpisujesz wniosek Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub e-dowodem. W PRS logujesz się do Portalu Rejestrów Sądowych i tam wypełniasz wniosek wraz z załącznikami.

Do wniosku dołącza się szereg dokumentów, w zależności od formy prawnej:

• umowa spółki (akt notarialny lub PDF z S24)
• oświadczenia członków zarządu
• listę wspólników/akcjonariuszy
• dowód wpłaty kapitału zakładowego
• oświadczenia o wniesieniu wkładów
• adresy do doręczeń osób reprezentujących
• ewentualne pełnomocnictwa

Krok 5: Opłacenie wniosku

Opłaty sądowe są niższe w S24 (250 zł) niż w PRS (500 zł). Od 29 listopada 2025 r. zniesiono obowiązkową opłatę 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, co realnie obniżyło koszt rejestracji.

Krok 6: Weryfikacja przez sąd rejestrowy

Sąd rejestrowy weryfikuje wniosek pod kątem formalnym i merytorycznym. Sprawdza, czy wszystkie wymagane dokumenty zostały załączone, czy treść umowy spełnia wymogi ustawowe, czy organy podmiotu są prawidłowo powołane.

Krok 7: Wpis i powiadomienia

Po pozytywnej weryfikacji sąd dokonuje wpisu w KRS. Numer KRS jest nadawany automatycznie. Numery NIP i REGON są nadawane jednocześnie i przekazywane do systemu, więc nie trzeba osobno składać wniosków o nie. Dane z KRS są automatycznie przekazywane do urzędu skarbowego, GUS i ZUS (analogicznie do zasady „jednego okienka” w CEIDG).

Ile kosztuje wpis do KRS?

Koszty wpisu do KRS zależą od trybu rejestracji oraz formy prawnej podmiotu. Od 29 listopada 2025 roku zniesiono opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, dzięki czemu koszty znacząco się obniżyły.

Dodatkowe koszty, które mogą się pojawić w zależności od podmiotu:

Notariusz. Przy spółkach kapitałowych (sp. z o.o., S.A., komandytowa, komandytowo-akcyjna) zakładanych poza S24 umowa wymaga formy aktu notarialnego. Taksa notarialna zależy od wartości wkładów, najczęściej wynosi od kilkuset złotych do kilku tysięcy.

Kapitał zakładowy. Sam kapitał nie jest opłatą państwową, ale jest wymogiem przy spółkach kapitałowych. Sp. z o.o. wymaga minimum 5 000 zł, S.A. minimum 100 000 zł (z czego przed rejestracją trzeba opłacić co najmniej 25%), PSA wystarczy 1 zł.

Tłumaczenia, opinie biegłych, dodatkowe dokumenty. Przy bardziej skomplikowanych rejestracjach (np. z udziałem podmiotów zagranicznych, aportami) mogą pojawić się dodatkowe koszty.

Późniejsze zmiany. Każda zmiana wpisu w KRS (zmiana adresu, zmiana składu zarządu, podwyższenie kapitału, zmiana PKD) wymaga osobnego wniosku i osobnej opłaty sądowej (zwykle 250 zł).

Co to jest system S24?

System S24 to elektroniczny system rejestracji spółek prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości, dostępny pod adresem ekrs.ms.gov.pl. Umożliwia rejestrację wybranych form prawnych w trybie uproszczonym, z wykorzystaniem gotowych wzorców umowy.

S24 to najtańsza i najszybsza ścieżka rejestracji. Sąd rejestrowy rozpatruje wniosek w terminie 1 dnia roboczego od daty wpływu. Cała procedura, od zalogowania do systemu po otrzymanie wpisu, może zająć dosłownie kilkanaście godzin.

Formy prawne dostępne w S24:

• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.)
• prosta spółka akcyjna (PSA)
• spółka jawna
• spółka komandytowa

Czego nie da się zrobić w S24:

• zarejestrować spółki akcyjnej (S.A.) ani spółki partnerskiej
• użyć indywidualnie napisanej umowy (musisz korzystać z gotowego wzorca)
• wnieść wkładów niepieniężnych (aportów) – dopuszczalne są tylko wkłady pieniężne
• wprowadzić nietypowych zapisów do umowy (np. specjalnych zasad podziału zysku, ograniczeń reprezentacji)

S24 jest idealny dla typowych spółek, które nie potrzebują niestandardowych zapisów. Jeśli zależy ci na bardziej skomplikowanej strukturze, indywidualnej umowie albo wkładach niepieniężnych, musisz wybrać tryb PRS z aktem notarialnym.

Co to jest Portal Rejestrów Sądowych (PRS)?

Portal Rejestrów Sądowych (PRS) to elektroniczny portal Ministerstwa Sprawiedliwości, przez który składa się wszystkie wnioski do KRS w klasycznym trybie. To jedyna droga rejestracji dla spółek, które nie mieszczą się w trybie uproszczonym S24, oraz dla wszystkich zmian wpisu po rejestracji.

PRS jest niezbędny dla:

• wszystkich form prawnych nieobsługiwanych w S24 (S.A., spółka partnerska, fundacja, stowarzyszenie itp.)
• rejestracji z wkładami niepieniężnymi (aportami)
• rejestracji z niestandardową umową lub statutem
• wszystkich zmian wpisu po rejestracji (zmiana zarządu, kapitału, adresu, PKD itp.)
• składania sprawozdań finansowych do KRS

W PRS wniosek przygotowujesz wraz z załącznikami (umowa spółki w PDF, oświadczenia, listy wspólników itp.) i podpisujesz Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub e-dowodem. Termin rozpatrzenia wniosku przez sąd wynosi ustawowo 7 dni od daty wpływu, ale w praktyce, zwłaszcza w dużych miastach jak Warszawa, może to potrwać od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od obłożenia sądu.

W odróżnieniu od S24, w PRS pracujesz z własną dokumentacją (a nie wzorcem) i masz pełną swobodę kształtowania zapisów umowy. To większa elastyczność, ale też większe wymagania formalne i wyższy koszt.

Jak długo trwa wpis do KRS?

Czas oczekiwania na wpis do KRS zależy od trybu rejestracji oraz obciążenia konkretnego sądu rejestrowego.

W praktyce S24 jest błyskawiczny. Jeśli wniosek jest poprawny i wszystkie dane się zgadzają, spółka może być zarejestrowana w ten sam dzień, w którym złożono wniosek. To rozwiązanie idealne dla osób, które chcą szybko rozpocząć działalność.

PRS jest wolniejszy, ale daje znacznie większą elastyczność. Czas oczekiwania zależy od:

• obłożenia konkretnego sądu rejestrowego (sądy w dużych miastach są bardziej obciążone)
• kompletności wniosku (braki formalne wydłużają procedurę)
• skomplikowania sprawy (typowa rejestracja jest szybsza niż skomplikowana struktura kapitałowa)
• pory roku (na koniec roku obłożenie często rośnie)

Jeśli wniosek zawiera braki, sąd wzywa do ich usunięcia, co zatrzymuje termin. Po uzupełnieniu wniosku procedura jest wznawiana.

Jak sprawdzić podmiot w KRS?

Sprawdzenie podmiotu w KRS jest bezpłatne i dostępne dla każdego online. Wyszukiwarka KRS funkcjonuje w Portalu Rejestrów Sądowych prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości oraz przez stronę biznes.gov.pl.

Procedura wyszukiwania:

Krok 1: Wejdź do wyszukiwarki KRS

Otwórz wyszukiwarkę KRS dostępną online. Nie wymaga logowania ani podawania danych osobowych.

Krok 2: Wybierz kryterium

Możesz wyszukiwać po:

• numerze KRS
• numerze NIP
• numerze REGON
• nazwie (firmie) podmiotu

Krok 3: Wpisz dane

Wpisz wybrany identyfikator. Jeśli wyszukujesz po nazwie, system pokaże wszystkie podmioty o zbliżonej nazwie.

Krok 4: Otwórz wpis

Kliknij w wybrany wynik. Zobaczysz podstawowe dane podmiotu: nazwę, adres, NIP, REGON, formę prawną, status, daty.

Krok 5: Pobierz odpis

Możesz pobrać dwa rodzaje odpisów:

Odpis aktualny wystarczy, jeśli chcesz sprawdzić bieżący stan podmiotu (np. kto reprezentuje firmę, jaki jest kapitał, czy jest aktywna). Odpis pełny jest przydatny przy analizie historii podmiotu, badaniu zmian organów, sukcesji udziałów.

Oba dokumenty mają charakter oficjalnych zaświadczeń. Można je przedstawiać w urzędach, bankach, sądach jako dowód rejestracji podmiotu.

Jakie zmiany trzeba zgłaszać do KRS?

Po dokonaniu wpisu podmiot wpisany do KRS ma obowiązek bieżącego aktualizowania swoich danych. Każda istotna zmiana wymaga złożenia wniosku do sądu rejestrowego, najczęściej w terminie 7 dni od jej wystąpienia.

Najczęściej zgłaszane zmiany w KRS:

• zmiana siedziby lub adresu
• zmiana firmy (nazwy)
• zmiana umowy spółki lub statutu
• zmiana składu zarządu (powołanie, odwołanie, zmiana funkcji)
• zmiana składu rady nadzorczej
• zmiana kapitału zakładowego (podwyższenie, obniżenie)
• zmiana struktury wspólników (sprzedaż udziałów, nowi wspólnicy)
• zmiana przedmiotu działalności (kody PKD)
• ustanowienie lub odwołanie prokurenta
• otwarcie likwidacji, upadłości, postępowania restrukturyzacyjnego
• przekształcenie podmiotu w inną formę prawną
• połączenie lub podział

Każda zmiana wpisu w KRS wiąże się z opłatą sądową (zwykle 250 zł) oraz, w wielu przypadkach, z aktem notarialnym (przy zmianach umowy spółki z o.o., S.A., spółek osobowych).

Złożenie sprawozdania finansowego również odbywa się przez PRS i jest obowiązkowe dla wszystkich spółek wpisanych do KRS. Sprawozdanie składa się do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku obrotowego (zwykle do 31 marca), a do KRS przekazuje się je w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia.

Czym różni się KRS od CEIDG?

KRS i CEIDG to dwa różne rejestry przedsiębiorców w Polsce, służące do różnych celów. Zrozumienie różnic między nimi jest podstawą orientacji w polskim systemie rejestracji firm.

Wybór między KRS a CEIDG zależy nie od ciebie, ale od formy prawnej działalności. Jeśli zakładasz jednoosobową działalność, automatycznie trafiasz do CEIDG. Jeśli zakładasz spółkę z o.o., akcyjną, jawną lub inną spółkę handlową, idziesz do KRS.

W praktyce CEIDG jest prostsze, szybsze i tańsze, dlatego znaczna większość polskich przedsiębiorców zaczyna od JDG. Przejście na spółkę z KRS to często późniejszy etap rozwoju firmy, gdy biznes urośnie albo gdy struktura biznesowa wymaga bardziej formalnej organizacji.

Co zmieniło się w KRS od 29 listopada 2025 roku?

29 listopada 2025 roku weszły w życie zmiany dotyczące opłat związanych z rejestracją w KRS. Najważniejsza zmiana to zniesienie obowiązku ogłoszenia wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, co realnie obniżyło koszt rejestracji o 100 zł.

Co zmienia się dla przedsiębiorców:

Brak opłaty 100 zł za ogłoszenie w MSiG. Wcześniej do opłaty sądowej (250 zł lub 500 zł) doliczana była obowiązkowa opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Od 29 listopada 2025 r. nie obowiązuje.

Łączny koszt rejestracji spadł. Dla spółki rejestrowanej w S24 koszt to teraz 250 zł zamiast wcześniejszych 350 zł. Dla rejestracji w PRS 500 zł zamiast 600 zł.

Bez zmian pozostają inne opłaty. Podatek PCC (0,5% wartości wkładów) i taksa notarialna obowiązują na dotychczasowych zasadach.

Zmiana dotyczy zarówno nowych rejestracji, jak i zmian wpisu. Każde działanie wymagające ogłoszenia w Monitorze (rejestracja, zmiana umowy, zmiana składu zarządu) jest tańsze o 100 zł.

To dobra wiadomość dla nowych przedsiębiorców i osób planujących zmiany w istniejących spółkach. Realne obniżenie kosztów rejestracji spółki kapitałowej pomaga zwłaszcza najmniejszym podmiotom, dla których każde 100 zł oszczędności ma znaczenie.

Co warto zapamiętać o KRS?

KRS to fundamentalny element polskiego systemu rejestracji przedsiębiorców, obejmujący wszystkie podmioty bardziej złożone niż jednoosobowa działalność gospodarcza. Wpis do KRS to nie tylko formalność, ale też moment, w którym spółka uzyskuje osobowość prawną (w przypadku spółek kapitałowych) i pełną zdolność do działania w obrocie gospodarczym.

Na koniec warto pamiętać, że KRS to inwestycja w formalność i wiarygodność. Spółka kapitałowa wpisana do KRS jest postrzegana przez kontrahentów, banki i inwestorów inaczej niż jednoosobowa działalność. Ta wiarygodność ma swoją cenę (wyższe koszty, więcej formalności, obowiązkowa pełna księgowość), ale dla wielu biznesów się opłaca. Jeśli planujesz rozwój, pozyskanie inwestorów albo działanie w branżach wymagających szczególnej formalności, rejestracja w KRS to naturalny krok.