Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 r.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 r. trzeba złożyć do 20 maja 2026 r. Obowiązek dotyczy przedsiębiorców rozliczających się według skali podatkowej, podatku liniowego lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Rozliczenie uwzględnia się w dokumentach ZUS DRA lub ZUS RCA składanych za kwiecień 2026 r. W trakcie roku większość przedsiębiorców płaci miesięczne składki zdrowotne w oparciu o bieżące wyniki finansowe. Dopiero po zamknięciu roku okazuje się, czy suma wpłat pokryła rzeczywiste zobowiązanie wynikające z faktycznie osiągniętego dochodu lub przychodu. Właśnie temu służy rozliczenie roczne: wyrównuje różnicę na plus lub na minus. Jeśli zapłaciłeś za dużo, ZUS zwróci nadpłatę. Jeśli za mało, musisz dopłacić do 20 maja 2026 r.

Kto musi złożyć roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 r.?

Obowiązek rozliczenia rocznego spoczywa na przedsiębiorcach, którzy w 2025 r. prowadzili działalność i byli opodatkowani w jednej z trzech form:

• skala podatkowa (zasady ogólne),
• podatek liniowy,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Warto pamiętać o kilku sytuacjach granicznych. Obowiązek dotyczy również osoby, która w 2025 r. zawiesiła lub zakończyła działalność, ale przez choćby jeden dzień podlegała ubezpieczeniu zdrowotnemu. Obejmuje też przedsiębiorcę, który rozpoczął działalność w styczniu 2026 r. i rozlicza się na zasadach ogólnych.

Kto nie musi składać rozliczenia rocznego? Obowiązku nie mają przedsiębiorcy opodatkowani kartą podatkową, wspólnicy spółek komandytowych, wspólnicy jednoosobowych spółek z o.o., a także osoby współpracujące i twórcy lub artyści, dla których składka zdrowotna jest ustalana w sposób zryczałtowany, czyli niezależny od przychodu lub dochodu. Zwolnieni są też przedsiębiorcy, których działalność przez cały 2025 r. pozostawała zawieszona.

Do kiedy złożyć roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 r.?

Termin to 20 maja 2026 r. Jest to jednocześnie ostateczna data na opłacenie składek za kwiecień 2026 r. oraz ewentualnej dopłaty wynikającej z rocznego rozliczenia. Jeśli 20 maja wypadnie w sobotę, niedzielę lub święto ustawowo wolne od pracy, termin przesuwa się na pierwszy następny dzień roboczy. Na podstawie informacji publikowanych przez ZUS, termin 20 maja 2026 r. przypada w środę, więc żadne przesunięcie nie jest konieczne.

W jakim dokumencie wykazać roczne rozliczenie?

Rozliczenie roczne składki zdrowotnej za 2025 r. wykazuje się w dokumentach złożonych za kwiecień 2026 r. Od 1 maja 2026 r. obowiązują nowe wzory formularzy:

• ZUS DRA (blok XII) – dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, które opłacają składki wyłącznie za siebie,
• ZUS RCA (blok III.F) – dla płatników rozliczających składki za siebie oraz za inne osoby, np. pracowników lub zleceniobiorców.

Dokumenty należy przekazać wyłącznie elektronicznie, przez portal PUE/eZUS. Roczne rozliczenie sporządza się na jednej deklaracji razem ze składką miesięczną za kwiecień 2026 r. Brak złożenia deklaracji nie zwalnia z obowiązku zapłaty, a ZUS może samodzielnie wyliczyć należną kwotę, co niekoniecznie wyjdzie korzystnie dla przedsiębiorcy.

Rok składkowy a rozliczenie za 2025 r. – czym różni się przy różnych formach opodatkowania?

Rok składkowy, za który dokonuje się rozliczenia, nie jest taki sam dla wszystkich form opodatkowania:

• Ryczałt: rok składkowy trwa od stycznia 2025 r. do grudnia 2025 r. (pełny rok kalendarzowy).
• Skala podatkowa i podatek liniowy: rok składkowy trwa od lutego 2025 r. do stycznia 2026 r.

To ważna różnica, bo przy rozliczeniu rocznym na skali lub podatku liniowym uwzględnia się składkę opłaconą za styczeń 2026 r., czyli ostatni miesiąc roku składkowego, a nie styczeń 2025 r.

Jak obliczyć roczną składkę zdrowotną w zależności od formy opodatkowania?

Skala podatkowa i podatek liniowy

Przy obu tych formach opodatkowania podstawą wymiaru składki zdrowotnej jest roczny dochód osiągnięty z działalności gospodarczej. Składka wynosi:

• 4,9% dochodu przy podatku liniowym,
• 9% dochodu przy skali podatkowej.

Jeśli przedsiębiorca przez cały rok składkowy (luty 2025 r. do stycznia 2026 r.) opłacał minimalną składkę wynoszącą 314,96 zł miesięcznie, przy rozliczeniu rocznym nie powinien mieć dopłaty, pod warunkiem że jego dochód nie przekroczył ustawowego minimum.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Na ryczałcie składka zdrowotna zależy od rocznego przychodu i wynosi 9% podstawy wymiaru. Obowiązują trzy progi przychodowe:

• do 60 000 zł przychodu rocznie: składka roczna wynosi 5 539,92 zł,
• od 60 001 zł do 300 000 zł: składka roczna wynosi 9 233,16 zł,
• powyżej 300 000 zł: składka roczna wynosi 16 619,64 zł.

Ryczałtowiec, który przez cały 2025 r. opłacał składkę podstawową w wysokości 461,66 zł miesięcznie i nie przekroczył 60 000 zł przychodu, nie powinien mieć dopłaty. Ryczałtowcy są jednak grupą szczególnie narażoną na niespodziewaną dopłatę przy rozliczeniu rocznym, dlatego warto wcześniej sprawdzić, do którego progu przychodowego się kwalifikujesz.

Co nowego od 1 stycznia 2025 r.? Ważna zmiana w podstawie wymiaru składki

Od 1 stycznia 2025 r. przychody i koszty ze sprzedaży środków trwałych nie wchodzą do podstawy naliczania składki zdrowotnej. Zmiana dotyczy przedsiębiorców na skali podatkowej, podatku liniowym oraz ryczałcie.

Wyjątek: przedsiębiorca na skali lub podatku liniowym może zdecydować, że dobrowolnie uwzględni te przychody i koszty w rozliczeniu rocznym za 2025 r. W tym celu musi złożyć stosowne oświadczenie, zaznaczając odpowiednie pola bezpośrednio w dokumentach za kwiecień 2026 r.:

• ZUS DRA: blok XII, pola 06 lub 15,
• ZUS RCA: blok III.F, pola 06 lub 15.

Nadpłata składki zdrowotnej za 2025 r. – jak odzyskać pieniądze?

Jeśli z rocznego rozliczenia wynika, że zapłaciłeś więcej, niż powinieneś, ZUS automatycznie utworzy wniosek o zwrot nadpłaty (formularz RZS-R). Dokument pojawi się na Twoim koncie płatnika w portalu PUE/eZUS już następnego dnia roboczego po złożeniu rocznego rozliczenia.

Procedura odzyskania nadpłaty krok po kroku:

1. Zaloguj się do portalu PUE/eZUS i przejdź do sekcji „Dokumenty robocze”.
2. Znajdź wniosek RZS-R i uzupełnij numer rachunku bankowego, na który ma trafić zwrot.
3. Wyślij wniosek do ZUS do 1 czerwca 2026 r.
4. ZUS dokona zwrotu najpóźniej do 3 sierpnia 2026 r.

Warunek konieczny do otrzymania zwrotu to brak zaległości z tytułu składek lub nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Jeśli nie złożysz wniosku RZS-R do 1 czerwca 2026 r., ZUS rozliczy nadpłatę na Twoim koncie płatnika do końca 2026 r.

Niedopłata składki zdrowotnej za 2025 r. – co grozi za brak wpłaty?

Jeśli z rozliczenia wynika niedopłata, brakującą kwotę trzeba uregulować razem ze składką za kwiecień 2026 r., najpóźniej do 20 maja 2026 r. Niedotrzymanie tego terminu skutkuje naliczeniem przez ZUS odsetek za zwłokę oraz może uruchomić postępowanie egzekucyjne.

Brak złożenia dokumentów rozliczeniowych w ogóle jest ryzykowną strategią: ZUS może samodzielnie obliczyć składkę, a takie wyliczenie z reguły nie uwzględnia indywidualnych okoliczności, które mogłyby obniżyć zobowiązanie.

Korekta dokumentów rozliczeniowych za 2025 r.

Przedsiębiorcy, którzy chcą poprawić wysokość składek za poszczególne miesiące 2025 r., powinni złożyć dokumenty korygujące. Terminy:

• jeśli ubiegasz się o zwrot nadpłaty: korektę złóż najpóźniej w dniu składania wniosku RZS-R,
• jeśli nie ubiegasz się o zwrot: czas na korektę masz do 1 lipca 2026 r.

Najważniejsze terminy w pigułce

Co?	Termin
Złożenie rocznego rozliczenia (ZUS DRA / ZUS RCA za kwiecień 2026)	20 maja 2026 r.
Dopłata niedopłaty składki zdrowotnej za 2025 r.	20 maja 2026 r.
Złożenie wniosku o zwrot nadpłaty (RZS-R) przez PUE/eZUS	1 czerwca 2026 r.
Korekta dokumentów (bez wniosku o zwrot)	1 lipca 2026 r.
Zwrot nadpłaty przez ZUS	do 3 sierpnia 2026 r.

Podsumowanie

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 r. to obowiązek, którego nie można zignorować. Termin 20 maja 2026 r. jest nieprzekraczalny zarówno dla złożenia dokumentów, jak i ewentualnej dopłaty. Niezależnie od tego, czy prowadzisz działalność na skali, podatku liniowym czy ryczałcie, sprawdź wcześniej, do którego progu należysz i czy nie grozi Ci niedopłata. Jeśli masz wątpliwości co do prawidłowości wyliczeń, warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym, zanim ZUS zrobi to za Ciebie.

Źródło: zus.pl, zielonalinia.gov.pl