Wyrejestrowanie płatnika składek z ZUS najczęściej następuje w ciągu 7 dni od daty zakończenia działalności albo ustania obowiązku rozliczania składek. W praktyce przedsiębiorca musi dopilnować nie tylko samego wyrejestrowania płatnika, ale też wcześniejszego wyrejestrowania osób ubezpieczonych i członków ich rodzin. Przy jednoosobowej działalności wpisanej do CEIDG samo wyrejestrowanie płatnika zwykle odbywa się automatycznie po przekazaniu danych z rejestru, natomiast w innych przypadkach często trzeba złożyć formularz ZUS ZWPA. Z pozoru to tylko formalność, ale w praktyce właśnie na tym etapie pojawia się najwięcej błędów: zła data wyrejestrowania, brak wyrejestrowania pracownika, pominięcie członka rodziny albo niepotrzebne składanie formularza przez firmę, która powinna zostać wyrejestrowana automatycznie. Dobrze wiedzieć, kiedy trzeba działać samodzielnie, a kiedy system zrobi to za przedsiębiorcę.
Co oznacza wyrejestrowanie płatnika składek z ZUS?
Wyrejestrowanie płatnika składek oznacza zakończenie statusu podmiotu, który zgłaszał do ubezpieczeń siebie, pracowników, zleceniobiorców albo inne osoby i rozliczał za nich składki. Do tego służy formularz ZUS ZWPA, który wykorzystuje się do wyrejestrowania płatnika albo do korekty danych wyrejestrowania.
To ważne rozróżnienie: wyrejestrowanie płatnika nie jest tym samym co wyrejestrowanie ubezpieczonego. Płatnik kończy swój status jako podmiot rozliczający składki, a osoby objęte ubezpieczeniami trzeba wyrejestrować osobno, zwykle na formularzu ZUS ZWUA. Gdy do ubezpieczenia zdrowotnego byli zgłoszeni członkowie rodziny, ich również trzeba wyrejestrować, na formularzu ZUS ZCNA.
Kiedy trzeba wyrejestrować płatnika składek?
Podstawowy termin to 7 dni. Liczy się go od daty zaprzestania wykonywania działalności albo od dnia, w którym ustał obowiązek ubezpieczeń i rozliczania składek. Taki sam 7-dniowy termin obowiązuje także przy wyrejestrowaniu osób ubezpieczonych.
W praktyce moment wyrejestrowania pojawia się najczęściej w trzech sytuacjach: przy likwidacji firmy, przy zawieszeniu działalności oraz po ustaniu obowiązku zgłaszania kogokolwiek do ubezpieczeń. Istotna jest właściwa data, bo to ona decyduje o poprawności dokumentów i późniejszych rozliczeń.
Czy przy jednoosobowej działalności trzeba składać ZUS ZWPA?
Nie zawsze. Jeżeli firma jest wpisana do CEIDG, to przy zgłoszeniu zawieszenia albo zakończenia działalności dane trafiają z rejestru dalej, a wyrejestrowanie płatnika składek jest przygotowywane automatycznie. Oznacza to, że przedsiębiorca nie musi składać formularza ZUS ZWPA osobno wyłącznie po to, by wyrejestrować siebie jako płatnika.
To jednak nie zwalnia z innych obowiązków. Nadal trzeba dopilnować wyrejestrowania pracowników oraz zgłoszonych członków rodziny w wymaganym terminie. Właśnie ten etap bywa pomijany najczęściej, bo przedsiębiorcy zakładają, że skoro płatnik zostanie wyrejestrowany automatycznie, to wszystkie pozostałe osoby również znikną z systemu bez dodatkowych działań. Tak nie jest.
Czy spółka musi składać formularz ZUS ZWPA?
W przypadku podmiotów rejestrowanych w KRS wyrejestrowanie płatnika również może następować automatycznie na podstawie danych przekazanych z odpowiednich rejestrów. Dotyczy to samej spółki jako płatnika.
Jest jednak ważny wyjątek. Jeżeli wspólnik pełni funkcję płatnika składek na własne ubezpieczenia, to przy zamknięciu działalności spółki może mieć obowiązek złożenia ZUS ZWPA we własnym zakresie. Dodatkowo musi wyrejestrować siebie z ubezpieczeń oraz członków rodziny, jeśli byli zgłoszeni.
Jakie dokumenty trzeba złożyć oprócz wyrejestrowania płatnika?
Najczęściej cały proces obejmuje trzy grupy dokumentów. Po pierwsze, dokument wyrejestrowania płatnika, czyli ZUS ZWPA, o ile w danym przypadku nie następuje to automatycznie. Po drugie, dokument wyrejestrowania z ubezpieczeń, czyli ZUS ZWUA, dla osób objętych ubezpieczeniami. Po trzecie, formularz ZUS ZCNA, gdy wcześniej zgłoszono członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.
Kolejność ma znaczenie. Najpierw wyrejestrowuje się osoby ubezpieczone i członków rodziny, a dopiero potem zamyka temat płatnika. To szczególnie ważne przy spółkach i innych podmiotach, w których ostatnie osoby ubezpieczone muszą zostać prawidłowo wyłączone z systemu przed ostatecznym zamknięciem rozliczeń.
Jak wypełnić formularz ZUS ZWPA?
Formularz ZUS ZWPA służy do zgłoszenia wyrejestrowania płatnika albo korekty danych wyrejestrowania. W części organizacyjnej zaznacza się, czy chodzi o wyrejestrowanie, czy korektę. Następnie wpisuje się dane identyfikacyjne płatnika oraz dane dotyczące samego wyrejestrowania.
W bloku dotyczącym wyrejestrowania wpisuje się przede wszystkim trzyznakowy kod przyczyny wyrejestrowania oraz datę wyrejestrowania płatnika składek. W poradniku pokazano przykład z kodem 111 dla zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej. Na końcu trzeba uzupełnić datę wypełnienia formularza i złożyć podpis.
Jaka data wyrejestrowania jest prawidłowa?
Prawidłowa jest ta data, od której firma faktycznie przestaje być płatnikiem składek albo kończy obowiązek rozliczeń. Nie warto wpisywać daty „na zapas” ani daty wygodnej księgowo, bo rozbieżność między stanem faktycznym a formularzem może później wymusić korektę dokumentów.
Przy wyrejestrowaniu osób ubezpieczonych termin także jest liczony od dnia ustania tytułu do ubezpieczeń. Dlatego w praktyce daty na ZWUA, ZCNA i ewentualnym ZWPA powinny być ze sobą logicznie spójne.
W jakiej formie można złożyć dokumenty?
Forma złożenia zależy od tego, za ile osób rozliczane były składki. Jeżeli dokumenty są składane za nie więcej niż 5 osób, można korzystać także z formy papierowej. Gdy rozliczenia dotyczą więcej niż 5 osób, dokumenty trzeba przekazywać elektronicznie.
To ważne zwłaszcza przy zamykaniu małej firmy zatrudniającej kilka osób. Sam przedsiębiorca często skupia się na terminie, a pomija formę przekazania dokumentów, która również ma znaczenie formalne.
Co się dzieje przy zawieszeniu działalności?
Przy działalności wpisanej do CEIDG zawieszenie powoduje, że na podstawie przekazanych danych przygotowywane są odpowiednie dokumenty, w tym ZUS ZWPA, a także dokumenty dotyczące wyrejestrowania z ubezpieczeń przedsiębiorcy, osób współpracujących i członków rodziny.
W spółkach sytuacja również może przebiegać automatycznie na poziomie samego wyrejestrowania płatnika. Nie oznacza to jednak, że zawieszenie załatwia wszystkie obowiązki kadrowo-ubezpieczeniowe. Trzeba sprawdzić, czy przed zawieszeniem nie pozostały osoby wymagające odrębnego wyrejestrowania.
Jakie błędy pojawiają się najczęściej?
Najczęstszy błąd to założenie, że samo zamknięcie albo zawieszenie działalności automatycznie wyrejestrowuje wszystkich. Tymczasem automatyzm często dotyczy samego płatnika, ale nie zawsze obejmuje wszystkie osoby zgłoszone do ubezpieczeń i członków rodziny.
Drugi problem to zła kolejność działań: najpierw próba zamknięcia płatnika, a dopiero później wyrejestrowanie pracowników. Trzeci to błędna data wyrejestrowania albo zły kod przyczyny na formularzu ZWPA. Czwarty to brak korekty, gdy w wysłanym formularzu znalazła się pomyłka. Formularz ZWPA można składać również w trybie korekty.
Źródło informacji:
- https://www.zus.pl/-/wyrejestrowanie-platnika-podlegajacego-wpisowi-do-ceidg
- https://www.zus.pl/wzory-formularzy/firmy/dokumenty-zgloszeniowe-i-rozliczeniowe/-/asset_publisher/7uG0nTlZ0aFc/content/zwpa-wyrejestrowanie-platnika-skladek
Absolwent Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Od 2012 roku zawodowo związany z dziennikarstwem obejmującym tematykę US, ZUS. Współpracowałem z największymi serwisami w naszym kraju, gdzie doskonaliłem swój kunszt zawodowy. Misją moich serwisów jest dostarczanie zrozumiałej wiedzy z zakresu podatków, działalności ZUS. Prywatnie miłośnik długich wędrówek górskich.
Zobacz koniecznie:
Formularz ZUS ZWPA
Doradca płatnika składek ZUS
e-ZLA będą przekazywane na profil płatnika składek założony z urzędu przez ZUS
Zgłoszenie pracownika do ZUS – kiedy i jak należy to zrobić?
Zawieszenie działalności a opłacanie składek ZUS
PEL-K Upoważnienie do reprezentowania płatnika składek podczas kontroli ZUS
Mały ZUS plus 2021 – Co trzeba zrobić, aby skorzystać od 1 stycznia z ulgi mały ZUS plus?
Konkurs ZUS nr 2019.01 – Dofinansowanie działań płatnika składek na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy
Zwrot nadpłaconych składek ZUS – co należy zrobić?
Wniosek płatnika składek o dofinansowanie projektu dotyczącego utrzymania zdolności do pracy przez cały okres aktywności zawodowej
