W jakim języku sporządzić umowę z cudzoziemcem?

Pytanie o język umowy z cudzoziemcem wygląda na proste, dopóki nie okaże się, że odpowiadają na nie dwie różne ustawy naraz, a od czerwca 2025 roku doszedł do tego nowy obowiązek, który potrafi kosztować pracodawcę realne pieniądze. Jedna ustawa mówi, w jakim języku umowę wolno spisać. Druga, całkiem świeża, mówi, co trzeba z tą umową zrobić, jeśli powstała po obcemu. I to właśnie na styku tych dwóch warstw najłatwiej o kosztowny błąd: umowa po angielsku bez tłumaczenia przysięgłego, przekonanie, że skoro pracownik zna polski, to formalności odpadają, albo odwrotnie, niepotrzebne tłumaczenie tam, gdzie wystarczyła zwykła zrozumiała wersja. Warto rozłożyć to na czynniki pierwsze, bo stawką jest legalność zatrudnienia i grzywna w razie kontroli.

Jaka jest podstawowa zasada dotycząca języka umowy?

Zacznijmy od reguły, bo od niej wszystko się odbija. Zgodnie z ustawą o języku polskim, przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania w Polsce w chwili zawarcia umowy oraz umowa ma być wykonywana na terytorium Polski. Innymi słowy, umowa z pracownikiem mieszkającym i pracującym w Polsce co do zasady powstaje po polsku. To punkt wyjścia, nie sztywny nakaz bez wyjątków.

Warto od razu zaznaczyć, że Kodeks pracy w ogóle nie reguluje kwestii języka umowy. Nie znajdziesz tam przepisu, który każe spisać umowę tak czy inaczej. Materia ta należy do ustawy o języku polskim, a przy zatrudnianiu obcokrajowców dochodzi jeszcze osobna ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. To rozdzielenie źródeł jest kluczowe, bo każda z tych ustaw odpowiada na inne pytanie i nakłada inne obowiązki. Pomieszanie ich prowadzi do większości błędów, jakie widać w praktyce.

Zasada języka polskiego ma swoje głębsze uzasadnienie. Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 13 września 2005 roku wskazywał, że polski jako podstawowy język komunikacji zapewnia obu stronom rzeczywiste zrozumienie treści stosunku prawnego, co jest szczególnie ważne w relacjach nierównorzędnych, a taką jest relacja między pracodawcą a pracownikiem. Chodzi więc nie o formalizm, lecz o ochronę słabszej strony przed podpisaniem czegoś, czego nie rozumie.

Kiedy umowę można sporządzić wyłącznie w języku obcym?

Tu wchodzi pierwszy istotny wyjątek. Ustawa o języku polskim dopuszcza sporządzenie umowy o pracę lub innego dokumentu z zakresu prawa pracy w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę, która tym językiem włada, nie jest obywatelem polskim i została uprzednio pouczona o prawie do sporządzenia dokumentu po polsku. Wszystkie te warunki muszą być spełnione łącznie.

Rozłóżmy je, bo każdy kryje niuans. Po pierwsze, potrzebny jest wniosek cudzoziemca, inicjatywa musi wyjść od pracownika, nie od pracodawcy. Po drugie, cudzoziemiec musi władać wskazanym językiem, przy czym nie musi to być jego język ojczysty. Obywatel Uzbekistanu może wnioskować o umowę po angielsku, jeśli angielski zna. Po trzecie, pracownik nie może mieć obywatelstwa polskiego. Osoba z podwójnym obywatelstwem, w tym polskim, tej możliwości nie ma, jej umowa musi istnieć przynajmniej po polsku. Po czwarte, przed złożeniem wniosku pracodawca musi pouczyć pracownika, że ma prawo do wersji polskiej. To pouczenie warto mieć na piśmie.

Ważne zastrzeżenie: prawo daje cudzoziemcowi możliwość wnioskowania o umowę wyłącznie obcojęzyczną, ale nie zmusza pracodawcy do zgody. Pracodawca może uznać, że woli wersję polską albo dwujęzyczną, i wniosku nie uwzględnić. Wybór języka obcego, gdy już do niego dojdzie, należy do cudzoziemca, ale sama decyzja o odejściu od polskiego to porozumienie obu stron. W praktyce rozsądny pracodawca zgadza się na wersję obcojęzyczną tylko wtedy, gdy sam ten język rozumie na tyle, by świadomie zawrzeć zobowiązanie.

Co zmieniła ustawa z 20 marca 2025 roku?

To sedno sprawy i element, który wiele starszych opracowań pomija albo opisuje na podstawie nieobowiązujących już przepisów. Od 1 czerwca 2025 roku obowiązuje ustawa z 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP (Dz.U. 2025 poz. 621). Zastąpiła ona wcześniejsze regulacje rozproszone w ustawie o promocji zatrudnienia, do których wciąż odsyła sporo tekstów w sieci. Kto opiera się na artykułach cytujących art. 88h dawnej ustawy, korzysta z nieaktualnego stanu prawnego.

Nowa ustawa porządkuje trzy odrębne sytuacje, i to jest najważniejsza mapa całego tematu. Po pierwsze, powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga zawarcia umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy. Po drugie, jeżeli umowa jest po polsku, a cudzoziemiec nie posługuje się polskim, pracodawca przed podpisaniem przedstawia mu treść umowy na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej i tę wersję przechowuje. Po trzecie, jeżeli umowa została sporządzona w języku obcym, pracodawca przechowuje jej tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości.

Ta trzecia reguła to realna nowość i najczęstsze źródło kosztów. Wcześniej praktyka bywała luźniejsza. Dziś, jeśli decydujesz się na umowę wyłącznie obcojęzyczną, musisz liczyć się z obowiązkiem tłumaczenia przysięgłego na polski, które przechowujesz w dokumentacji. To odwraca intuicję wielu pracodawców, którzy sądzą, że umowa po angielsku upraszcza sprawę. Przeciwnie, dokłada formalny, płatny krok.

Zwróćmy uwagę na asymetrię, która ma wymiar finansowy. Wersja zrozumiała dla cudzoziemca przy umowie polskiej to zwykłe tłumaczenie albo streszczenie treści w zrozumiałym języku, nie wymaga tłumacza przysięgłego. Natomiast tłumaczenie umowy obcojęzycznej na polski musi być przysięgłe. Kierunek tłumaczenia i to, w którym języku powstał oryginał, decydują więc o tym, czy poniesiesz koszt tłumacza przysięgłego, czy nie.

Który wariant językowy wybrać w praktyce?

Skoro prawo dopuszcza kilka dróg, warto zestawić ich realne konsekwencje, bo różnią się nakładem pracy, kosztem i ryzykiem. Zestawienie poniżej pokazuje, co faktycznie trzeba zrobić przy każdym wyborze.

Z praktyki wynika jasna rekomendacja, choć prawo jej wprost nie narzuca: umowa niemal zawsze powinna mieć wersję polską. Powód jest czysto operacyjny. Na różnych etapach zatrudnienia umowę trzeba okazać w urzędzie, ZUS, inspekcji pracy, a czasem w sądzie. Spójna dokumentacja po polsku oszczędza wtedy mnóstwo kłopotów. Wariant dwujęzyczny, polski plus język zrozumiały dla pracownika, łączy zgodność z prawem, brak kosztu tłumacza przysięgłego i realne zrozumienie treści przez obie strony. Dlatego w większości firm to on jest złotym środkiem.

Wersja wyłącznie obcojęzyczna ma sens w wąskich sytuacjach: gdy cudzoziemiec wprost o nią wnioskuje, gdy zależy mu na dokumencie w znanym języku i gdy pracodawca akceptuje koszt tłumaczenia przysięgłego. Poza tym rzadko się opłaca.

Kiedy potrzebny jest tłumacz przysięgły, a kiedy zwykłe tłumaczenie?

To rozróżnienie decyduje o kosztach i bywa mylone, więc warto je wyostrzyć. Tłumacz przysięgły to osoba wpisana na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, której tłumaczenie ma moc urzędową. Zwykłe tłumaczenie może wykonać ktokolwiek, kto zna język, na przykład sam pracodawca, biuro tłumaczeń bez uprawnień przysięgłych albo pracownik firmy.

Reguła jest następująca. Tłumaczenie przysięgłe jest wymagane w jednej konkretnej sytuacji: gdy umowa została sporządzona wyłącznie w języku obcym, a trzeba mieć jej wersję polską do dokumentacji. Wtedy tylko tłumacz przysięgły daje dokument uznawany za prawnie skuteczny wobec organów. We wszystkich pozostałych przypadkach, gdy umowa jest polska, a cudzoziemcowi przedstawiasz treść w zrozumiałym dla niego języku, wystarczy zwykłe tłumaczenie. Ta wersja nie musi być przysięgła, ma po prostu być zrozumiała.

Jest tu subtelność, która ratuje budżet. Jeżeli sporządzisz umowę od razu dwujęzycznie, polski plus obcy język, w jednym dokumencie albo w dwóch równoległych egzemplarzach, nie ponosisz kosztu tłumacza przysięgłego, bo wersja polska już istnieje jako oryginał, a nie jako tłumaczenie. Dlatego dwujęzyczność bywa tańsza niż umowa wyłącznie obcojęzyczna, przy której tłumaczenie przysięgłe staje się obowiązkiem. Warto też pamiętać o zastrzeżeniu, że przy wersjach równoległych podstawą wykładni w razie sporu jest zwykle tekst polski, więc to on musi być precyzyjny.

Jak długo przechowywać umowę i tłumaczenie?

Sporządzenie dokumentu to nie koniec obowiązków. Ustawa nakłada wymóg archiwizacji, o którym łatwo zapomnieć, a który kontrola sprawdza. Tłumaczenie umowy obcojęzycznej na polski, a także wersję zrozumiałą przedstawioną cudzoziemcowi przy umowie polskiej, przechowuje się przez okres wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz przez 2 lata licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia rozwiązał się lub wygasł. Chyba że odrębne przepisy nakazują dłuższe przechowywanie dokumentacji pracowniczej, co w praktyce często ma miejsce.

Warto to przełożyć na konkret. Jeśli cudzoziemiec pracował do marca 2026 roku, dwuletni okres liczysz od końca 2026 roku, więc dokumentację trzymasz co najmniej do końca 2028 roku. Do tego dochodzi ogólny obowiązek przechowywania akt osobowych, który potrafi być znacznie dłuższy, więc realny termin bywa dłuższy niż same dwa lata z tej ustawy.

Osobna rzecz, o której rzadko się wspomina, to obowiązek informacyjny wobec cudzoziemca. Ustawa nakazuje poinformować go w formie pisemnej, w języku dla niego zrozumiałym, o prawie wstępowania do związków zawodowych. To dodatkowy dokument, który również powinien trafić do dokumentacji, a który przy zatrudnianiu obcokrajowca łatwo przeoczyć.

Co grozi za brak tłumaczenia i błędy formalne?

Sankcje są konkretne i to one nadają całej sprawie ciężar. Ustawa z 20 marca 2025 roku przewiduje karę grzywny od 1000 zł do 3000 zł za niedopełnienie obowiązku zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej oraz za brak jej tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca. To nie jest teoretyczne ryzyko, bo dokumentacja językowa jest jednym z pierwszych elementów sprawdzanych podczas kontroli.

Kontrolę może przeprowadzić Państwowa Inspekcja Pracy albo Straż Graniczna, a legalność zatrudnienia ocenia się właśnie na podstawie dokumentów. Brak pisemnej umowy przed dopuszczeniem do pracy, brak zrozumiałej wersji przy umowie polskiej albo brak tłumaczenia przysięgłego przy umowie obcojęzycznej to gotowe podstawy zarzutu. Co więcej, ukaranie za takie wykroczenia może stanowić przesłankę odmowy wydania kolejnego zezwolenia na pracę, więc skutek wykracza poza samą grzywnę i uderza w możliwość dalszego zatrudniania cudzoziemców.

Jest jeszcze wymiar, którego żaden cennik nie obejmie, a który bywa dotkliwszy niż grzywna. Jeśli cudzoziemiec faktycznie nie rozumiał treści dokumentów, na przykład regulaminu pracy czy instrukcji BHP, trudno przypisać mu winę za naruszenie obowiązków, których nie mógł pojąć. To pracodawca organizuje proces pracy i odpowiada za stan BHP w zakładzie. Dopuszczenie pracownika do pracy bez zrozumiałego przekazania zasad bezpieczeństwa przenosi ryzyko odpowiedzialności na pracodawcę. Dokumenty BHP i szkolenia powinny więc trafiać do cudzoziemca w języku, który realnie rozumie, nawet jeśli przepis nie wymienia wprost tłumaczenia każdego z nich.

Case study: Ukrainiec, umowa po polsku i pozornie zaoszczędzony koszt

Prześledźmy sytuację, która w praktyce zdarza się nagminnie, bo pokazuje, gdzie leży prawdziwa pułapka. Firma budowlana zatrudnia obywatela Ukrainy, który mówi po polsku na poziomie komunikatywnym, radzi sobie na budowie, rozumie polecenia. Pracodawca uznaje, że skoro pracownik dogaduje się po polsku, umowę wystarczy dać po polsku i nic więcej nie trzeba. Podpisują polską umowę, bez żadnej dodatkowej wersji.

Na pierwszy rzut oka wszystko gra, bo pracownik faktycznie mówi po polsku. Problem w tym, że komunikatywna znajomość mowy potocznej to nie to samo co rozumienie prawniczego języka umowy: zapisów o okresie wypowiedzenia, karach, warunkach nadgodzin. Ustawa wymaga, by przy umowie polskiej i cudzoziemcu nieposługującym się polskim przedstawić mu wcześniej treść w wersji zrozumiałej. Kluczowe jest to, że liczy się faktyczna, a nie deklarowana znajomość języka. Jeśli w razie sporu okaże się, że pracownik nie rozumiał zapisów, brak zrozumiałej wersji obraca się przeciwko pracodawcy.

Co powinien był zrobić pracodawca? Najbezpieczniej przygotować umowę dwujęzycznie, po polsku i po ukraińsku, albo przynajmniej przedstawić przed podpisaniem pisemne tłumaczenie treści na ukraiński, niekoniecznie przysięgłe, i zachować je w dokumentacji z oświadczeniem pracownika o otrzymaniu. Koszt takiej wersji jest niewielki, a przy umowie polskiej nie wymaga tłumacza przysięgłego. Pozorna oszczędność na pominięciu tego kroku zamienia się w realne ryzyko grzywny i słabszą pozycję w ewentualnym sporze.

Gdyby ten sam pracodawca poszedł w drugą skrajność i spisał umowę wyłącznie po ukraińsku, wpadłby w odwrotny problem: musiałby zapłacić za tłumaczenie przysięgłe na polski. Złoty środek, wersja dwujęzyczna z polskim jako tekstem rozstrzygającym, omija oba te koszty i oba ryzyka naraz.

Czy te zasady dotyczą tylko umowy o pracę?

Nie i to częste nieporozumienie. Reguły językowe obejmują nie tylko umowę o pracę, ale też inne dokumenty z zakresu prawa pracy oraz umowy cywilnoprawne zawierane z cudzoziemcami, takie jak zlecenie czy umowa o świadczenie usług. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy mówi ogólnie o powierzeniu pracy, a nie wyłącznie o stosunku pracy w rozumieniu Kodeksu pracy.

W praktyce oznacza to, że zleceniodawca zawierający z cudzoziemcem umowę zlecenia podlega tym samym wymogom co pracodawca: forma pisemna przed dopuszczeniem do pracy, zrozumiała wersja przy umowie polskiej albo tłumaczenie przysięgłe przy obcojęzycznej. Rozszerza się też na akty wewnątrzzakładowe, regulamin pracy, regulamin wynagradzania, instrukcje BHP, których zrozumiałość dla cudzoziemca leży w interesie samego pracodawcy, nawet jeśli pracownik nie złożył formalnego wniosku o wersję obcojęzyczną.

Istnieje jednak wyjątek od obowiązku pisemnej umowy. Nie dotyczy on cudzoziemca, który ma pełnić funkcję w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS lub spółki kapitałowej w organizacji, reprezentować spółkę komandytową czy komandytowo-akcyjną albo pełnić funkcję prokurenta. W tych przypadkach ustawa nie wymaga zawarcia pisemnej umowy o powierzenie pracy, a więc i związanych z nią obowiązków językowych. To wąska kategoria, ale warto o niej wiedzieć, bo dotyczy kadry menedżerskiej.

Najważniejsze wnioski na koniec

Zbierając rozproszone wątki w jeden obraz: o języku umowy z cudzoziemcem rozstrzygają dwie ustawy, ustawa o języku polskim i ustawa z 20 marca 2025 roku, i dopiero razem dają pełną odpowiedź. Reguła to język polski, ale na wniosek cudzoziemca władającego danym językiem, pouczonego o prawie do wersji polskiej, umowa może powstać wyłącznie po obcemu. Wtedy jednak trzeba mieć jej tłumaczenie przysięgłe na polski, co jest kosztem, którego wersja polska lub dwujęzyczna pozwala uniknąć. Przy umowie polskiej dla cudzoziemca nieznającego polskiego wystarczy przedstawić wcześniej zrozumiałą wersję, bez tłumacza przysięgłego. Dokumentację przechowuje się przez okres pracy plus dwa lata, a za braki grozi grzywna od 1000 do 3000 zł oraz ryzyko przy kolejnych zezwoleniach. W większości sytuacji najbezpieczniejszy i najtańszy jest wariant dwujęzyczny z polskim jako tekstem rozstrzygającym, bo łączy zgodność z prawem, brak kosztu tłumacza przysięgłego i realne zrozumienie treści przez pracownika.

Najczęściej zadawane pytania

Poniżej krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które najczęściej pojawiają się przy ustalaniu języka umowy z cudzoziemcem. Skupiają się na szczegółach istotnych przy przygotowaniu dokumentacji.

Czy umowę z cudzoziemcem można zawrzeć tylko po angielsku? Tak, jeśli cudzoziemiec o to wnioskuje, włada angielskim, nie ma obywatelstwa polskiego i został pouczony o prawie do wersji polskiej. Wtedy jednak pracodawca musi przechowywać tłumaczenie przysięgłe umowy na język polski.

Czy tłumaczenie umowy zawsze musi być przysięgłe? Nie. Przysięgłe jest wymagane tylko wtedy, gdy umowa powstała wyłącznie w języku obcym i potrzebna jest jej polska wersja do dokumentacji. Przy umowie polskiej wystarczy przedstawić cudzoziemcowi zwykłe, zrozumiałe tłumaczenie treści.

Czy język umowy musi być językiem ojczystym cudzoziemca? Nie. Wystarczy, że cudzoziemiec włada wskazanym językiem. Obywatel jednego kraju może wnioskować o umowę w innym języku, na przykład angielskim, jeśli go zna na poziomie pozwalającym zrozumieć treść.

Co grozi za brak wymaganego tłumaczenia umowy z cudzoziemcem? Grzywna od 1000 zł do 3000 zł za brak pisemnej umowy lub jej tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca. Ukaranie może być też podstawą odmowy wydania kolejnego zezwolenia na pracę.

Czy zasady dotyczą też umowy zlecenia z cudzoziemcem? Tak. Obowiązki językowe obejmują nie tylko umowę o pracę, ale i umowy cywilnoprawne, takie jak zlecenie czy umowa o świadczenie usług, bo ustawa mówi ogólnie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Jak długo trzeba przechowywać tłumaczenie umowy cudzoziemca? Przez cały okres wykonywania pracy oraz przez 2 lata licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zatrudnienie się zakończyło. Odrębne przepisy o aktach osobowych mogą wymagać dłuższego przechowywania.

Czy pracodawca musi zgodzić się na umowę w języku obcym? Nie. Cudzoziemiec ma prawo wnioskować o wersję obcojęzyczną, ale ustawa nie zobowiązuje pracodawcy do jej uwzględnienia. Pracodawca może wybrać wersję polską lub dwujęzyczną.