Kwestionariusz osobowy 2026 r. Wzór z omówieniem dla kandydata i pracownika

Kwestionariusz osobowy to dokument, którego nie ma w żadnym rozporządzeniu, a mimo to leży w każdej teczce akt osobowych w Polsce. Ten paradoks rodzi konkretne problemy: w sieci krąży kilkadziesiąt różnych wzorów, w tym takie, które są nieaktualne od stycznia 2026 roku, gdy art. 22(1) Kodeksu pracy wyraźnie zakazał pracodawcom pytania o wynagrodzenie z poprzednich miejsc pracy. Część szablonów wciąż zawiera rubrykę „imiona rodziców”, choć od czasu RODO to niedozwolone. W tym poradniku znajdziesz dwa aktualne wzory, kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie i kwestionariusz dla pracownika, omówienie każdej rubryki z podstawą prawną, a także precyzyjną listę pytań, których w 2026 roku zadawać nie wolno. 

Czym jest kwestionariusz osobowy i czy w ogóle jest obowiązkowy?

Najważniejsza informacja na początek: kwestionariusz osobowy nie ma urzędowego wzoru i sam w sobie nie jest dokumentem wymaganym przez przepisy. Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika i pozyskania od kandydata oraz pracownika określonych danych, ale nie wskazuje, w jaki sposób ma to zrobić. Kwestionariusz to wygodne narzędzie do zebrania tych danych jednym dokumentem, jednak równie dobrze można je pozyskać z innego źródła, np. z CV, listu motywacyjnego z odpowiednią klauzulą czy odrębnych oświadczeń.

Dlatego w aktach osobowych występują w praktyce dwa różne kwestionariusze, odpowiadające dwóm fazom relacji z pracodawcą. Pierwszy, kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, trafia do części A akt osobowych i obejmuje wyłącznie dane, których pracodawca może żądać od kandydata. Drugi, kwestionariusz dla pracownika, podpisuje się dopiero przy zatrudnieniu i wpina do części B akt osobowych. Ten drugi dokument zawiera szerszy zakres danych, m.in. PESEL, adres zamieszkania i dane członków rodziny dla celów uprawnień pracowniczych, bo dopiero stosunek pracy uzasadnia ich pozyskanie.

Podstawą prawną zakresu zbieranych danych jest art. 22(1) Kodeksu pracy, a od 27 stycznia 2026 roku obowiązuje jego znowelizowane brzmienie. Najważniejsza zmiana, o której piszę szerzej w dalszej części, dotyczy zakazu pytania o wynagrodzenie z obecnego i poprzednich stosunków pracy. Każdy wzór kwestionariusza przygotowany przed tą datą wymaga weryfikacji, bo rubryki w stylu „wynagrodzenie u ostatniego pracodawcy” albo prośba o przedstawienie świadectw pracy ze stawkami są dziś wprost niezgodne z prawem.

Jakich danych można żądać od kandydata w 2026 roku?

Katalog jest zamknięty i wynika wprost z art. 22(1) § 1 k.p. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania sześciu kategorii danych: imienia (imion) i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych wskazanych przez tę osobę, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu. Wykształcenie, kwalifikacje i przebieg zatrudnienia, czyli punkty 4–6, można pozyskiwać tylko wtedy, gdy są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na konkretnym stanowisku. Na stanowisko niewymagające szczególnych kwalifikacji żądanie szczegółowego życiorysu zawodowego nie znajduje podstawy prawnej.

Dwa niuanse, które bywają pomijane. Po pierwsze, dane kontaktowe to dane wskazane przez kandydata, nie wybrane przez pracodawcę. Jeśli kandydat poda numer telefonu, pracodawca nie ma podstaw, by domagać się dodatkowo adresu e-mail, a tym bardziej narzucać format („e-mail z domeny firmowej”). Po drugie, „przebieg dotychczasowego zatrudnienia” rozumie się szeroko: zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 11 stycznia 2017 r. (sygn. I PK 25/16) pojęcie to obejmuje nie tylko stosunek pracy, ale także zatrudnienie na podstawie umów cywilnoprawnych. Kandydat ma prawo udokumentować doświadczenie zleceniami i umowami o dzieło, a pracodawca taką dokumentację powinien uznać.

Poza tym katalogiem znajduje się obszar danych dobrowolnych. Art. 22(1a) k.p. dopuszcza, by kandydat z własnej inicjatywy podał inne informacje na podstawie zgody, np. zainteresowania, prawo jazdy nieobowiązkowe na tym stanowisku, znajomość języków obcych poza wymaganymi. Granica jest jednak twarda: nawet ze zgodą nie wolno gromadzić danych o wyrokach skazujących i naruszeniach prawa (art. 10 RODO), chyba że ustawa szczególna wprost wymaga niekaralności dla danego stanowiska, np. w służbie cywilnej, bankowości czy ochronie.

Jakich pytań nie wolno zadać w kwestionariuszu osobowym?

Lista wynika z połączenia Kodeksu pracy, RODO i orzecznictwa Prezesa UODO. Najczęstsze „klasyki” zakazane:

Ostatnia pozycja jest źródłem nagminnego błędu w gotowych wzorach: PESEL znajduje się w katalogu danych pracownika, nie kandydata. Wpisywanie go już na etapie rekrutacji to nadmiarowe pozyskanie danych osobowych w rozumieniu RODO, a osoba, której dane dotyczą, ma prawo go odmówić bez żadnych konsekwencji dla procesu rekrutacji.

Wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

Poniższy szablon zawiera tylko te dane, których pracodawca może żądać w 2026 roku. Świadomie nie ma w nim rubryki na PESEL, adres zamieszkania ani wynagrodzenie, bo wszystkie trzy wykraczają poza ramy art. 22(1) § 1 k.p. dla kandydata.

KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA OSOBY UBIEGAJĄCEJ SIĘ O ZATRUDNIENIE

1. Imię (imiona) i nazwisko: …………………………………….
2. Data urodzenia: …………………………………….
3. Dane kontaktowe wskazane przeze mnie: ……………………………………. (numer telefonu i/lub adres e-mail, według wyboru kandydata)

Poniższe dane podaję na żądanie pracodawcy w związku z tym, że są one niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 22(1) § 2 k.p.):

4. Wykształcenie: ……………………………………………………………. (nazwa szkoły / uczelni, kierunek, rok ukończenia, uzyskany tytuł)
5. Kwalifikacje zawodowe: ……………………………………………………………. (ukończone kursy, szkolenia, uprawnienia, certyfikaty, posiadane uprawnienia np. SEP, prawo jazdy kat. …, znajomość języków obcych z poziomem)
6. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia: ……………………………………………………………. (okresy zatrudnienia, pracodawca, stanowisko, krótki opis obowiązków; bez informacji o wynagrodzeniu)

Oświadczam, że podane wyżej dane są zgodne z prawdą.

………………………………………… (miejscowość, data, czytelny podpis kandydata)

Pod kwestionariuszem warto zamieścić klauzulę informacyjną RODO, czyli krótki opis kto, w jakim celu i jak długo będzie przetwarzał dane kandydata, lub przekazać tę informację osobnym dokumentem. Klauzula nie jest zgodą na przetwarzanie, lecz wypełnieniem obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO, więc nie wymaga podpisu w tradycyjnym sensie, ale praktyką jest potwierdzenie przez kandydata, że zapoznał się z jej treścią.

Wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika

Drugi dokument wypełnia się dopiero po podjęciu decyzji o zatrudnieniu, najczęściej w pierwszym dniu pracy lub przy podpisywaniu umowy. Tu katalog danych jest szerszy, bo art. 22(1) § 3 k.p. dopuszcza pozyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia akt osobowych i realizacji uprawnień pracowniczych.

KWESTIONARIUSZ OSOBOWY PRACOWNIKA

1. Imię (imiona) i nazwisko: …………………………………….
2. Data urodzenia: …………………………………….
3. Adres zamieszkania: …………………………………….
4. Numer PESEL: ……………………………………. (w razie braku PESEL: rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość)
5. Wykształcenie (jeżeli nie podano w kwestionariuszu kandydata): …………………………………………………………….
6. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia (jeżeli nie podano wcześniej): …………………………………………………………….
7. Inne dane osobowe pracownika oraz dane członków najbliższej rodziny, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (np. uprawnienia rodzicielskie, opieka nad dzieckiem do 14 roku życia, podwyższona kwota wolna z tytułu dzieci): ……………………………………………………………. (imię, nazwisko, data urodzenia dziecka)
8. Numer rachunku bankowego (jeżeli nie złożono wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych): …………………………………………………………….
9. Dodatkowe dane wymagane na podstawie przepisów szczególnych: ……………………………………………………………. (np. orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, dane do PPK, informacja o ulgach podatkowych)

Oświadczam, że podane wyżej dane są zgodne z prawdą.

………………………………………… (miejscowość, data, czytelny podpis pracownika)

Punkt 7 wymaga osobnego komentarza, bo jest źródłem największej liczby błędów. Nie wpisuje się tam wszystkich dzieci pracownika ani całej rodziny „na zapas”. Dane członków rodziny podaje się wyłącznie wtedy, gdy są konieczne do realizacji konkretnego uprawnienia, np. dwóch dni opieki nad dzieckiem do 14 roku życia, urlopu rodzicielskiego, dodatkowych dni urlopu dla rodziców dzieci z niepełnosprawnością czy zwolnienia dla pracownika wychowującego dziecko. Bez podstawy nie ma uprawnienia, a zbieranie danych „bo zawsze tak było” narusza zasadę minimalizacji z RODO.

Jak wypełnić kwestionariusz krok po kroku?

Z perspektywy pracownika lub kandydata wypełnienie kwestionariusza nie jest trudne, ale kilka miejsc decyduje o tym, czy dokument przyda się później, czy będzie wymagał korekt. Przejdę przez nie po kolei.

Dane kontaktowe wpisuj te, których chcesz używać do kontaktu z firmą, niekoniecznie wszystkie, które masz. Pracodawca nie ma podstaw, by żądać konkretnego kanału. Jeśli wolisz, by kontaktowano się z tobą mailowo, podaj wyłącznie adres e-mail; jeśli telefonicznie, podaj numer.

Wykształcenie i kwalifikacje rozpisuj od najwyższego ukończonego, podając pełną nazwę szkoły, kierunek, rok ukończenia i uzyskany tytuł. Przy kwalifikacjach wpisuj te realnie istotne dla stanowiska: kursy zawodowe, uprawnienia (SEP, UDT, kierowanie wózkami), certyfikaty językowe z poziomem, znajomość specjalistycznych programów. Pomijaj zainteresowania i hobby, chyba że są bezpośrednio związane z pracą.

Przebieg zatrudnienia podaje się chronologicznie, z datami od–do, nazwą pracodawcy, stanowiskiem i krótkim opisem obowiązków. To moment, w którym warto pamiętać o zmianie z 2026 roku: nie wpisujesz wynagrodzeń, nie dołączasz pasków płac, a pracodawca nie ma prawa się ich domagać. Jeśli kwestionariusz, który dostałeś, ma rubrykę na wynagrodzenie, możesz ją zostawić pustą bez konsekwencji.

Dane członków rodziny (w kwestionariuszu pracownika, punkt 7) wpisuj wyłącznie wtedy, gdy zamierzasz korzystać z uprawnień rodzicielskich. Wpisanie dziecka oznacza, że pracodawca jest poinformowany i może uwzględnić cię np. w planowaniu urlopów na opiekę. Nie wpisujesz tu współmałżonka ani rodziców, jeśli nie wynika to z konkretnego uprawnienia.

Numer rachunku bankowego podaje się tylko wtedy, gdy chcesz, by wynagrodzenie trafiało na konto, co od 2019 roku jest domyślną formą wypłaty. Możesz zamiast tego złożyć wniosek o wypłatę do rąk własnych, ale w 90% przypadków przelew jest praktyczniejszy.

Podpis i data na końcu nie są formalnością. Kwestionariusz to oświadczenie w rozumieniu art. 22(1) § 5 k.p., a zatem dokument, do którego odpowiedzialność za prawdziwość ponosi osoba podpisująca. Podanie nieprawdziwych danych przy zatrudnieniu może być podstawą do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika, jeśli wprowadzono pracodawcę w błąd w istotnej kwestii.

Co zmieniło się w kwestionariuszu od 2026 roku?

Najważniejsza zmiana, która unieważnia większość starszych wzorów dostępnych w sieci, weszła w życie 27 stycznia 2026 roku. Znowelizowany art. 22(1) § 1 pkt 6 k.p. wyraźnie wyłączył z kategorii „przebieg dotychczasowego zatrudnienia” informacje o wynagrodzeniu w obecnym i poprzednich stosunkach pracy. Zmiana wynika z wdrożenia dyrektywy o jawności wynagrodzeń (dyrektywa 2023/970), ale jej praktyczne skutki sięgają każdej rekrutacji.

Po pierwsze, pracodawca nie może już pytać kandydata o aktualną pensję ani o wynagrodzenie w poprzednich firmach, ani w kwestionariuszu, ani podczas rozmowy kwalifikacyjnej, ani w formularzu aplikacyjnym online. Po drugie, nie może żądać świadectw pracy lub innych dokumentów ujawniających te kwoty na etapie rekrutacji. Po trzecie, gdyby kandydat sam, dobrowolnie, podał takie informacje, nie powinny one wpływać na propozycję wynagrodzenia, bo to oznaczałoby pośrednie wykorzystanie zakazanego pytania.

To dobry moment na konkretną historię. Pani Karolina przeszła rekrutację do agencji marketingowej i otrzymała propozycję pracy z wynagrodzeniem o 15% niższym od kwoty, której oczekiwała. Z rozmowy końcowej wynikało jasno, że propozycja została ustalona na podstawie kwoty wpisanej przez nią w polu „wynagrodzenie u poprzedniego pracodawcy” w internetowym formularzu aplikacyjnym. Po krótkiej konsultacji prawnej złożyła skargę do Prezesa UODO, wskazując, że formularz wymuszał podanie informacji, których pozyskanie jest zakazane od 27 stycznia 2026 roku, oraz że dane te zostały wykorzystane przeciwko niej w procesie rekrutacji. Wniosła także o usunięcie tych danych z bazy agencji. Sprawa zakończyła się dla pracodawcy kosztownie: nakaz dostosowania formularza, ostrzeżenie administracyjne i utrata kandydatki, która ostatecznie wybrała konkurencyjną ofertę. Cały incydent wynikał z jednego pola w starym szablonie, którego nikt nie zaktualizował.

Drugą, mniej spektakularną zmianą jest rosnąca presja inspekcji ochrony danych na realne stosowanie zasady minimalizacji. Kwestionariusze „uniwersalne”, w których pyta się o wszystko, niezależnie od stanowiska, są coraz częściej kwestionowane. Standard 2026 roku to dwa odrębne dokumenty (dla kandydata i pracownika) oraz świadoma rezygnacja z pól, które nie mają uzasadnienia dla konkretnego stanowiska.

Jak długo i gdzie przechowywać kwestionariusz osobowy?

Wypełniony kwestionariusz jest częścią dokumentacji pracowniczej, więc obowiązują go zasady przechowywania określone w art. 94 pkt 9a i 9b k.p. oraz rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania to 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Dla zatrudnionych między 1999 a 2018 rokiem standardowy okres to 50 lat, z możliwością skrócenia do 10 lat po przekazaniu do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA wraz z oświadczeniem ZUS OSW. Dla pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem nadal obowiązuje 50 lat.

Miejsce w aktach osobowych zależy od momentu wypełnienia. Kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie trafia do części A, czyli do dokumentów rekrutacyjnych. Kwestionariusz pracownika wpina się do części B, dotyczącej przebiegu zatrudnienia. Jeśli w trakcie pracy zmieni się któraś z danych (np. adres, nazwisko, numer rachunku), pracownik powinien to zgłosić, a aktualizacja zwykle przyjmuje formę nowego oświadczenia lub uzupełnienia kwestionariusza, dołączanego do tej samej części B. Pracodawca może zobowiązać pracownika do aktualizacji danych, a uporczywa odmowa może być traktowana jako naruszenie obowiązków pracowniczych.

Coraz częściej akta osobowe prowadzi się elektronicznie, co dopuszcza Kodeks pracy od 2019 roku. Elektroniczny kwestionariusz ma tę samą moc co papierowy, pod warunkiem że spełnia wymogi dotyczące podpisu (kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany) i jest przechowywany w systemie zapewniającym integralność, czytelność i poufność dokumentu.

Patrząc całościowo, kwestionariusz osobowy jest jednym z tych dokumentów, których prosta forma maskuje sporą wagę prawną. Trzy zasady, które warto zapamiętać: różnicuj kwestionariusz dla kandydata od kwestionariusza dla pracownika, bo katalog danych jest inny; w 2026 roku nie wolno już pytać o wynagrodzenie z innych miejsc pracy, więc każdy starszy wzór wymaga przejrzenia; każde dodatkowe pytanie poza katalogiem z art. 22(1) k.p. potrzebuje albo podstawy w przepisie szczególnym, albo dobrowolnej zgody kandydata. Trzymanie się tych trzech reguł chroni jednocześnie prawa kandydata i pracodawcę przed ryzykiem kary administracyjnej UODO oraz sporami pracowniczymi w dalszej części relacji.

Najczęściej zadawane pytania

Poniżej zwięzłe odpowiedzi na pytania, które najczęściej pojawiają się dopiero przy konkretnym formularzu lub konkretnej sytuacji w aktach osobowych. Każda zaczyna się od bezpośredniego rozstrzygnięcia.

Czy kandydat musi wypełnić kwestionariusz osobowy?

Teoretycznie nie ma obowiązku użycia konkretnego formularza, ale kandydat musi udostępnić pracodawcy dane wskazane w art. 22(1) § 1 k.p. Odmowa podania danych z katalogu ustawowego praktycznie uniemożliwia zatrudnienie, natomiast odmowa podania danych spoza tego katalogu (np. PESEL na etapie rekrutacji) jest w pełni dopuszczalna i nie może być przyczyną odrzucenia kandydatury.

Czy w kwestionariuszu trzeba podać numer PESEL?

Tylko po zatrudnieniu, czyli w kwestionariuszu pracownika. Na etapie rekrutacji żądanie PESEL nie ma podstawy prawnej i jest naruszeniem RODO, więc kandydat może odmówić jego podania bez konsekwencji.

Czy pracodawca może zapytać o stan zdrowia w kwestionariuszu?

Nie, dane o stanie zdrowia to dane wrażliwe w rozumieniu art. 9 RODO i Kodeks pracy nie daje podstaw do ich pozyskania w kwestionariuszu. Ocena zdolności do pracy odbywa się wyłącznie przez lekarza medycyny pracy na podstawie skierowania, a pracodawca otrzymuje od niego tylko orzeczenie o braku przeciwwskazań, bez szczegółów medycznych.

Co zrobić, gdy kwestionariusz zawiera pytanie o wynagrodzenie z poprzedniej pracy?

Można zostawić pole puste albo wpisać „brak podstawy prawnej do podania”, powołując się na art. 22(1) § 1 pkt 6 k.p. w brzmieniu od 27 stycznia 2026 roku. Odmowa odpowiedzi nie może być powodem negatywnej oceny w rekrutacji, a uporczywe domaganie się tej informacji uzasadnia skargę do Prezesa UODO.

Czy kwestionariusz osobowy trzeba aktualizować przy każdej zmianie danych?

Pracownik powinien zgłosić pracodawcy każdą zmianę danych istotnych dla stosunku pracy, najczęściej dotyczy to adresu, nazwiska, numeru rachunku bankowego i liczby dzieci uprawniających do świadczeń. Forma aktualizacji bywa różna: nowe oświadczenie, dopisek w kwestionariuszu albo dodatkowy dokument trafiający do części B akt osobowych.

Czy pracodawca może żądać kserokopii dowodu osobistego do kwestionariusza?

Nie, kopiowanie dowodu osobistego „do akt” nie znajduje podstawy prawnej i jest sprzeczne z zasadą minimalizacji danych. Pracodawca może natomiast obejrzeć dowód, by zweryfikować zgodność podanych w kwestionariuszu danych, ale bez wykonywania kopii czy skanu.

Czy w kwestionariuszu można żądać zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych?

Nie i to z dwóch powodów. Po pierwsze, dane osobowe pracownika nie mogą służyć celom innym niż związane ze stosunkiem pracy. Po drugie, zgoda wymuszona w kontekście zatrudnienia nie jest „dobrowolna” w rozumieniu RODO ze względu na nierównowagę stron, więc nawet podpisana byłaby nieskuteczna.

Czy zleceniobiorca również wypełnia kwestionariusz osobowy?

Tak, choć w okrojonym zakresie. Zleceniodawca potrzebuje danych niezbędnych do zawarcia umowy, zgłoszenia do ZUS i rozliczenia podatkowego, czyli najczęściej imienia, nazwiska, adresu zamieszkania, PESEL i numeru konta. Kwestionariusz dla zleceniobiorcy jest zwykle krótszy niż dla pracownika i nie obejmuje danych członków rodziny, bo szczególne uprawnienia z Kodeksu pracy nie przysługują przy umowach cywilnoprawnych.