Zagraniczne L4 – czy zwolnienie trzeba tłumaczyć na język polski?

Choroba za granicą kończy się zwykle kartką w obcym języku, którą trzeba jakoś przełożyć na polski system zasiłkowy. Pierwsze pytanie brzmi zawsze tak samo: czy potrzebny jest tłumacz przysięgły, czy wystarczy sam dokument. Odpowiedź zależy od dwóch rzeczy naraz, i to właśnie ich połączenie sprawia najwięcej kłopotu. Znaczenie ma kraj, w którym wystawiono zaświadczenie, oraz język, w którym je sporządzono. Zaświadczenie z Niemiec po niemiecku przechodzi bez tłumaczenia, to samo zaświadczenie po angielsku już nie. Przepis, który to reguluje, ma dwa krótkie paragrafy, ale jego stosowanie potrafi kosztować kilkaset złotych i tydzień zwłoki w wypłacie.

Kiedy tłumaczenie jest obowiązkowe, a kiedy nie?

Zasada ogólna jest prosta i wynika z § 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 616). Dokumentem uprawniającym do zasiłku za okres niezdolności orzeczonej za granicą jest przetłumaczone na język polski zaświadczenie zagranicznego zakładu leczniczego lub zagranicznego lekarza.

Od tej zasady istnieje jeden wyjątek, opisany w § 6, i to on w praktyce obejmuje większość przypadków. Obowiązku tłumaczenia nie stosuje się do zaświadczeń wystawionych na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu będących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, Konfederacji Szwajcarskiej oraz państw, z którymi Polska zawarła umowy międzynarodowe w zakresie zabezpieczenia społecznego. Warunek dodatkowy brzmi: zaświadczenie musi być sporządzone w językach urzędowych tych państw.

Konstrukcja przepisu jest więc odwrotna, niż wielu osobom się wydaje. Nie ma listy krajów, z których dokumenty trzeba tłumaczyć. Jest lista krajów, z których tłumaczyć nie trzeba, a wszystko poza nią wymaga przekładu. Dla osób jeżdżących na wakacje po Europie ta różnica nie ma znaczenia, bo cała Unia mieści się w wyjątku. Zaczyna mieć znaczenie przy pracy sezonowej poza Europą i przy wyjazdach do krajów, które z Polską żadnej umowy nie podpisały.

Które kraje zwalniają z obowiązku tłumaczenia?

Katalog składa się z trzech grup i warto go znać w całości, bo trzecia bywa zaskakująca.

Trzecia grupa zaskakuje najczęściej, bo mieści się w niej Ameryka Północna i Australia. Zaświadczenie od lekarza w Kalifornii, sporządzone po angielsku, formalnie nie wymaga tłumaczenia przysięgłego, bo angielski jest w USA językiem urzędowym, a Polska ma z USA umowę o zabezpieczeniu społecznym. Analogicznie działa to w przypadku Kanady, Australii i Korei Południowej.

Poza katalogiem zostaje cała reszta świata, a więc między innymi Wielka Brytania w interpretacji ostrożnej, Zjednoczone Emiraty Arabskie, Egipt, Tunezja, Tajlandia, Indonezja, Meksyk czy Brazylia. Zwolnienie lekarskie z Egiptu czy Tajlandii, dwóch popularnych kierunków wakacyjnych, wymaga przekładu na polski.

Lista państw, z którymi Polska ma podpisane umowy o zabezpieczeniu społecznym, bywa aktualizowana, więc przy nietypowym kierunku wyjazdu sensowne jest sprawdzenie jej bezpośrednio w serwisie ZUS. Stan opisany powyżej odpowiada wrześniowi 2026 r.

Dlaczego język dokumentu bywa ważniejszy niż kraj?

Ten fragment przepisu przeoczyć jest najłatwiej, a kosztuje najwięcej. Zwolnienie z obowiązku tłumaczenia dotyczy zaświadczeń wystawionych „w językach urzędowych tych państw”. Nie w jakimkolwiek języku, tylko w urzędowym języku kraju wystawienia.

Praktyczny skutek wygląda tak. Prywatna klinika w Turcji, obsługująca głównie turystów, wystawia zaświadczenie po angielsku, bo tak jest wygodniej dla pacjenta. Turcja jest na liście państw z umową dwustronną, ale językiem urzędowym Turcji jest turecki, a nie angielski. Dokument po angielsku wypada więc poza zakres wyjątku i wymaga tłumaczenia na polski. Ta sama klinika, wystawiając dokument po turecku, oszczędziłaby pacjentowi kosztu i czasu.

Podobnie działa to w klinikach turystycznych w Grecji, Hiszpanii czy Chorwacji, gdzie personel odruchowo przechodzi na angielski. Dokument grecki po angielsku nie korzysta ze zwolnienia, choć Grecja jest w Unii Europejskiej. To jedno z najczęstszych źródeł sporu przy rozliczaniu zagranicznego zwolnienia.

Wniosek praktyczny jest bardzo konkretny: przy wizycie u zagranicznego lekarza opłaca się poprosić o dokument w języku urzędowym kraju, nawet jeśli samemu się go nie rozumie. Rachunek za tłumaczenie przysięgłe potrafi przewyższyć wartość kilku dni zasiłku, zwłaszcza przy rzadszych językach.

Sytuacja odwrotna, czyli dokument w języku urzędowym kraju, ale niezrozumiały dla pracodawcy, nie stanowi problemu prawnego. Zaświadczenie z Finlandii po fińsku jest pełnoprawnym dowodem, mimo że w polskim dziale kadr nikt nie przeczyta ani słowa.

Wielka Brytania po brexicie: przypadek wymagający ostrożności

Do końca 2020 r. sprawa była oczywista, bo Wielka Brytania należała do Unii Europejskiej i dokumenty brytyjskie mieściły się w pierwszej grupie. Po wystąpieniu z Unii sytuacja wymaga innej podstawy prawnej.

Koordynacja zabezpieczenia społecznego między Polską a Wielką Brytanią opiera się dziś na Umowie o wystąpieniu oraz na Umowie o handlu i współpracy między Unią Europejską a Zjednoczonym Królestwem, w której znajduje się protokół o koordynacji zabezpieczenia społecznego. Argument za zwolnieniem z obowiązku tłumaczenia brzmi więc: Wielka Brytania jest państwem stroną umowy międzynarodowej w zakresie zabezpieczenia społecznego, a angielski jest jej językiem urzędowym.

Praktyka bywa jednak niejednolita i zdarzają się przypadki, w których płatnik zasiłków żąda tłumaczenia dokumentu brytyjskiego. Przy zwolnieniu na kilka dni spór o zasadę rzadko się opłaca, więc rozsądniejsze bywa dołączenie tłumaczenia od razu albo wcześniejsze uzgodnienie stanowiska z płatnikiem. Przy dłuższej niezdolności, gdzie w grę wchodzą większe kwoty, warto natomiast domagać się jednoznacznego stanowiska na piśmie, bo daje ono podstawę do dalszego postępowania.

Ta niejednoznaczność dotyczy wyłącznie kwestii tłumaczenia. Sam fakt, że brytyjskie zaświadczenie lekarskie jest dowodem niezdolności do pracy, nie budzi wątpliwości.

Co musi zawierać zagraniczne zaświadczenie?

Tłumaczenie nie naprawi dokumentu, w którym brakuje wymaganych elementów. Rozporządzenie wskazuje cztery pozycje i wszystkie muszą się znaleźć w treści zaświadczenia.

Pierwsza to nazwa zagranicznego zakładu leczniczego albo imię i nazwisko zagranicznego lekarza. Druga to początkowa i końcowa data niezdolności do pracy, przy czym samo stwierdzenie choroby bez podania okresu nie wystarcza. Trzecia to data wystawienia dokumentu. Czwarta to podpis wystawiającego.

Brak którejkolwiek z tych informacji sprawia, że dokument nie jest dowodem w rozumieniu przepisów, a płatnik zasiłków nie ma podstawy do wypłaty. Najczęściej brakuje daty końcowej, bo w wielu systemach lekarz opisuje stan zdrowia, nie orzekając formalnie o okresie niezdolności do pracy. Wypis ze szpitala, karta informacyjna czy recepta same w sobie takim dowodem nie są.

Rozwiązaniem bywa poproszenie zagranicznej placówki o dodatkowe zaświadczenie z jednoznacznie określonym okresem. Zdobycie go po powrocie do kraju jest trudniejsze, ale nie niemożliwe, zwłaszcza gdy chodzi o placówkę publiczną w kraju Unii. Przy leczeniu szpitalnym pomocna bywa dokumentacja z datami przyjęcia i wypisu, choć ostateczna ocena należy do płatnika zasiłków.

Zaświadczenie musi zostać przedłożone w oryginale. Przepisy nie przewidują możliwości rozliczenia zasiłku na podstawie kopii albo skanu, dlatego dokument przesłany mailem może służyć wyłącznie do wstępnego poinformowania pracodawcy o nieobecności.

Czy tłumaczenie musi być przysięgłe?

Przepis mówi o „przetłumaczonym na język polski” zaświadczeniu, nie precyzując, kto ma dokonać przekładu. W praktyce ZUS oczekuje tłumaczenia poświadczonego, wykonanego przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, i takie stanowisko konsekwentnie prezentuje w informacjach dla ubezpieczonych.

Uzasadnienie jest praktyczne: tłumaczenie poświadczone ma moc dowodową, bo tłumacz odpowiada zawodowo za wierność przekładu, opatruje dokument formułą poświadczającą i oznacza fragmenty nieczytelne. Tłumaczenie sporządzone przez samego pracownika albo znajomego takiej gwarancji nie daje.

Zdarza się, że pracodawca będący płatnikiem zasiłków akceptuje tłumaczenie zwykłe, jeżeli treść dokumentu nie budzi wątpliwości, a kwota świadczenia jest niewielka. Nie jest to jednak uprawnienie, na którym można polegać z góry. Przy kontroli ZUS taki dokument bywa kwestionowany, a skutkiem jest żądanie zwrotu wypłaconego zasiłku, co obciąża pracownika.

Od kilku lat funkcjonuje możliwość wydania tłumaczenia poświadczonego w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem tłumacza przysięgłego. Skraca to obieg dokumentów, ale nie zmienia zasady, że samo zaświadczenie zagraniczne musi trafić do płatnika w oryginale.

Kto ponosi koszt tłumaczenia?

Przepisy nie rozstrzygają tego wprost, co w praktyce oznacza, że koszt spada na osobę ubiegającą się o świadczenie. To ubezpieczony ma udowodnić niezdolność do pracy, więc to on kompletuje i opłaca dokumentację.

Stawki dla klientów indywidualnych są stawkami rynkowymi i zależą przede wszystkim od języka oraz trybu realizacji. Rozporządzenie określające wynagrodzenie tłumaczy przysięgłych dotyczy czynności wykonywanych na żądanie sądu, prokuratora, policji i organów administracji publicznej, a nie zleceń prywatnych, więc przy zleceniu od osoby fizycznej biuro wycenia pracę samodzielnie. Przy językach popularnych koszt jednego krótkiego zaświadczenia bywa symboliczny w porównaniu z kwotą zasiłku, przy językach rzadkich potrafi być odwrotnie. Tryb ekspresowy zwykle podnosi cenę.

Osobno wygląda sytuacja, w której to pracodawca z własnej inicjatywy zleca tłumaczenie dokumentu, który formalnie tłumaczenia nie wymaga. Wtedy koszt ponosi pracodawca, bo działa we własnym interesie, weryfikując treść zaświadczenia.

Rachunek za tłumaczenie nie podlega zwrotowi z ZUS ani nie zwiększa podstawy wymiaru zasiłku. Nie da się go także zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu przy zwykłej umowie o pracę.

Kiedy pracodawca tłumaczy dokument mimo braku obowiązku?

Brak obowiązku tłumaczenia po stronie pracownika nie odbiera pracodawcy prawa do zweryfikowania treści dokumentu. Płatnik zasiłków odpowiada za prawidłowość wypłaty, więc musi zrozumieć, co dokładnie orzeczono i na jaki okres.

Sytuacja typowa: pracownik wraca z urlopu we Francji z zaświadczeniem po francusku. Dokument jest w pełni ważny bez tłumaczenia, ale dział kadr nie potrafi ustalić, czy wskazane daty to okres niezdolności do pracy, czy termin kolejnej wizyty. Zlecenie tłumaczenia na koszt firmy jest wtedy postępowaniem prawidłowym i nie obciąża pracownika.

Pracodawca ma też inne narzędzie: może wystąpić do ZUS z pisemnym wnioskiem o przeprowadzenie kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy. Dotyczy to również zwolnień zagranicznych, choć procedura trwa dłużej ze względu na konieczność kontaktu z instytucją zagraniczną.

Czego pracodawca zrobić nie może: odmówić przyjęcia dokumentu wyłącznie dlatego, że jest w obcym języku, ani uzależnić wypłaty od dostarczenia tłumaczenia, jeżeli kraj i język mieszczą się w wyjątku z § 6. Taka odmowa nie ma podstawy prawnej i może być zaskarżona.

Co zrobić, gdy dokument zostanie zakwestionowany?

Ścieżka zależy od tego, kto kwestionuje. Jeżeli robi to pracodawca będący płatnikiem zasiłków, pierwszym krokiem jest wystąpienie do ZUS o wydanie decyzji w sprawie prawa do zasiłku. Zakład rozstrzyga wtedy spór formalną decyzją, od której przysługuje odwołanie.

Jeżeli kwestionuje sam ZUS, otrzymuje się decyzję odmowną. Odwołanie wnosi się za pośrednictwem oddziału ZUS do sądu okręgowego, wydziału ubezpieczeń społecznych, w terminie miesiąca od doręczenia decyzji. Postępowanie jest wolne od opłat sądowych, a sąd ocenia materiał dowodowy samodzielnie, więc dokument uznany przez ZUS za niewystarczający bywa w sądzie oceniany inaczej.

W praktyce większość sporów rozwiązuje się wcześniej, przez uzupełnienie dokumentacji. Jeżeli powodem odmowy był brak daty końcowej albo podpisu, dosłanie poprawnego zaświadczenia zamyka sprawę bez postępowania. Jeżeli powodem był brak tłumaczenia, dosłanie przekładu poświadczonego działa tak samo.

Kiedy tłumaczenie nie rozwiąże problemu

Warto oddzielić dwie kwestie, które przy zagranicznym zwolnieniu bywają mylone: brak tłumaczenia i brak podstawy do świadczenia. Tłumaczenie usuwa wyłącznie pierwszą przeszkodę.

Dokument prawidłowo przetłumaczony nadal nie da świadczenia osobie, która nie przepracowała okresu wyczekiwania, wyczerpała już okres zasiłkowy albo w ogóle nie podlegała ubezpieczeniu chorobowemu w dniu zachorowania. Przy zleceniobiorcach bez dobrowolnej składki chorobowej jest to sytuacja bardzo częsta, zwłaszcza przy wyjazdach sezonowych.

Nie pomoże także wtedy, gdy zwolnienie obejmuje okres, w którym ubezpieczony wykonywał pracę zarobkową albo wykorzystywał zwolnienie niezgodnie z jego celem. Przy chorobie w trakcie wyjazdu zagranicznego kontrola tego aspektu jest trudniejsza, ale ustawowe przesłanki utraty prawa do zasiłku obowiązują tak samo jak w kraju.

Osobna sytuacja dotyczy dokumentów, które w ogóle nie są orzeczeniem o niezdolności do pracy. Rachunek za wizytę, wynik badania, karta informacyjna czy zalecenia poszpitalne nie zawierają orzeczenia o okresie niezdolności, więc ich przetłumaczenie niczego nie zmienia. Potrzebne jest zaświadczenie z jednoznacznie wskazanymi datami początkową i końcową.

Co z tego wynika w praktyce?

Reguła daje się streścić w jednym zdaniu: tłumaczenie jest potrzebne wtedy, gdy dokument pochodzi spoza katalogu państw wskazanych w rozporządzeniu albo gdy pochodzi z tego katalogu, ale nie jest sporządzony w języku urzędowym kraju wystawienia. Wszystko poza tym mieści się w wyjątku.

Największą oszczędność daje działanie na miejscu, u zagranicznego lekarza: poproszenie o dokument w języku urzędowym kraju oraz sprawdzenie, czy zawiera nazwę placówki lub nazwisko lekarza, obie daty niezdolności, datę wystawienia i podpis. Cztery elementy, których obecność decyduje o tym, czy dokument w ogóle będzie dowodem.

Osobna sprawa to termin. Nawet poprawnie sporządzone i przetłumaczone zaświadczenie musi trafić do płatnika, a przy zwolnieniach zagranicznych obieg jest papierowy, więc trwa dłużej niż przy krajowym e-ZLA. O tym, jak wygląda ta procedura i jakie terminy obowiązują, decydują odrębne przepisy dotyczące dokumentowania prawa do zasiłku.

Informacje odpowiadają stanowi prawnemu na wrzesień 2026 r. Lista państw, z którymi Polska ma umowy o zabezpieczeniu społecznym, jest publikowana przez ZUS i podlega zmianom, dlatego przy nietypowym kierunku podróży sprawdzenie aktualnego wykazu zajmuje mniej czasu niż późniejsze wyjaśnianie odmowy.

Najczęściej zadawane pytania

Poniżej krótkie odpowiedzi na pytania, które przy zagranicznym zwolnieniu lekarskim pojawiają się najczęściej. Dotyczą sytuacji szczegółowych, z jakimi ubezpieczeni mierzą się po powrocie do kraju.

Czy zdjęcie zagranicznego zwolnienia wysłane mailem wystarczy do wypłaty zasiłku?

Nie. Do rozliczenia świadczenia potrzebny jest oryginał dokumentu, a przepisy nie przewidują możliwości oparcia wypłaty na kopii. Skan albo zdjęcie służy wyłącznie do szybkiego poinformowania pracodawcy o przyczynie nieobecności, co jest osobnym obowiązkiem pracownika.

Czy zagraniczny lekarz może wystawić polskie e-ZLA?

Nie może, ponieważ uprawnienie do wystawiania zaświadczeń w systemie ZUS mają wyłącznie lekarze upoważnieni przez Zakład, a polski system elektroniczny nie jest połączony z systemami innych państw. Zagraniczne zaświadczenie papierowe jest w tej sytuacji dokumentem równorzędnym.

Czy zwolnienie z zagranicy trzeba przetłumaczyć także dla pracodawcy, nie tylko dla ZUS?

Obowiązek tłumaczenia dotyczy dokumentu jako dowodu w postępowaniu o zasiłek, więc dokument objęty wyjątkiem z § 6 jest wiążący również dla pracodawcy. Pracodawca może jednak zlecić własne tłumaczenie na swój koszt, jeżeli potrzebuje go do prawidłowego rozliczenia nieobecności.

Czy tłumaczenie zwykłe wykonane przez biuro bez uprawnień przysięgłych jest ważne?

Formalnie przepis nie wskazuje wprost tłumacza przysięgłego, ale ZUS oczekuje przekładu poświadczonego i takie tłumaczenie jest bezpieczniejsze. Przy przekładzie zwykłym istnieje realne ryzyko zakwestionowania dokumentu i żądania zwrotu wypłaconego świadczenia.

Co z zaświadczeniem wystawionym w kraju, który ma kilka języków urzędowych?

Zwolnienie obejmuje każdy z języków urzędowych danego państwa, więc dokument z Belgii po niderlandzku, francusku lub niemiecku nie wymaga tłumaczenia. Podobnie działa to w Szwajcarii, gdzie językami urzędowymi są niemiecki, francuski, włoski i retoromański.

Czy członek rodziny może dostarczyć dokumenty, gdy chory nadal przebywa za granicą?

Tak, przepisy nie wymagają osobistego stawiennictwa ubezpieczonego przy składaniu dokumentacji zasiłkowej. Dokumenty może złożyć dowolna osoba, można je również przesłać pocztą, przy czym liczy się data wpływu do płatnika lub nadania przesyłki.

Czy tłumaczenie jest potrzebne przy zasiłku opiekuńczym na dziecko chorujące za granicą?

Zasady dokumentowania są analogiczne, więc zaświadczenie o konieczności sprawowania opieki podlega tym samym regułom co zwolnienie własne. Dodatkowo trzeba złożyć wniosek Z-15A wraz z oświadczeniem o braku innego domownika mogącego zapewnić opiekę.