Jak długo trzeba przechowywać dokumentację w firmie?

Prowadzenie firmy to nie tylko sprzedaż, kadry i podatki, ale też obowiązek właściwego archiwizowania dokumentów. Problem w tym, że nie istnieje jeden uniwersalny termin dla całej dokumentacji firmowej. Inaczej liczy się okres przechowywania akt pracowniczych, inaczej faktur i ksiąg podatkowych, a jeszcze inaczej dokumentów w KSeF. Dlatego przedsiębiorca powinien patrzeć nie na jedno hasło „ile lat”, lecz na rodzaj dokumentu i podstawę prawną, z której wynika obowiązek jego przechowywania. W praktyce najbezpieczniejsza zasada brzmi: dokumenty trzeba przechowywać tak długo, jak wymagają tego przepisy właściwe dla danej kategorii spraw, a gdy kilka reżimów nakłada się na siebie, warto stosować dłuższy termin. To szczególnie ważne przy dokumentacji księgowej i podatkowej, bo przepisy podatkowe mogą wymagać dłuższego przechowywania niż wynikałoby to z samych zasad rachunkowości.

Dlaczego okres przechowywania dokumentów nie jest taki sam dla wszystkich firm?

Różne dokumenty służą różnym celom. Akta pracownicze mają znaczenie dla uprawnień pracownika i obowiązków pracodawcy, dokumenty podatkowe są potrzebne do rozliczeń z fiskusem, a faktury potwierdzają transakcje i rozliczenie VAT. Z tego powodu państwowe serwisy wyraźnie rozróżniają okresy przechowywania zależnie od rodzaju dokumentacji i momentu, od którego liczy się termin.

To oznacza, że w jednej firmie mogą równolegle obowiązywać terminy 5-letnie, 10-letnie, a nawet 50-letnie. Błędem jest więc przyjęcie jednego schematu dla wszystkich teczek, segregatorów i plików elektronicznych.

Jak długo przechowywać dokumenty podatkowe i rozliczeniowe?

Co do zasady dokumenty związane z rozliczeniem podatkowym trzeba przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Serwis podatki.gov.pl wskazuje wprost, że jest to 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin rozliczenia. Podobnie biznes.gov.pl przy zeznaniach podatkowych przypomina, że kopie deklaracji należy przechowywać przez 5 lat.

W praktyce oznacza to, że nie liczymy 5 lat od wystawienia dokumentu ani od dnia zapłaty, lecz od końca właściwego roku, w którym minął termin płatności albo rozliczenia podatku. To bardzo istotne, bo właśnie od tego momentu biegnie podstawowy termin archiwizacji dokumentacji podatkowej.

Warto też pamiętać, że w niektórych sytuacjach bieg przedawnienia może zostać zawieszony lub przerwany. Skoro rządowe źródła podkreślają, że dokumenty przechowuje się do chwili przedawnienia zobowiązania podatkowego, przedsiębiorca powinien zachować ostrożność i nie niszczyć dokumentów automatycznie po upływie „gołych” 5 lat bez sprawdzenia, czy termin nie uległ zmianie w konkretnej sprawie.

Ile lat trzeba trzymać faktury?

Portal biznes.gov.pl podaje jasno, że faktury należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Taki sam kierunek wynika z zasad przechowywania dokumentów podatkowych, ponieważ faktury są jednym z podstawowych dowodów w rozliczeniach podatkowych.

Dotyczy to zarówno faktur sprzedażowych, jak i zakupowych, o ile mają znaczenie dla rozliczeń firmy. Co ważne, biznes.gov.pl przypomina też, że anulowane faktury również należy przechowywać razem z dokumentacją księgową przedsiębiorstwa.

Jak długo przechowywać księgi i dokumentację księgową?

W przypadku PKPiR biznes.gov.pl wskazuje, że księgę wraz z dokumentacją trzeba przechowywać 5 lat. To podstawowa reguła, z którą powinien liczyć się przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Jednocześnie rządowy portal dla przedsiębiorców zwraca uwagę, że ustawa o rachunkowości może przewidywać krótsze terminy dla części dokumentacji księgowej niż przepisy podatkowe. Dlatego przy archiwizacji firmowych dokumentów należy brać pod uwagę przede wszystkim to, czy dany dokument nadal może być potrzebny z punktu widzenia zobowiązań podatkowych. Innymi słowy: nawet jeśli przepisy bilansowe byłyby łagodniejsze, podatkowo dokumenty często trzeba trzymać dłużej.

Dokumentacja pracownicza: 10 czy 50 lat?

To właśnie tutaj przedsiębiorcy najczęściej popełniają błędy. Z informacji opublikowanych na gov.pl wynika, że dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres zatrudnienia oraz dodatkowo: 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, albo 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport informacyjny, albo 50 lat od ustania stosunku pracy.

Kluczowe znaczenie ma data nawiązania stosunku pracy. Jeżeli zatrudnienie rozpoczęło się 1 stycznia 2019 r. lub później, dokumentację pracowniczą przechowuje się 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.

Jeżeli stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 1998 r., ale przed 1 stycznia 2019 r., okres może wynosić 10 albo 50 lat. Skrócenie do 10 lat jest możliwe wtedy, gdy pracodawca złożył raport informacyjny; bez tego obowiązuje okres 50-letni.

Z kolei dla pracowników zatrudnionych do 31 grudnia 1998 r. nadal obowiązuje 50-letni okres przechowywania akt osobowych, liczony od dnia ustania stosunku pracy. ZUS potwierdza również, że dla grupy zatrudnionej od 1999 do 2018 r. skrócenie z 50 do 10 lat wymaga przekazania formularzy ZUS OSW i ZUS RIA.

A co z dokumentacją zleceniobiorców?

ZUS w materiale dotyczącym e-akt wskazuje, że od 1 stycznia 2019 r. 10-letni okres przechowywania dotyczy także akt pracowniczych jako pracodawca czy zleceniodawca i liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyła się umowa zlecenia. To ważna wskazówka dla firm, które współpracują nie tylko z pracownikami etatowymi, ale też z osobami na umowach cywilnoprawnych.

KSeF i e-faktury – czy trzeba je jeszcze samodzielnie archiwizować?

W przypadku faktur ustrukturyzowanych sytuacja wygląda inaczej niż przy klasycznych fakturach. Rządowe materiały KSeF wskazują, że faktury wystawione w systemie są przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. To oznacza, że przez ten okres państwowy system zapewnia dostęp do tych dokumentów.

To jednak nie zwalnia całkowicie z myślenia o archiwizacji. Jeżeli 10-letni okres przechowywania w KSeF upłynie wcześniej niż termin przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik ma obowiązek przechowywać te faktury poza KSeF aż do upływu przedawnienia. Rządowy podręcznik KSeF 2.0 zaznacza więc wprost, że po upływie systemowego okresu trzeba w razie potrzeby zadbać o dalsze przechowywanie we własnym zakresie.

W jakiej formie przechowywać dokumentację: papierowej czy elektronicznej?

W odniesieniu do dokumentacji pracowniczej gov.pl podkreśla, że pracodawca może zmienić postać dokumentacji z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie, ale musi przy tym zachować odpowiednie wymogi formalne. Najważniejsze jest to, aby dokumentacja była przechowywana w sposób zapewniający poufność, integralność, kompletność i dostępność oraz w warunkach, które nie grożą jej uszkodzeniem albo zniszczeniem.

Dla przedsiębiorcy oznacza to jedno: sama digitalizacja nie wystarczy. System archiwizacji musi umożliwiać łatwe odszukanie dokumentów, ochronę przed utratą danych i możliwość ich udostępnienia w razie kontroli lub na żądanie uprawnionej osoby. Tę logikę widać także w materiałach dotyczących KSeF i dokumentów podatkowych.

Co zrobić po upływie okresu przechowywania?

W przypadku dokumentacji pracowniczej gov.pl wskazuje, że pracodawca wydaje pracownikowi wraz ze świadectwem pracy informację o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości jej odbioru oraz o tym, że w razie nieodebrania zostanie zniszczona. Sama dokumentacja ma być zniszczona w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, i to w ciągu 12 miesięcy po upływie okresu na jej odbiór.

W przypadku dokumentów podatkowych i księgowych przedsiębiorca nie powinien usuwać ich mechanicznie według jednej daty dla całego archiwum. Najpierw trzeba upewnić się, że upłynął właściwy termin przechowywania i że dokument nie jest już potrzebny do żadnego postępowania, kontroli, rozliczenia lub obrony interesu firmy. Takie podejście wynika z samej konstrukcji obowiązku przechowywania dokumentów do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Najbezpieczniejsza zasada dla przedsiębiorcy

Jeżeli chcesz uniknąć błędów, podziel firmowe archiwum przynajmniej na trzy grupy: dokumenty podatkowo-księgowe, faktury oraz dokumentację pracowniczą. Dla pierwszych dwóch najczęściej punktem wyjścia będzie 5-letni termin związany z przedawnieniem podatkowym, natomiast dla dokumentacji kadrowej trzeba sprawdzić, czy obowiązuje 10 czy 50 lat.

W praktyce dobra polityka archiwizacji powinna opierać się na harmonogramie retencji dokumentów, w którym każda kategoria ma osobny termin i osobny sposób liczenia. To podejście jest znacznie bezpieczniejsze niż trzymanie wszystkiego „na wszelki wypadek” albo odwrotnie – usuwanie zbyt wcześnie.

Źródło informacji:

1. https://www.gov.pl/web/rodzina/akta-osobowe
2. https://podatki-arch.mf.gov.pl/abc-podatkow/uprawnienia-i-obowiazki-podatnika/
3. https://www.zus.pl/firmy/przedsiebiorco-przeczytaj-wazne/e-akta