REGON – co to za numer i jak go uzyskać?

Numer REGON to dziewięciocyfrowy (lub czternastocyfrowy dla jednostek lokalnych) niepowtarzalny identyfikator nadawany podmiotom gospodarki narodowej w Krajowym Rejestrze Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej, prowadzonym przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Nadanie numeru REGON jest całkowicie bezpłatne. Dla większości przedsiębiorców REGON pojawia się automatycznie po wpisie do CEIDG lub KRS, więc nie trzeba składać żadnego osobnego wniosku. REGON to jeden z trzech podstawowych identyfikatorów każdej firmy w Polsce, obok NIP-u i KRS-u. Choć od 2009 roku nie trzeba go już podawać na fakturach ani w pismach do urzędów, wciąż pełni ważną rolę w statystyce publicznej i w wewnętrznych systemach administracji. W tym artykule znajdziesz wszystko, co warto wiedzieć o numerze REGON: jak jest zbudowany, kto musi go mieć, jak go uzyskać, ile to trwa, ile kosztuje oraz gdzie sprawdzić REGON dowolnej firmy. 

Co to jest REGON?

REGON to skrót od nazwy Rejestr Gospodarki Narodowej, a w pełnym brzmieniu Krajowy Rejestr Urzędowy Podmiotów Gospodarki Narodowej. Rejestr prowadzi Prezes GUS w systemie informatycznym, w postaci centralnej bazy danych oraz terenowych baz danych umieszczonych w 16 urzędach statystycznych. Każdemu wpisanemu do niego podmiotowi nadaje się niepowtarzalny numer identyfikacyjny REGON.

Sama nazwa „REGON” w praktyce ma dwa znaczenia. Oznacza zarówno cały rejestr państwowy, jak i indywidualny ciąg cyfr przypisany konkretnej firmie, fundacji, wspólnocie mieszkaniowej czy gospodarstwu rolnemu. W rozmowach o firmie zwykle „REGON” to po prostu numer widniejący w nagłówku faktury albo w wyciągu z bazy GUS-u.

Dane gromadzone w rejestrze REGON to między innymi nazwa i adres siedziby, forma prawna, rodzaj wykonywanej działalności według PKD, daty powstania, rozpoczęcia i ewentualnego zakończenia działalności, a także numery NIP, KRS i informacje o organie rejestrowym. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność dochodzą do tego nazwisko, imiona, miejsce zamieszkania i PESEL (jeśli został nadany).

Jak zbudowany jest numer REGON?

Numer REGON jest niepowtarzalny i nie ma w nim ukrytego ani jawnego znaczenia opisującego cechy podmiotu. Tak przynajmniej brzmi formalna definicja z rozporządzenia Rady Ministrów. W praktyce układ cyfr ma jednak swoją wewnętrzną logikę, którą warto znać.

Standardowy numer REGON składa się z dziewięciu cyfr. Według definicji obowiązującej na portalu Głównego Urzędu Statystycznego osiem pierwszych cyfr to liczba porządkowa, a dziewiąta to cyfra kontrolna. Numer identyfikacyjny jednostki lokalnej (czyli zakładu, oddziału lub filii) ma natomiast aż 14 cyfr. Pierwsze dziewięć z nich pokrywa się z REGON-em jednostki macierzystej, kolejne cztery to liczba porządkowa przypisana jednostce lokalnej, a czternasta cyfra to ponownie cyfra kontrolna.

Cyfra kontrolna dla numeru 9-cyfrowego liczona jest na podstawie wag 8-9-2-3-4-5-6-7. Każdą z ośmiu pierwszych cyfr mnoży się przez odpowiadającą jej wagę, sumuje wyniki, a następnie wylicza resztę z dzielenia przez 11. Jeśli wynik to 10, za cyfrę kontrolną przyjmuje się 0. Dla numeru 14-cyfrowego stosowane są inne wagi (2-4-8-5-0-9-7-3-6-1-2-4-8) i osobny rachunek, ale zasada jest taka sama. Cyfra kontrolna ma jeden cel: pomóc systemom i urzędnikom wychwycić literówki i przestawienia cyfr.

Czym różni się REGON 9-cyfrowy od 14-cyfrowego?

REGON 9-cyfrowy identyfikuje cały podmiot, czyli osobę prawną, jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej albo osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. To ten numer pojawia się w umowach z kontrahentami, w wyciągach z CEIDG i KRS oraz w wyszukiwarce rejestru REGON na stronie GUS. Można go traktować jako „adres” całej firmy w państwowej bazie danych.

REGON 14-cyfrowy działa inaczej, bo identyfikuje konkretną jednostkę lokalną. Jednostka lokalna to zakład, oddział lub filia, czyli zorganizowana całość mająca swój odrębny adres i co najmniej jednego pracownika. To rozróżnienie ma duże znaczenie praktyczne. Sieć przychodni działająca w trzech województwach będzie miała jeden REGON 9-cyfrowy dla spółki i odrębne REGON-y 14-cyfrowe dla każdej z placówek.

W bazie internetowej REGON na stronie GUS oba formaty są dostępne za darmo. Wpisanie 9 cyfr przekieruje cię do informacji o głównym podmiocie, a wpisanie 14 cyfr pokaże dane konkretnego oddziału lub filii. To wygodne na przykład dla pacjentów chcących zweryfikować placówkę medyczną lub dla księgowych potwierdzających kontrahenta.

Kto musi mieć numer REGON?

Obowiązek wpisu do rejestru REGON dotyczy wszystkich podmiotów gospodarki narodowej. Lista jest szeroka, ale dobrze znana. Najczęściej trafiają tam:

• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, w tym rolnicy prowadzący indywidualne gospodarstwa rolne,
• osoby prawne, czyli między innymi spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, spółdzielnie, fundacje, stowarzyszenia rejestrowe, partie polityczne,
• jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, takie jak spółki cywilne, spółki jawne, partnerskie i komandytowe, wspólnoty mieszkaniowe, spółki kapitałowe w organizacji,
• jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, państwowe i samorządowe instytucje kultury,
• jednostki lokalne wymienionych wyżej podmiotów (zakłady, oddziały, filie).

Kogo to nie dotyczy? Numeru REGON nie muszą mieć osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Pracownik etatowy, zleceniobiorca, student czy emeryt swojego REGON-u po prostu nie posiada. To kategoria zarezerwowana dla podmiotów gospodarki narodowej, a nie dla każdego obywatela.

Jak uzyskać REGON dla jednoosobowej działalności gospodarczej?

Dla osoby fizycznej zakładającej jednoosobową działalność gospodarczą procedura jest banalnie prosta. REGON pojawia się automatycznie po złożeniu wniosku CEIDG-1, który stanowi jednocześnie zgłoszenie do GUS. Nie trzeba wypełniać żadnego osobnego formularza i nie trzeba iść do urzędu statystycznego.

To efekt tak zwanej zasady „jednego okienka”. Wniosek CEIDG-1 składasz w urzędzie gminy lub miasta, na portalu biznes.gov.pl albo przez ePUAP, a stamtąd dane trafiają elektronicznie do rejestru REGON. Główny Urząd Statystyczny niezwłocznie rejestruje zgłoszenie i nadaje numer identyfikacyjny.

Po nadaniu REGON-u nie dostaniesz w skrzynce listu z urzędu. Potwierdzeniem nadania numeru jest zamieszczenie informacji o twojej firmie na stronie internetowej GUS, w wyszukiwarce rejestru REGON. Numer znajdziesz również w wyszukiwarce CEIDG, w swoim wpisie do ewidencji.

Jak uzyskać REGON dla spółki wpisanej do KRS?

Spółki rejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (na przykład spółki z o.o., akcyjne, komandytowe, komandytowo-akcyjne, jak również stowarzyszenia rejestrowe i fundacje) także otrzymują REGON automatycznie. Tu również nie trzeba składać osobnego wniosku do urzędu statystycznego. Procedura przebiega w tle.

Sąd rejestrowy KRS przekazuje dane do rejestru REGON drogą elektroniczną. GUS rejestruje podmiot, generuje numer i odsyła go z powrotem do KRS. W praktyce, gdy odbierzesz pierwszy odpis z KRS po rejestracji spółki, REGON będzie już w nim widniał obok numeru NIP.

Od 1 grudnia 2014 roku ta sama zasada obowiązuje dla podmiotów wpisanych do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej. To oznacza, że klasyczne stowarzyszenie albo fundacja przy okazji wpisu do KRS dostają REGON bez dodatkowych formalności.

Jak uzyskać REGON dla podmiotu nieobjętego CEIDG i KRS?

Nie wszystkie podmioty rejestrują się w CEIDG lub KRS. W tej sytuacji, żeby trafić do rejestru REGON, trzeba samodzielnie złożyć wniosek bezpośrednio do urzędu statystycznego. Najczęściej dotyczy to wspólnot mieszkaniowych, spółek cywilnych, spółek kapitałowych w organizacji, indywidualnych gospodarstw rolnych, uczelni czy funduszy.

Główny Urząd Statystyczny udostępnia w tym celu dwa podstawowe formularze:

Do RG-OP można dołączyć dodatkowo formularz RG-SC (informacja o wspólnikach spółki cywilnej) oraz RG-RD (wykonywana działalność według PKD), jeśli głównych pól na działalność jest za mało.

Gdzie i jak złożyć wniosek RG-OP albo RG-OF?

Wniosek składa się w urzędzie statystycznym właściwym dla siedziby podmiotu. To znaczy: jeśli wspólnota mieszkaniowa działa w Poznaniu, wniosek trafia do Urzędu Statystycznego w Poznaniu, a jeśli gospodarstwo rolne prowadzone jest w okolicach Białegostoku, sprawą zajmie się Urząd Statystyczny w Białymstoku.

Sposobów złożenia jest kilka i można wybrać dowolny:

• osobiście w siedzibie urzędu statystycznego lub jego oddziału,
• listownie na adres urzędu,
• elektronicznie przez ePUAP, korzystając z formularza „pismo ogólne do podmiotu publicznego” i wskazując właściwy urząd statystyczny jako adresata,
• za pośrednictwem usługi na portalu gov.pl, w sekcji „Usługi dla przedsiębiorcy”,
• przez eDoręczenia, jeśli urząd udostępnia tę ścieżkę.

Składając wniosek elektronicznie, trzeba podpisać go profilem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Bez podpisu elektronicznego pismo nie wywoła skutków prawnych.

W jakim terminie trzeba złożyć wniosek o REGON?

Termin jest sztywny i wynika wprost z ustawy o statystyce publicznej. Wniosek o wpis do rejestru REGON składa się w terminie 14 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających wpis. Wniosek o zmianę cech objętych wpisem albo o skreślenie z rejestru składa się w terminie 7 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniającej zmianę lub wykreślenie.

W praktyce dla wspólnoty mieszkaniowej tym „dniem zaistnienia okoliczności” jest najczęściej data spisania aktu notarialnego ustanawiającego odrębną własność lokali. Dla spółki cywilnej będzie to data zawarcia umowy spółki. Termin 14 dni biegnie więc od konkretnego, dającego się udokumentować zdarzenia prawnego.

Ile kosztuje nadanie numeru REGON?

Nadanie numeru REGON jest bezpłatne, niezależnie od formy prawnej podmiotu i niezależnie od tego, czy odbywa się automatycznie z CEIDG/KRS, czy na osobny wniosek RG-OP lub RG-OF. Nie ma żadnej opłaty wstępnej ani opłaty za sam fakt rejestracji w rejestrze REGON.

Jedyny koszt może pojawić się wówczas, gdy wniosek składa pełnomocnik niebędący członkiem najbliższej rodziny. Wtedy do urzędu trzeba dołączyć pełnomocnictwo i opłacić opłatę skarbową w wysokości 17 zł. Opłaty nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu. Opłatę skarbową wpłaca się na konto urzędu miasta lub gminy właściwego dla siedziby urzędu, w którym składa się pełnomocnictwo.

Bezpłatne jest również wydanie zaświadczenia o numerze REGON oraz korzystanie z wyszukiwarki rejestru REGON na stronie GUS. Płatne natomiast bywa zamawianie szerszych zestawień danych z rejestru, na przykład wyciągów na potrzeby badań rynku albo bazy podmiotów według określonych kryteriów dla osób trzecich.

Ile czeka się na nadanie numeru REGON?

Dla podmiotów rejestrowanych w CEIDG REGON nadawany jest niemal natychmiast. Wniosek CEIDG-1 trafia elektronicznie do GUS-u, który niezwłocznie rejestruje zgłoszenie. W praktyce numer pojawia się we wpisie CEIDG w ciągu jednego dnia roboczego, najczęściej tego samego dnia.

Dla spółek rejestrowanych w KRS czas nadania REGON-u zależy od tego, jak szybko sąd przekaże dane do GUS-u. To również dzieje się elektronicznie i zwykle bardzo szybko, więc REGON pojawia się w odpisie KRS razem z numerem NIP w ciągu kilku dni od rejestracji spółki.

Jeśli składasz wniosek RG-OP albo RG-OF bezpośrednio w urzędzie statystycznym, termin jest dłuższy, bo wniosek przechodzi standardową procedurę administracyjną. Praktyka urzędów statystycznych pokazuje, że nadanie REGON-u i wysłanie zaświadczenia trwa zwykle do 7 dni roboczych od dnia złożenia kompletnego wniosku. W przypadku braków formalnych GUS wezwie do ich uzupełnienia, co wydłuża cały proces.

Jak otrzymać zaświadczenie o numerze REGON?

Potwierdzeniem nadania numeru REGON jest zamieszczenie informacji o twojej firmie na stronie internetowej GUS, w wyszukiwarce rejestru REGON. Zgodnie z art. 43 ust. 2 ustawy o statystyce publicznej takie udostępnienie danych jest równoznaczne z potwierdzeniem dokonania wpisu. W praktyce wystarczy, że wejdziesz na stronę wyszukiwarki, wpiszesz swój REGON i wydrukujesz potwierdzenie wpisu. Taki wydruk ma moc równą papierowemu zaświadczeniu z urzędu.

Czasem jednak potrzebne jest oficjalne, papierowe zaświadczenie z pieczątką (na przykład gdy wymaga go zagraniczny kontrahent albo bank). W takiej sytuacji urząd statystyczny wyda ci zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON na twoje wyraźne żądanie. Termin ustawowy to maksymalnie 7 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku.

Zaświadczenie jest bezpłatne, jeśli dotyczy twojej własnej firmy lub jednostki lokalnej, a usługa skierowana jest do podmiotów wpisanych do rejestru REGON, czyli do osób prawnych (na przykład spółek z o.o.), jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej (na przykład stowarzyszeń zwykłych, wspólnot mieszkaniowych) oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.

Jak sprawdzić numer REGON innej firmy?

Rejestr REGON jest jawny i powszechnie dostępny, więc każdy może sprawdzić podstawowe dane dowolnego polskiego podmiotu gospodarki narodowej. Najprostszym narzędziem jest wyszukiwarka podmiotów na stronie GUS dostępna pod adresem wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl. To bezpłatne źródło informacji.

Wyszukać firmę można na kilka sposobów:

• po numerze REGON (9 lub 14 cyfr),
• po numerze NIP,
• po numerze KRS,
• po nazwie firmy lub jej fragmencie.

Po znalezieniu podmiotu zobaczysz między innymi: nazwę, adres siedziby, formę prawną, rodzaje wykonywanej działalności według PKD, datę powstania i rozpoczęcia działalności, status (aktywny, zawieszony, wykreślony) oraz numery NIP i KRS, jeśli zostały nadane. Te informacje są dostępne za darmo i bez konieczności zakładania konta.

Poszerzone, indywidualne wyciągi z rejestru REGON dla osób trzecich (czyli na przykład bazy podmiotów według branży, lokalizacji albo rodzaju działalności) są wydawane odpłatnie. Ich zamówienie składa się w urzędzie statystycznym osobiście, listownie albo przez ePUAP.

Czy REGON się zmienia?

Numer REGON jest niepowtarzalny i raz nadany nie jest wykorzystywany ponownie nawet po likwidacji podmiotu. Dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oznacza to, że ich 9-cyfrowy numer REGON pozostaje przypisany na całe życie. Jeśli przedsiębiorca zlikwiduje firmę, a po latach założy nową (taką samą lub zupełnie inną), numer REGON zostanie ten sam, a zmianie ulegną tylko dane: nazwa, adres, rodzaj działalności.

W przypadku spółek i innych podmiotów numer REGON również jest stabilny przez cały okres działalności. Może się jednak zdarzyć, że zmieni się jakaś cecha objęta wpisem (na przykład siedziba, nazwa, forma prawna lub kody PKD). Wtedy podmiot ma obowiązek złożyć wniosek o aktualizację danych w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany. W przypadku CEIDG aktualizacja idzie automatycznie z wnioskiem CEIDG-1, w przypadku KRS z odpowiednim wpisem sądowym, a w przypadku pozostałych podmiotów na formularzu RG-OP lub RG-OF.

Skreślenie z rejestru REGON następuje wówczas, gdy podmiot kończy działalność. Wniosek o skreślenie również składa się w terminie 7 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniającej wykreślenie. Sam numer REGON, mimo wykreślenia podmiotu, nie zostaje przypisany żadnej innej firmie.

Czy trzeba podawać REGON na fakturach?

Od 2009 roku zniesiono obowiązek umieszczania numeru REGON na fakturach VAT, dokumentach kierowanych do urzędów skarbowych czy do ZUS-u. Obecnie REGON nie jest już wymagany w obrocie urzędowym i większość firm posługuje się głównie numerem NIP. To istotna zmiana, o której nie wszyscy przedsiębiorcy pamiętają.

Nie znaczy to jednak, że REGON stracił sens. Numer wciąż pełni ważną funkcję informacyjną i statystyczną. Dzięki rejestrowi REGON Główny Urząd Statystyczny może na bieżąco analizować strukturę polskiej gospodarki: liczbę nowo zakładanych firm, ich formy prawne, branże, lokalizacje, dynamikę zawieszania i wznawiania działalności. To dane wykorzystywane między innymi do raportów GUS, polityki publicznej, badań naukowych i programów wsparcia dla przedsiębiorców.

Niektóre podmioty wciąż wymagają podania REGON-u. Banki przy zakładaniu rachunku firmowego, kontrahenci w umowach handlowych, instytucje przy podpisywaniu umów dotacyjnych, urzędy w niektórych wnioskach. Warto więc znać swój numer i mieć go pod ręką, mimo że na samej fakturze już go nie trzeba umieszczać.

Czym REGON różni się od NIP, PESEL i KRS?

W polskim systemie identyfikacji obywateli i firm działa kilka równoległych numerów. Każdy z nich ma trochę inną funkcję, więc warto znać różnice. Najczęściej myli się REGON z NIP-em, choć to dwa zupełnie odrębne identyfikatory.

Te numery nie zastępują się nawzajem, lecz funkcjonują równolegle. Spółka z o.o. będzie miała wszystkie cztery: REGON, NIP, KRS i pośrednio PESEL-e członków zarządu w dokumentach. Jednoosobowa działalność gospodarcza będzie miała REGON, NIP, własny PESEL właściciela, ale już nie KRS. Wspólnota mieszkaniowa będzie miała REGON i NIP, lecz nie ma ani KRS, ani odrębnego PESEL-u, bo to nie jest osoba.

Ciekawostki o numerze REGON

REGON ma za sobą długą historię i kilka mniej oczywistych szczegółów, które mogą zaskoczyć nawet doświadczonych przedsiębiorców. Oto kilka faktów wartych zapamiętania.

REGON kiedyś miał tylko 7 cyfr. W początkowej fazie działania systemu, w latach 70. i 80., numer identyfikacyjny składał się z siedmiu cyfr. Gdy system rozszerzono do dziewięciu cyfr, „starym REGON-om” dopisano na początku dwa zera, żeby ujednolicić format we wszystkich bazach danych.

Pierwsze dwie cyfry mówią o województwie. Choć formalnie REGON nie ma „znaczącego” charakteru, w praktyce dwie pierwsze cyfry to wyróżnik terytorialny przypisany do województwa, w którym podmiot został zarejestrowany. Pula numerów, które nie pasują do żadnego województwa (np. zaczynające się od 36), to tak zwana pula centralna obejmująca podmioty z całego kraju.

Numer nigdy nie wraca do obiegu. W przeciwieństwie do tablic rejestracyjnych samochodów numer REGON raz nadany nie jest już nigdy wykorzystywany ponownie. Nawet jeśli firma zostanie zlikwidowana i wykreślona z rejestru, jej REGON pozostaje „zarezerwowany” na zawsze.

Można odwołać się od decyzji. Jeśli Prezes GUS odmówi nadania numeru REGON (co zdarza się rzadko, najczęściej przy poważnych brakach formalnych), masz prawo do odwołania. Termin to 14 dni od dnia otrzymania decyzji odmownej, a odwołanie składa się do Prezesa Rady Ministrów za pośrednictwem Prezesa GUS.

REGON jest jawny i bezpłatny do sprawdzenia. Każda firma, jej nazwa, adres siedziby, forma prawna i rodzaj działalności są publicznie dostępne w wyszukiwarce GUS. To oznacza, że przed podpisaniem umowy z nieznanym kontrahentem warto zajrzeć do bazy i sprawdzić podstawowe informacje. Zajmuje to dosłownie kilka sekund.

Podstawa prawna

Najważniejsze akty prawne regulujące zasady prowadzenia rejestru REGON oraz nadawania numeru REGON to:

• Ustawa z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej, w szczególności art. 41–46 (rozdział o rejestrze REGON).
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 listopada 2015 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń (Dz.U. z 2015 r. poz. 2009 ze zmianami).
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy.
• Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (w odniesieniu do REGON-ów dla zakładów leczniczych).

Aktualne wzory formularzy RG-OP, RG-OF, RG-RD i RG-SC znajdziesz w Biuletynie Informacji Publicznej GUS pod adresem bip.stat.gov.pl/dzialalnosc-statystyki-publicznej/rejestr-regon. Wyszukiwarka rejestru REGON dostępna jest na stronie wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl, a opisy procedur dla przedsiębiorców na portalu biznes.gov.pl. To są oficjalne, aktualizowane na bieżąco źródła informacji o rejestrze REGON.