Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach – jak uzyskać?

Zaktualizowano: 8 sierpnia.2022 r.

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach dochodowych – PIT i CIT, podatku od towarów i usług -VAT lub w akcyzie bądź dokument stwierdzający stan zaległości mogą okazać się potrzebne w wielu różnych sytuacjach, choćby w momencie ubiegania się przez przedsiębiorcę o kredyt. Warto więc wiedzieć w jaki sposób można uzyskać wymagane dokumenty.

Gdzie i kiedy udać się w celu uzyskania zaświadczenia?

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach bądź dokument stwierdzający stan zaległości mogą zostać wystawione w dowolnym momencie, nie ma znaczenia czy wniosek o ich wydanie złożymy na początku czy też na koniec miesiąca, ani jaki okres roku kalendarzowego to będzie. Wniosek o wydanie zaświadczeń możemy złożyć osobiście w urzędzie skarbowym, listownie bądź bez wychodzenia z domu czyli elektronicznie.

Jeśli chcemy złożyć wniosek osobiście możemy to zrobić w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania bądź siedzibę firmy lub w jednym z centrów obsługi podatnika, które znajdują się w 51 wybranych urzędach skarbowych (na stronie https://www.gov.pl/web/kas/centra-obslugi-wykaz można sprawdzić czy w Naszym mieście znajduje się COP).

Należy przy tym pamiętać, że jeśli Nasza firma osiągnęła dochód co najmniej 5 mln euro netto rocznie ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług bądź posiadamy firmę z kapitałem zagranicznym wniosek o wydanie zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach powinniśmy złożyć do wojewódzkiego urzędu skarbowego.

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku firm, których przychód netto przekracza 50 mln euro, w takiej sytuacji miejscem złożenia wniosku jest I Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie.

Które podatki uwzględnia zaświadczenie z urzędu skarbowego?

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub zaświadczenie potwierdzające wysokość zaległych podatków dotyczy:

• podatków dochodowych czyli PIT i CIT
• podatku od towarów i usług czyli VAT
• akcyzy

Zaświadczenie wydane przez urząd skarbowy jest informacją na temat aktualnego stanu podatkowego i jest tworzone na podstawie informacji jakie posiada dany urząd bądź na podstawie dokumentacji uzyskanej z innego urzędu, dlatego też oprócz wniosku urząd nie powinien żądać od Nas innych dokumentów, chyba, że poda podstawę prawną takiego żądania.

Kto może złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach bądź zaświadczenia stwierdzającego stan należności?

Urząd Skarbowy wydaje zaświadczenia tylko i wyłącznie na podstawie prawidłowo wypełnionego wniosku złożonego przez podatnika bądź instytucję. Przedsiębiorcy zwracają się do urzędu skarbowego z wnioskiem zwykle w sytuacji gdy potrzebne jest im zaświadczenie w trakcie ubiegania się o kredyt czy też w trakcie procedur przetargowych, bądź w sytuacji gdy wymaga tego ich interes prawny.

Nie zawsze jednak składając wniosek o wydanie zaświadczenie dotyczy on prowadzonej przez Nas działalności gospodarczej, jeśli chcemy sprawdzić uczciwość przedsiębiorcy z którym prowadzimy bądź będziemy prowadzić interesy możemy poprosić urząd o wydanie odpowiedniego zaświadczenia. Trzeba jednak pamiętać, że w takiej sytuacji niezbędna jest zgoda sprawdzanego przedsiębiorcy na uzyskanie jego danych podatkowych, zgodę należy dołączyć do wniosku w formie pisemnej lub elektronicznej.

Osobami, które mogą poprosić urząd skarbowy o wydanie zaświadczenia dotyczącego danego przedsiębiorcy są również:

• wspólnicy spółki cywilnej, spółki jawnej, spółki partnerskiej, spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej
• małżonkowie nie posiadający wspólności majątkowej, członkowie rodziny a także wszystkie osoby, które z danym przedsiębiorcą łączy wspólna więź uczuciowa, fizyczna lub gospodarcza

Co ważne ustawodawca zaznacza, że w przypadku małżonków posiadających wspólność majątkową nie jest potrzebna zgoda podatnika na wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach, wystarczy wypełnienie formularza ORD-M. 

Uzyskanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub oświadczenia stwierdzającego stan zaległości- krok po kroku:

• Wybierz sposób złożenia wniosku i wypełnij go – Na samym początku wybierz najdogodniejszą dla siebie metodę załatwienia formalności. Jeśli wniosek zamierzasz złożyć osobiście niezbędne będzie jego pobranie i wydrukowanie. Wzór wniosku znajdziemy na stronie: https://www.podatki.gov.pl/zaswiadczenia/o-niezaleganiu-w-podatkach-lub-stwierdzajace-stan-zaleglosci/

Jeśli natomiast sprawę załatwiamy elektronicznie powinniśmy zalogować się na stronie e-Urzędu Skarbowego [https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy/] i wypełnić wniosek online.

Niezależnie od metody wniosek powinien być wypełniony prawidłowo i zawierać wszystkie wymagane informację. Na wniosku należy zaznaczyć czy udzielona informacja ma być tylko oświadczeniem o niezaleganiu w podatkach czy też zaświadczeniem stwierdzającym stan zaległości. To ważne ponieważ jeśli poprosimy urząd o oświadczenie o niezaleganiu w podatkach, a ten w toku prowadzonych procedur stwierdzi istnienie zaległości, złożony przez Nas wniosek zostanie odrzucony. 

• Wnieś opłatę skarbową – Koszt wydania jednego egzemplarza zaświadczenia to 21zł, z tej opłaty zostaniemy zwolnieni jeśli zaświadczenie jest niezbędne w sprawach alimentacyjnych, opieki, kurateli i przysposobienia a także ubezpieczenia społecznego.

Opłaty można dokonać osobiście w urzędzie lub przelewem na konto urzędu miasta lub gminy w którym znajduje się urząd skarbowy, do którego składamy wniosek. 

Potwierdzenie przelewu, skan, zdjęcie lub ksero dowodu wpłaty należy dołączyć do składanego wniosku.

Jeśli wniosek złożony został elektronicznie na dostarczenie dowodu wpłaty mamy 3 dni robocze, dowód wpłaty należy dostarczyć osobiście do urzędu skarbowego lub wysłać jako załącznik do pisma ogólnego przez platformę e-PUAP a w piśmie podać numer wniosku o wydanie zaświadczenia. 

• Ustal ewentualnych pełnomocników – Jeśli z różnych przyczyn nie możemy złożyć wniosku sami i ustanawiamy w tym celu pełnomocnika należy zadbać o przedstawienie stosownych dokumentów. Pełnomocnictwo może być ogólne PPO-1 lub szczególne PPS-1. 

Opłata skarbowa za pełnomocnictwo szczególne wynosi 17 zł, z opłaty zostaniemy zwolnieni gdy pełnomocnictwo udzielane jest mężowi, żonie, rodzicom, dzieciom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu. Należność uiszczamy na konto urzędu miasta lub gminy, właściwych dla siedziby urzędu skarbowego do którego składamy dokumenty. 

Zupełnie inaczej ma się kwestia złożenia pełnomocnictwa ogólnego, to osoba, która reprezentuje Nas we wszystkich sprawach podatkowych i co ważne nie musi to być adwokat czy też radca prawny. Ustanowienie pełnomocnika ogólnego jest bezpłatne, a całą sprawę załatwia się online na portalu podatkowym. Kopii pełnomocnictwa ogólnego nie trzeba dołączać do wniosku, fakt istnienia takiego dokumentu urząd sprawdzi w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych. 

Jeśli ustanowiliśmy zarówno pełnomocnika ogólnego jak i szczególnego zawsze należy podać, któremu z nich należy doręczyć dokumenty.

• Czekaj na rozpatrzenie sprawy – Po złożeniu przez Nas wniosku urząd sprawdza go pod względem merytorycznym, jeśli stwierdzi, że we wniosku są braki lub błędy poinformuje Nas o tym fakcie i przez 7 dni będzie oczekiwać na uzupełnienie informacji. Pamiętajmy, jeśli tego nie zrobimy, nie otrzymamy zaświadczenia.

Czas jaki powinien upłynąć od złożenia wniosku do wydania zaświadczenia to 7 dni, w tym czasie urzędnicy sprawdzają czy w Naszej sprawie nie toczy się postępowanie dotyczące zaległości podatkowych a jeśli tak, to jaka jest wysokość zaległości. 

W przypadku problemów z ustaleniem wysokości zaległości urząd może wydać zaświadczenie z adnotacją, że w Naszej sprawie w dalszym ciągu toczy się postępowanie podatkowe. 

Warto wiedzieć, że w przypadku sprawdzania innego przedsiębiorcy 7 dni, liczone jest od daty uzyskania zgody sprawdzanego a nie od daty złożenia wniosku przez wnioskodawcę. 

• Odbierz zaświadczenie – W zależności od preferencji wybranych na etapie składania wniosku zaświadczenie możemy odebrać osobiście w urzędzie skarbowym bądź może ono zostać doręczone online lub przesyłką pocztową. 
• Złóż zażalenie – Jeśli urząd odmówił Nam wydania zaświadczenia mamy 7 dni na złożenie odwołania od decyzji urzędu

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub zaświadczenie stwierdzające stan zaległości to dokumenty obrazujące aktualną sytuację przedsiębiorcy, należy pamiętać, że tracą one ważność w momencie zmiany sytuacji podatkowej podatnika. Ponadto jeśli posiadamy zaległości podatkowe ale urząd rozłożył je na raty bądź przesunął termin ich płatności, do dnia terminu spłaty możemy uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach.

 

Źródło informacji:

1. https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/751