Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS

Zaktualizowano: 1 kwietnia.2026 r.

Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS jest bezpłatne, a ZUS wydaje je bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 7 dni od wpływu wniosku. Jeśli stan rozliczeń nie budzi wątpliwości, dokument można dostać nawet od ręki. To jeden z tych dokumentów, które przedsiębiorca zwykle potrzebuje wtedy, gdy liczy się czas. Bank, leasingodawca, urząd, partner biznesowy albo organizator przetargu często chce mieć jasne potwierdzenie, że firma nie ma zaległości wobec ZUS. I właśnie wtedy pojawia się pytanie: jak zdobyć zaświadczenie szybko, poprawnie i bez niepotrzebnych poprawek?

Czym jest zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS?

To oficjalny dokument wydawany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, który potwierdza, że na dzień wydania zaświadczenia płatnik składek nie ma zadłużenia z tytułu składek. ZUS sprawdza stan rozliczeń na podstawie dokumentów rozliczeniowych i wpłat zapisanych na koncie płatnika. Jeśli na koncie widnieje zadłużenie, nawet niewielkie, zaświadczenie nie zostanie wydane.

W praktyce dokument potwierdza brak zaległości m.in. w składkach na:

• ubezpieczenia społeczne,
• ubezpieczenie zdrowotne,
• Fundusz Pracy,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• Fundusz Emerytur Pomostowych.

Kto może złożyć wniosek?

Wniosek dotyczy płatnika składek. Może go złożyć sam przedsiębiorca albo jego pełnomocnik. Jeżeli działa pełnomocnik, do wniosku trzeba dołączyć oryginał pełnomocnictwa albo urzędowo poświadczony odpis. ZUS wskazuje też możliwość skorzystania z formularza PEL.

Kiedy warto wyrobić zaświadczenie?

Najczęściej wtedy, gdy trzeba szybko potwierdzić wiarygodność firmy. ZUS wprost wskazuje, że przedsiębiorcy korzystają z tego dokumentu m.in. przy ubieganiu się o kredyt lub przy starcie w przetargach publicznych.

W praktyce zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS bywa potrzebne także przy:

• leasingu,
• dotacjach i programach wsparcia,
• współpracy z większym kontrahentem,
• formalnościach urzędowych,
• weryfikacji sytuacji firmy przed podpisaniem ważnej umowy.

Jak złożyć wniosek o zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS?

Najwygodniej przez internet. ZUS podaje, że wniosek można:

• wysłać przez portal eZUS,
• wysłać pocztą do placówki,
• złożyć osobiście w placówce ZUS,
• złożyć ustnie do protokołu podczas rozmowy z pracownikiem.

ZUS wskazuje również formularz RWN, czyli „Wniosek płatnika składek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek”. Formularz ten zastąpił wcześniejszy druk ZUS-EWN.

Jakie dane trzeba podać we wniosku?

Przy składaniu wniosku online przez Biznes.gov.pl część danych może być już uzupełniona automatycznie. ZUS wskazuje, że trzeba dopisać m.in. cel uzyskania zaświadczenia, liczbę egzemplarzy oraz miejscowość, z której składany jest wniosek.

Przy składaniu papierowym ZUS wymaga wniosku, a w niektórych sytuacjach także:

• dokumentu tożsamości,
• upoważnienia, jeśli ktoś działa w imieniu płatnika,
• dowodów wpłat składek do ZUS, jeżeli wpłaty były dokonane w ciągu 7 dni przed złożeniem wniosku.

To ważny szczegół. Jeśli składka została właśnie opłacona, system może jeszcze jej nie uwzględniać. Wtedy potwierdzenie wpłaty może ułatwić sprawę.

Ile kosztuje zaświadczenie o niezaleganiu w ZUS?

0 zł. Usługa wydania zaświadczenia jest bezpłatna.

To dobra wiadomość zwłaszcza dla firm, które muszą pobierać taki dokument cyklicznie, na przykład do finansowania, zamówień publicznych albo bieżącej współpracy z instytucjami.

Ile czeka się na zaświadczenie z ZUS?

ZUS wydaje zaświadczenie nie później niż w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli sprawa jest jasna i rozliczenia nie budzą wątpliwości, dokument może zostać wydany od razu, zwłaszcza w placówce.

Dla przedsiębiorcy oznacza to jedno: jeśli konto w ZUS jest uporządkowane, sprawę da się zamknąć naprawdę szybko.

W jakiej formie można odebrać dokument?

Zaświadczenie można odebrać:

• w formie papierowej,
• elektronicznie przez PUE/eZUS,
• także przez konto w serwisie Biznes.gov.pl, jeśli tam został złożony wniosek.

ZUS informuje również, że dokument może zostać wydany w postaci elektronicznej w formacie XML, opatrzonej kwalifikowanym podpisem osoby uprawnionej do jego wydania.

Kiedy ZUS odmówi wydania zaświadczenia?

Odmowa pojawi się wtedy, gdy na koncie płatnika występuje zadłużenie. ZUS wprost zaznacza, że nie wyda zaświadczenia o niezaleganiu, jeśli na koncie będzie zadłużenie, nawet minimalne. W takiej sytuacji zamiast zaświadczenia wydawana jest decyzja odmowna.

To właśnie dlatego przed złożeniem wniosku warto upewnić się, że:

• wszystkie deklaracje zostały prawidłowo przekazane,
• wszystkie składki są rozliczone,
• nie ma świeżych wpłat, które jeszcze nie zostały zaksięgowane.

Czy można odwołać się od odmowy?

Tak. Jeśli ZUS odmówi wydania zaświadczenia o niezaleganiu, wydaje decyzję, od której można odwołać się do sądu. ZUS wskazuje, że chodzi o sąd właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.

Jak przyspieszyć uzyskanie zaświadczenia?

Najprostsza odpowiedź brzmi: zadbać o porządek na koncie płatnika jeszcze przed złożeniem wniosku. W praktyce najlepiej:

1. sprawdzić, czy nie ma zaległości,
2. upewnić się, że wszystkie dokumenty rozliczeniowe są poprawne,
3. zachować potwierdzenia ostatnich wpłat,
4. wybrać kanał elektroniczny, jeśli zależy Ci na czasie.

To właśnie te drobiazgi najczęściej decydują o tym, czy dokument zostanie wydany od ręki, czy sprawa się wydłuży.

 

Źródło informacji:

1. https://www.zus.pl/firmy/rozliczenia-z-zus/opis-spraw/-/publisher/details/1/jak-uzyskac-zaswiadczenie-o-niezaleganiu-w-oplacaniu-skladek/113702