Jak wypełnić ZUS RCA?

Raport ZUS RCA to miejsce, w którym ZUS dowiaduje się, ile konkretnie odłożono na konto emerytalne każdej zatrudnionej osoby. Deklaracja DRA mówi tylko, ile firma zapłaciła łącznie. Jeśli w RCA podstawa jest zaniżona albo składka trafiła pod niewłaściwy kod tytułu, pracownik zobaczy to dopiero w informacji o stanie konta albo przy ustalaniu zasiłku. Najwięcej problemów sprawiają zleceniobiorcy: zbieg tytułów, miesiące bez wypłaty, dobrowolne chorobowe. Od 1 maja 2026 r. obowiązuje nowy wzór raportu. Poniżej rozpisuję go pole po polu, z przykładem wyliczonym na stawkach z 2026 r. i z wyjaśnieniem, kiedy składa się raport zerowy.

Kiedy i za kogo składa się raport ZUS RCA?

ZUS RCA, czyli imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach, sporządza płatnik za każdą osobę, za którą rozlicza składki. Dotyczy to pracowników, zleceniobiorców, osób współpracujących, członków rad nadzorczych objętych ubezpieczeniem, a także samego przedsiębiorcy, jeżeli poza sobą zgłasza do ubezpieczeń choćby jedną osobę. Raporty są zawsze załącznikami do deklaracji DRA, składa się je razem z nią i w tym samym terminie: do 20. dnia następnego miesiąca dla przedsiębiorców i spółek osobowych, do 15. dla płatników z osobowością prawną.

Przedsiębiorca opłacający składki tylko za siebie RCA nie składa. Swoje dane podaje w blokach X–XII deklaracji DRA. Gdy zatrudni pracownika albo zleceniobiorcę, dane o sobie przenosi do własnego raportu RCA, a DRA staje się sumą wszystkich raportów.

Raport składa się za każdy miesiąc, w którym osoba podlegała ubezpieczeniom z danego tytułu, także za miesiąc, w którym tytuł ustał. Tu pojawia się pojęcie zerowego raportu. Jeżeli zleceniobiorca był zgłoszony do ubezpieczeń, ale w danym miesiącu nie wypłacono mu żadnego wynagrodzenia, bo pracował na godziny i nie przepracował żadnej albo wynagrodzenie płacone jest z dołu, płatnik składa za niego RCA z zerowymi podstawami i zerowymi składkami. Podobnie za nowego pracownika w pierwszym miesiącu, jeśli firma wypłaca pensje do 10. dnia następnego miesiąca: przychodu w danym miesiącu nie było, więc raport jest zerowy, a wynagrodzenie rozlicza się w raporcie za miesiąc wypłaty.

Zerowego raportu nie składa się za osobę, która w ogóle nie podlega ubezpieczeniom, na przykład za zleceniobiorcę będącego studentem przed 26. urodzinami.

RCA, RSA czy RPA: który raport do której sytuacji?

Imiennych raportów jest kilka i część płatników myli ich zastosowanie. Zasada jest prosta: RCA rozlicza pieniądze, od których należą się składki, RSA opisuje zasiłki i przerwy, RPA dotyczy wyjątków.

Jeżeli pracownik w danym miesiącu pracował i chorował, płatnik składa za niego dwa raporty: RCA z wynagrodzeniem za przepracowane dni i składką zdrowotną od wynagrodzenia chorobowego oraz RSA z okresem choroby i kodem świadczenia.

Bloki I–III.A: identyfikator raportu i dane osoby ubezpieczonej

Pierwsza część raportu to identyfikacja. Błąd w tym miejscu powoduje, że składki trafiają na nie to konto albo nie trafiają nigdzie.

W bloku I jest tylko jedno pole: identyfikator raportu w układzie numer, miesiąc, rok. Raport musi mieć ten sam identyfikator co deklaracja DRA, do której jest dołączony. Pierwotny komplet za wrzesień 2026 r. oznaczasz 01 09 2026, korekty numerami od 02 do 39.

Blok II to dane płatnika, identyczne jak w DRA: NIP, REGON, a przy osobie fizycznej PESEL, dokument tożsamości, nazwisko, imię i data urodzenia.

Blok III.A identyfikuje ubezpieczonego. W polu 01 wpisujesz nazwisko, w polu 02 imię pierwsze. W polu 03 typ identyfikatora: P dla numeru PESEL, 1 dla dowodu osobistego, 2 dla paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela UE. W polu 04 sam identyfikator. Jeśli osoba ma PESEL, zawsze podajesz PESEL, nawet jeśli w zgłoszeniu ZUA wpisałeś także dowód. Przy cudzoziemcu, który dostał PESEL w trakcie zatrudnienia, od miesiąca nadania numeru przechodzisz na typ P, a wcześniej trzeba było złożyć ZUS ZIUA z nowym numerem.

Blok III.B: podstawy wymiaru i składki na ubezpieczenia społeczne

To serce raportu. Blok zaczyna się od trzech pól opisowych, a potem przechodzi w tabelę podstaw i kwot z podziałem na źródła finansowania.

W polu 01 wpisujesz sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia dokładnie taki, jak w zgłoszeniu ZUA lub ZZA. Pole 02 wypełniasz tylko wtedy, gdy przychody ubezpieczonego przekroczyły w roku kalendarzowym roczny limit podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowych, w 2026 r. 282 600 zł: wpisujesz 1, jeśli informację przekazał ubezpieczony, 2 jeśli ustalił to płatnik, 3 jeśli ZUS. Pole 03 to wymiar czasu pracy, wypełniany wyłącznie za pracowników, w postaci ułamka, na przykład 1/1 dla pełnego etatu, 1/2 dla połowy, 3/4 dla trzech czwartych.

Następnie w polu 04 wpisujesz podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowych, w polu 05 chorobowej, w polu 06 wypadkowej. Pola 07–10 to składki finansowane przez ubezpieczonego (kolejno emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa), 11–14 przez płatnika, 15–18 przez budżet państwa, 19–22 przez PFRON (zacienione, dotyczą okresów sprzed 2008 r.), 23–26 przez Fundusz Kościelny. Pole 29 to łączna kwota składek społecznych z pól 07–26.

Przykład: pracownik na pełnym etacie z wynagrodzeniem 6000 zł brutto we wrześniu 2026 r., bez przekroczenia limitu, u płatnika ze stopą wypadkową 1,67%.

Składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy (2,45%, tu 147 zł) oraz na FGŚP (0,10%, tu 6 zł) nie trafiają do raportu RCA. Wykazuje się je wyłącznie w deklaracji DRA, bo nie są zapisywane na koncie ubezpieczonego.

Pole 17 w części budżetowej ma przypis: wypełnia się je tylko przy korzystaniu ze zwolnienia z opłacania składek na podstawie art. 17a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, czyli przy wakacjach składkowych przedsiębiorcy. W takim miesiącu przedsiębiorca rozliczający się w RCA wykazuje swoje składki w polach budżetu państwa, z kodem tytułu 05 14, 05 74 lub 05 94.

Jak ustalić podstawę dla zleceniobiorcy i przy zbiegu tytułów?

Przy pracowniku podstawa to po prostu przychód ze stosunku pracy. Przy zleceniobiorcy trzeba najpierw ustalić, czy w ogóle podlega składkom społecznym, i od tego zależy, które pola raportu wypełnisz.

Zleceniobiorca bez innego tytułu podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu, a chorobowemu dobrowolnie. Podstawą jest przychód wypłacony w danym miesiącu. Jeśli nie przystąpił do chorobowego, pole 05 i pole 09 zostają z zerami. Jeśli przystąpił, podstawa chorobowa nie może przekroczyć 250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, co w 2026 r. daje 23 550 zł miesięcznie. Ten limit dotyczy dobrowolnego chorobowego i rzadko jest osiągany, ale w programach płacowych warto mieć go ustawionego.

Zleceniobiorca, który jednocześnie ma etat u innego pracodawcy z wynagrodzeniem co najmniej minimalnym, czyli w 2026 r. co najmniej 4806 zł brutto, podlega z tytułu zlecenia tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Jest zgłoszony na ZZA, w RCA wykazujesz go z kodem 04 11, z zerami w bloku III.B i pełną składką zdrowotną w bloku III.C. Jeśli etat daje mniej niż minimalne wynagrodzenie, zlecenie jest obowiązkowo oskładkowane w całości.

Szczególny przypadek to zlecenie zawarte z własnym pracodawcą albo wykonywane na jego rzecz przez pracownika, choć formalnie z inną firmą. Przepisy traktują taką osobę jak pracownika. Przychód ze zlecenia dodaje się do wynagrodzenia z etatu i wykazuje w jednym raporcie RCA z kodem 01 10, łącznie ze składką chorobową, która w tej sytuacji jest obowiązkowa. Wykazanie zlecenia w osobnym raporcie z kodem 04 11 to częsty błąd, prowadzący do zaniżenia składki chorobowej.

Ta sama reguła obejmuje umowę o dzieło zawartą z własnym pracownikiem. Normalnie dzieło nie podlega składkom i trafia do ZUS tylko jako informacja na formularzu RUD, ale gdy wykonawcą jest pracownik zamawiającego albo dzieło wykonuje na rzecz swojego pracodawcy, wynagrodzenie z tej umowy dolicza się do przychodu z etatu. W RCA pojawia się wtedy jedna, wyższa podstawa z kodem 01 10, a nie osobny raport. Kadry, które rozliczają takie umowy w oddzielnym module, powinny sprawdzić, czy program łączy przychody przed wygenerowaniem raportu.

Przy limicie trzydziestokrotności (282 600 zł w 2026 r.) po jego przekroczeniu w kolejnych miesiącach wpisujesz w polu 04 podstawę zerową, a składki emerytalne i rentowe przestają być naliczane. Chorobowe, wypadkowe i zdrowotna liczą się dalej od pełnego przychodu. W miesiącu przekroczenia podstawa w polu 04 obejmuje tylko kwotę do wysokości limitu.

Blok III.C: jak policzyć składkę zdrowotną pracownika i zleceniobiorcy?

Składka zdrowotna ubezpieczonego to 9% podstawy, a podstawą jest przychód pomniejszony o składki społeczne finansowane przez ubezpieczonego. Od 2022 r. nie odlicza się jej od podatku, więc nie ma już też mechanizmu obniżania składki do wysokości zaliczki na PIT u pracowników.

W polu 01 wpisujesz podstawę, w polu 04 kwotę składki finansowaną przez ubezpieczonego. Pole 02 służy składkom finansowanym przez płatnika, co dotyczy wąskich grup, na przykład niektórych osób, za które składkę finansuje płatnik z mocy przepisów szczególnych. Pole 03 to składka finansowana z budżetu państwa bezpośrednio do ZUS, pole 05 przez Fundusz Kościelny.

U pracownika z przykładu podstawa zdrowotnej to 6000 zł minus 822,60 zł, czyli 5177,40 zł, a składka 465,97 zł. U zleceniobiorcy, który podlega obowiązkowo emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu, ale nie chorobowemu, od przychodu odejmuje się 9,76% i 1,5%, czyli 11,26%. U zleceniobiorcy objętego tylko zdrowotnym, bo ma etat gdzie indziej, podstawą jest cały przychód ze zlecenia, bez żadnych potrąceń, bo składek społecznych od tej umowy nie ma. Kosztów uzyskania przychodu też się nie odejmuje. To różnica, którą warto sprawdzić w programie płacowym, jeśli masz zleceniobiorców z etatem u innego pracodawcy.

Składki zdrowotnej pracownika i zleceniobiorcy nie ogranicza żadna minimalna kwota, inaczej niż u przedsiębiorcy. Jeżeli pracownik zachorował i dostał wynagrodzenie chorobowe, od tego świadczenia składek społecznych się nie płaci, ale zdrowotna jest należna. Wynagrodzenie chorobowe wlicza się więc do podstawy w polu III.C.01, a sam okres choroby opisuje się w raporcie RSA.

Bloki III.E i III.F: gdy przedsiębiorca rozlicza w RCA samego siebie

Właściciel firmy, który zatrudnia ludzi, sporządza RCA także za siebie. Oprócz bloku III.B z własnymi składkami społecznymi wypełnia bloki opisujące formę opodatkowania i składkę zdrowotną. Ich budowa jest taka sama jak bloków XI i XII w deklaracji DRA.

Blok III.E dotyczy bieżącego miesiąca. Na skali zaznaczasz pole 01 i podajesz dochód z miesiąca poprzedzającego (pole 02), podstawę (03) i składkę (04). Na podatku liniowym robisz to samo w polach 05–08, na karcie podatkowej w polach 09–11, na ryczałcie w polach 12–17, gdzie w polu 13 wpisujesz sumę przychodów od początku roku. W 2026 r. minimalna składka na skali i liniowym wynosi 432,54 zł, a na ryczałcie 498,35 zł, 830,58 zł albo 1495,04 zł zależnie od progu przychodów.

Blok III.F to roczne rozliczenie składki zdrowotnej, wypełniane w raporcie za kwiecień. Nowością wzoru z 2026 r. są kratki w polach 06 (skala) i 15 (liniowy). Zaznaczasz je, jeśli roczną podstawę składki ustaliłeś z uwzględnieniem przychodów i kosztów ze sprzedaży środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych. Od 2025 r. taka sprzedaż co do zasady nie wpływa na podstawę zdrowotnej, ale można ją dobrowolnie uwzględnić, na przykład gdy przyniosła stratę.

Te same bloki wypełnia się za osobę współpracującą oraz za wspólnika spółki cywilnej, jawnej czy partnerskiej, jeśli płatnik rozlicza ich w swoich raportach. Przy wspólnikach spółek dochód bierze się z udziału w dochodzie spółki.

PPK, pracowniczy program emerytalny i pola, które łatwo przeoczyć

Na dole bloku III.B są dwa pola, które nie zmieniają kwoty składek, ale ZUS ich wymaga, i dlatego w wielu firmach pojawiają się w korektach.

Pole 27 to kwota obniżenia podstawy wymiaru składek społecznych z tytułu opłacania składki w ramach pracowniczego programu emerytalnego. Składka podstawowa pracodawcy do PPE nie wchodzi do podstawy wymiaru, więc płatnik wykazuje tu kwotę, o którą podstawa została obniżona.

Pole 28 to kwota wpłaty do pracowniczego planu kapitałowego finansowanej przez płatnika. Wpłata pracodawcy do PPK, podstawowa 1,5% i ewentualnie dodatkowa, nie jest oskładkowana, ale jest przychodem pracownika w PIT. ZUS zbiera tę informację w RCA osobno. Wpłaty samego pracownika do PPK się tu nie wpisuje.

Blok III.D, dotyczący zasiłku rodzinnego, wychowawczego i pielęgnacyjnego wypłacanego z budżetu państwa, jest zacieniony i wypełnia się go wyłącznie przy korektach dokumentów za okresy do 31 sierpnia 2005 r. W bieżących raportach zostaje pusty.

Jak skorygować raport ZUS RCA?

Korektę RCA zawsze składa się razem z korektą deklaracji DRA, z tym samym numerem identyfikatora, na przykład 02 09 2026 dla pierwszej korekty za wrzesień. Nie da się wysłać samego raportu korygującego.

Raport korygujący sporządza się tylko za osobę, której dotyczy błąd, ale zawiera on komplet poprawnych danych tej osoby z danym kodem tytułu, a nie samą różnicę. Deklaracja DRA w korekcie zawiera natomiast sumy za wszystkich ubezpieczonych, także tych, których raporty były prawidłowe.

Jeśli błąd dotyczy kodu tytułu ubezpieczenia, na przykład wykazałeś emeryta z kodem 01 10 0 0 zamiast 01 10 1 0, korekta składa się z dwóch raportów za tę osobę: jednego z błędnym kodem i wyzerowanymi podstawami oraz składkami, drugiego z poprawnym kodem i właściwymi kwotami. Wcześniej trzeba jeszcze poprawić zgłoszenie, wyrejestrowując osobę z błędnego kodu na ZWUA i zgłaszając z właściwym na ZUA.

Najczęstsze powody korekt RCA, które widuję w biurach rachunkowych:

Zlecenie z własnym pracodawcą wykazane osobno z kodem 04 11. Podstawa zdrowotnej zleceniobiorcy z etatem obniżona o składki, których nie ma. Brak zerowego raportu za zleceniobiorcę w miesiącu bez wypłaty. Nieuwzględnione wynagrodzenie chorobowe w podstawie zdrowotnej. Wreszcie pominięte pole 28 z wpłatą pracodawcy do PPK, które ZUS wychwytuje przy porównaniu z danymi PPK.

Po korekcie, która zwiększa składki, ZUS naliczy odsetki za zwłokę od pierwotnego terminu płatności. Korekta zmniejszająca składki tworzy nadpłatę, którą ZUS zalicza na poczet bieżących należności, chyba że płatnik złoży wniosek o zwrot.

Podsumowanie

Na koniec warto zebrać reguły, które decydują o poprawności raportu. RCA sporządzasz za każdą osobę zgłoszoną do ubezpieczeń i za każdy miesiąc podlegania, łącznie z miesiącami bez wypłaty, kiedy raport jest zerowy. Kod tytułu musi być identyczny ze zgłoszeniem, identyfikator raportu identyczny z deklaracją DRA, a podstawa składek obejmuje przychód wypłacony w danym miesiącu.

Największe pułapki leżą przy zleceniobiorcach. Trzeba sprawdzić, czy mają inny tytuł do ubezpieczeń i czy daje on co najmniej minimalne wynagrodzenie, czy zlecenie nie jest wykonywane na rzecz własnego pracodawcy i czy przystąpili do chorobowego. Od tych trzech informacji zależy, czy wypełniasz cały blok III.B, czy tylko zdrowotną w III.C.

Przedsiębiorca zatrudniający ludzi powinien pamiętać, że jego własne dane przechodzą z DRA do RCA, a roczne rozliczenie zdrowotnej robi się w raporcie za kwiecień, na nowym wzorze z polami o sprzedaży środków trwałych. Przy nietypowych tytułach, takich jak członkowie zarządu, wspólnicy czy pracownicy delegowani za granicę, warto przed wysyłką sprawdzić kody i podstawy z kadrowym lub księgowym.

Najczęściej zadawane pytania

Zebrałem tu krótkie odpowiedzi na pytania, które najczęściej wracają przy sporządzaniu imiennych raportów. Dotyczą głównie terminów wypłat, premii i szczególnych grup ubezpieczonych.

W którym raporcie wykazać wynagrodzenie za wrzesień wypłacone 10 października?

W raporcie za październik, bo składki od przychodów pracowniczych rozlicza się według miesiąca wypłaty lub postawienia wynagrodzenia do dyspozycji. Raport za wrzesień za taką osobę może być wtedy zerowy, jeśli we wrześniu nie wypłacono jej żadnego przychodu.

Czy premię kwartalną wlicza się do podstawy w RCA za miesiąc wypłaty?

Tak. Premia jest przychodem ze stosunku pracy i podlega składkom w miesiącu, w którym ją wypłacono lub postawiono do dyspozycji pracownika. Wykazuje się ją w RCA za ten miesiąc razem z bieżącym wynagrodzeniem.

Czy trzeba składać RCA za pracownika, który cały miesiąc był na zwolnieniu lekarskim?

To zależy, kto wypłacał świadczenie. Jeśli pracodawca wypłacał wynagrodzenie chorobowe, składa RCA z zerowymi składkami społecznymi i składką zdrowotną od tego wynagrodzenia oraz RSA z kodem 331. Jeśli zasiłek wypłacał ZUS, a pracownik nie miał w tym miesiącu innego przychodu, wystarcza raport RSA z kodem 313, bo składkę zdrowotną od zasiłku rozlicza ZUS.

Czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop wykazuje się w RCA po wyrejestrowaniu pracownika?

Tak. Ekwiwalent wypłacony po ustaniu zatrudnienia jest przychodem ze stosunku pracy i podlega składkom. Wykazuje się go w RCA za miesiąc wypłaty, z kodem tytułu, z którym pracownik był zgłoszony, mimo że formalnie został już wyrejestrowany.

Czy przedsiębiorca na preferencyjnym ZUS z jednym pracownikiem składa RCA za siebie?

Tak. Gdy przedsiębiorca rozlicza składki za choćby jedną inną osobę, dane o sobie wykazuje w osobnym raporcie RCA z kodem 05 70, a nie w bloku X deklaracji DRA. W raporcie wypełnia też bloki dotyczące formy opodatkowania i składki zdrowotnej.

Czy obcokrajowca bez numeru PESEL można wykazać w RCA?

Tak. W polu III.A.03 wpisujesz typ identyfikatora 1 dla dowodu osobistego albo 2 dla paszportu, a w polu 04 jego serię i numer, zgodnie ze zgłoszeniem ZUA. Po nadaniu numeru PESEL składasz ZUS ZIUA i w kolejnych raportach używasz już typu P.