Odpowiedzialność członka zarządu za składki ZUS spółki

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nazywa się tak nie bez powodu, ale ograniczenie odpowiedzialności działa tylko do momentu, w którym egzekucja z jej majątku okaże się bezskuteczna. Wtedy ZUS może wydać decyzję przenoszącą zaległości składkowe na członków zarządu, a ta decyzja obejmuje cały ich prywatny majątek: mieszkanie, oszczędności, samochód, wynagrodzenie z innej pracy. Najbardziej zaskakujące w tych sprawach jest to, że osoba, która zrezygnowała z funkcji pięć lat temu i od tego czasu nie miała ze spółką nic wspólnego, dostaje decyzję na kilkaset tysięcy złotych. Od 2025 roku sytuacja zmieniła się na korzyść zarządów, choć nie tak, jak wielu oczekiwało: Trybunał Sprawiedliwości UE nie zniósł tej odpowiedzialności, ale wywrócił sposób, w jaki polskie organy prowadziły te postępowania.

Skąd bierze się odpowiedzialność za cudze składki?

Konstrukcja jest dwustopniowa i dlatego bywa myląca. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie zawiera własnych przepisów o odpowiedzialności zarządu. Art. 31 tej ustawy odsyła do Ordynacji podatkowej w zakresie odpowiedzialności osób trzecich, a tam znajduje się art. 116.

Zgodnie z tym przepisem członkowie zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji, prostej spółki akcyjnej, spółki akcyjnej i spółki akcyjnej w organizacji odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem za zaległości podatkowe spółki, jeżeli egzekucja z majątku spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna.

Dwa przymiotniki opisują charakter tej odpowiedzialności i oba mają praktyczne znaczenie. Solidarna oznacza, że ZUS może żądać całości od jednej osoby, a nie po jednej trzeciej od trzech członków zarządu. Wybór należy do organu. Osoba, która zapłaci całość, może dochodzić zwrotu od pozostałych, ale to już jej problem i jej proces cywilny. Subsydiarna oznacza, że odpowiedzialność aktualizuje się dopiero po wyczerpaniu majątku spółki, a nie równolegle.

Zakres jest szerszy, niż wynikałoby z samego pojęcia „składki”. Odpowiedzialność obejmuje zaległość główną, odsetki za zwłokę, koszty postępowania egzekucyjnego oraz niepobrane i pobrane, ale niewpłacone kwoty przez płatnika. Przy zaległościach z kilku lat odsetki potrafią stanowić jedną trzecią całej sumy.

Kluczowy jest mechanizm proceduralny, o którym warto wiedzieć wcześniej niż w chwili otrzymania pisma. Odpowiedzialność osoby trzeciej wymaga wydania decyzji administracyjnej przez ZUS. Organ nie może prowadzić egzekucji z majątku członka zarządu, dopóki takiej decyzji nie wyda i nie stanie się ona ostateczna. Wydanie decyzji jest przy tym obligatoryjne: ZUS nie ma uznaniowości i nie może odstąpić od jej wydania, jeśli przesłanki są spełnione.

Jakie przesłanki musi wykazać ZUS?

Ciężar dowodu jest podzielony i to podział asymetryczny, niekorzystny dla członka zarządu.

Organ musi wykazać dwie rzeczy. Po pierwsze, że osoba pełniła obowiązki członka zarządu w czasie, gdy upływał termin płatności zaległości. Nie chodzi o moment powstania problemów finansowych ani o okres, w którym ktoś faktycznie zarządzał, tylko o datę wymagalności konkretnej składki. Po drugie, że egzekucja z majątku spółki okazała się bezskuteczna w całości lub w części.

Wszystko pozostałe musi udowodnić członek zarządu. To on wykazuje przesłanki egzoneracyjne, czyli okoliczności wyłączające odpowiedzialność. Jeśli ich nie wykaże, decyzja zostanie wydana.

Pierwsza przesłanka, dotycząca pełnienia funkcji, jest interpretowana formalnie i to jest źródłem wielu rozczarowań. Liczy się wpis do KRS i uchwała o powołaniu, a nie faktyczne wykonywanie obowiązków. Osoba powołana do zarządu, która nigdy nie zajmowała się finansami spółki, bo dzieliła kompetencje z innym członkiem zarządu, odpowiada na tych samych zasadach. Wewnętrzny podział obowiązków nie ma skutku wobec ZUS.

Podobnie z rezygnacją. Data ustania funkcji liczy się od skutecznego złożenia rezygnacji właściwemu organowi, a nie od wykreślenia z KRS, ale ciężar wykazania tej daty spoczywa na członku zarządu. Rezygnacja złożona ustnie na spotkaniu, bez dokumentu i bez potwierdzenia doręczenia, jest w takim postępowaniu bezwartościowa. To jedna z tych rzeczy, które kosztują najwięcej, a których uniknięcie kosztuje jeden list polecony.

Co oznacza bezskuteczność egzekucji?

To pojęcie budzi więcej sporów, niż sugeruje jego prostota, bo od jego wykazania zależy, czy w ogóle wolno wszcząć postępowanie wobec zarządu.

Bezskuteczność nie wymaga formalnego umorzenia postępowania egzekucyjnego wobec spółki, choć postanowienie o umorzeniu z powodu bezskuteczności jest dowodem najmocniejszym. Wystarczy wykazanie, że majątek spółki nie pozwala na zaspokojenie należności. Organ może się przy tym opierać na informacjach z rejestrów, wykazach majątku, bilansie, danych z systemu bankowego.

Istotne jest sformułowanie „w całości lub w części”. Jeśli egzekucja przyniosła częściowe zaspokojenie, odpowiedzialność zarządu obejmuje pozostałą część. Nie trzeba więc, żeby spółka była całkowicie pusta.

Z drugiej strony bezskuteczność musi być realna i aktualna. Organ, który nie podjął żadnych czynności egzekucyjnych wobec spółki albo ograniczył się do jednego zapytania do banku, nie wykazał przesłanki należycie. To jedna z linii obrony, która bywa skuteczna, zwłaszcza gdy spółka ma majątek trudniejszy do zlokalizowania, na przykład wierzytelności wobec kontrahentów albo prawa majątkowe.

Kiedy jest właściwy czas na wniosek o upadłość?

To najważniejsza i najczęściej podnoszona przesłanka uwalniająca, a jednocześnie ta, przy której najłatwiej się pomylić o kilka tygodni.

Członek zarządu nie odpowiada, jeżeli wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości, albo że w tym czasie otwarto postępowanie restrukturyzacyjne, albo zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu. Alternatywnie: że niezgłoszenie wniosku nastąpiło bez jego winy.

Właściwy czas określa Prawo upadłościowe: wniosek należy zgłosić w terminie 30 dni od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości. Podstawa powstaje przy niewypłacalności, czyli gdy spółka utraciła zdolność do wykonywania wymagalnych zobowiązań pieniężnych. Domniemywa się, że taka utrata nastąpiła, jeżeli opóźnienie w wykonywaniu zobowiązań przekracza trzy miesiące. Osobną podstawą jest sytuacja, w której zobowiązania przekraczają wartość majątku spółki przez okres dłuższy niż 24 miesiące.

Praktyczny wniosek jest dość brutalny: moment, w którym spółka przestaje płacić składki, to zwykle moment, w którym zaczyna biec termin na złożenie wniosku o upadłość. Zarząd, który przez rok próbuje ratować firmę, licząc na kontrakt, który wszystko naprawi, traci przesłankę egzoneracyjną w pierwszych miesiącach tej walki.

Przesłanka braku winy jest węższa, niż sugeruje potoczne rozumienie tego słowa. Nie chodzi o subiektywne przekonanie, że sytuacja się poprawi. Sądy przyjmowały brak winy w sytuacjach takich jak ciężka choroba uniemożliwiająca działanie, faktyczne odsunięcie od zarządzania spółką przez pozostałych członków zarządu przy jednoczesnym braku dostępu do dokumentacji, czy objęcie funkcji w okresie, w którym termin na złożenie wniosku już upłynął.

Przesłanka wskazania mienia bywa niedoceniana, a w niektórych sprawach jest najskuteczniejsza. Wymaga jednak wskazania mienia, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości w znacznej części, a więc nie wystarczy wymienienie kilku komputerów. Praktycznie działa przy nieruchomościach, wierzytelnościach o dużej wartości albo udziałach w innych podmiotach.

Co zmieniły wyroki TSUE z 2025 roku?

Rok 2025 był w tej sprawie przełomowy i skutki są odczuwalne w postępowaniach prowadzonych w 2026 roku.

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wydał dwa orzeczenia: wyrok z 27 lutego 2025 r. w sprawie C-277/24 (Adjak) oraz wyrok z 30 kwietnia 2025 r. w sprawie C-278/24 (Genzyński). Oba dotyczyły zgodności polskiej konstrukcji odpowiedzialności z prawem unijnym.

Trybunał nie zakwestionował samej zasady. Stwierdził, że prawo unijne nie stoi na przeszkodzie takiemu ukształtowaniu odpowiedzialności, jakie przewiduje art. 116 Ordynacji podatkowej, ale pod warunkiem, że przepis jest wykładany zgodnie z zasadami proporcjonalności, pewności prawa, poszanowania prawa własności i równego traktowania.

Praktyczne konsekwencje są dwie i obie wzmacniają pozycję członka zarządu.

Pierwsza wynika ze sprawy Adjak. Członek zarządu musi mieć realną możliwość kwestionowania istnienia i wysokości zaległości orzeczonej wcześniej wobec spółki, mimo że nie był stroną tamtego postępowania. Oznacza to też prawo dostępu do materiału z postępowania prowadzonego wobec spółki, w zakresie niezbędnym do obrony. Wcześniejsza praktyka polegała na przeniesieniu ustaleń z decyzji wobec spółki wprost na członka zarządu, bez możliwości ich podważenia. Ta praktyka jest już nie do obrony.

Druga wynika ze sprawy Genzyński i dotyczy winy. Art. 116 jest zgodny z zasadą proporcjonalności, o ile nie przypisuje się winy osobie, która wykaże, że zachowując należytą staranność przy prowadzeniu spraw spółki, nie złożyła wniosku o upadłość z przyczyn od niej niezależnych. To rozszerza rozumienie przesłanki braku winy poza dotychczasową, dość restrykcyjną praktykę.

29 sierpnia 2025 r. Minister Finansów i Gospodarki wydał interpretację ogólną precyzującą wpływ tych wyroków na wykładnię art. 116. Wskazano w niej między innymi, że ustalenia zawarte w decyzji wydanej wobec spółki nie mogą być automatycznie przenoszone na członka zarządu, a ocena sytuacji każdej osoby musi być zindywidualizowana.

Równolegle trwają prace legislacyjne nad nowelizacją art. 116, która miałaby wprost zapisać standard wynikający z orzecznictwa Trybunału. Na wrzesień 2026 r. projekt nie stał się obowiązującym prawem, więc podstawą pozostaje aktualny przepis interpretowany zgodnie z wyrokami i interpretacją ogólną.

Osobno warto odnotować, że wyroki te mają znaczenie także dla postępowań już zakończonych. W określonych sytuacjach otwierają drogę do wznowienia postępowania, przy czym terminy są krótkie i wymagają indywidualnej oceny.

Czym art. 116 różni się od art. 299 Kodeksu spółek handlowych?

To dwie odrębne podstawy odpowiedzialności, które funkcjonują niezależnie od siebie, a bywają mylone, bo dotyczą tej samej osoby i podobnej sytuacji.

Praktyczna różnica, która ma znaczenie przy planowaniu obrony: w sprawach składkowych odwołanie od decyzji ZUS trafia do sądu okręgowego, wydziału pracy i ubezpieczeń społecznych, a nie do sądu administracyjnego. To odróżnia sprawy składkowe od podatkowych, mimo że podstawa materialnoprawna jest ta sama.

Kiedy odpowiedzialność się przedawnia?

Tu działają dwa terminy i ich pomylenie kosztuje sprawę.

Pierwszy: decyzja o odpowiedzialności osoby trzeciej nie może zostać wydana po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość. Ten termin dotyczy samego wydania decyzji, a nie jej doręczenia czy uprawomocnienia.

Drugi: po wydaniu decyzji zobowiązanie wynikające z niej przedawnia się po 3 latach od końca roku kalendarzowego, w którym doręczono decyzję. Ten termin może zostać przerwany lub zawieszony na zasadach ogólnych, między innymi przez zastosowanie środka egzekucyjnego.

Sprawdzenie pierwszego terminu powinno być pierwszą czynnością po otrzymaniu decyzji. Zaległość z 2019 roku nie może być przedmiotem decyzji wydanej w 2026 roku. Zdarza się, że organy wydają decyzje obejmujące kilkuletni okres, w którym część zobowiązań jest już poza terminem, a część nie. Wtedy skuteczne zakwestionowanie dotyczy tylko tej pierwszej części, ale i tak potrafi zmniejszyć kwotę o połowę.

Osobno trzeba pamiętać o przedawnieniu samych składek, które wynosi 5 lat od dnia wymagalności, z przerwaniem i zawieszeniem w sytuacjach ustawowych. Jeśli składki przedawniły się wobec spółki, nie ma czego przenosić na zarząd.

Kto jeszcze może odpowiadać za składki spółki?

Zarząd nie jest jedyną kategorią osób trzecich w rozumieniu Ordynacji podatkowej i warto znać sąsiednie konstrukcje.

Likwidatorzy spółki odpowiadają na zasadach analogicznych do członków zarządu, za zaległości powstałe w czasie pełnienia przez nich funkcji. W spółce w organizacji, która nie ma jeszcze zarządu, odpowiedzialność ponosi pełnomocnik albo wspólnicy działający za spółkę.

Wspólnicy spółek osobowych, czyli jawnej, partnerskiej, komandytowej i komandytowo-akcyjnej, odpowiadają za zaległości spółki na własnych zasadach, wynikających z innych przepisów Ordynacji, przy czym w spółce komandytowej odpowiedzialność komandytariusza jest ograniczona.

Prokurent nie mieści się w katalogu osób odpowiadających na podstawie art. 116. Podobnie dyrektor finansowy czy główna księgowa: mogą ponosić odpowiedzialność karnoskarbową albo pracowniczą, ale nie odpowiadają majątkowo za zaległości spółki na tej podstawie.

Osobna kategoria to nabywca przedsiębiorstwa albo jego zorganizowanej części, który odpowiada za zaległości związane z prowadzoną działalnością, oraz podmiot powstały w wyniku przekształcenia. To warto sprawdzić przy każdej transakcji przejęcia, bo zaświadczenie o niezaleganiu wydawane przez ZUS ogranicza zakres odpowiedzialności nabywcy.

Jak bronić się w praktyce?

Kilka działań, których kolejność ma znaczenie i które warto podjąć jeszcze przed wydaniem decyzji.

Postępowanie w sprawie odpowiedzialności osoby trzeciej jest poprzedzone zawiadomieniem o jego wszczęciu. To moment na aktywny udział, a nie na czekanie. Warto wtedy wystąpić o dostęp do akt, w tym do materiału z postępowania prowadzonego wobec spółki, powołując się na wyrok w sprawie Adjak.

Dokumentacja jest kluczowa i trzeba ją zgromadzić szybko, bo dostęp do dokumentów spółki po zakończeniu funkcji bywa utrudniony. Przydają się: uchwały o powołaniu i odwołaniu, dowód złożenia rezygnacji, protokoły posiedzeń zarządu, sprawozdania finansowe z okresu pełnienia funkcji, korespondencja pokazująca faktyczny zakres kompetencji, dokumentacja medyczna przy powoływaniu się na chorobę.

Przy przesłance wniosku o upadłość warto ustalić dokładną datę powstania niewypłacalności. To zwykle wymaga analizy bilansu i zestawienia zobowiązań, a przy sporach o kilka tygodni bywa przedmiotem opinii biegłego. Rozbieżność między datą przyjętą przez organ a datą rzeczywistą jest częstym polem sporu.

Odwołanie od decyzji ZUS w sprawach składkowych wnosi się do sądu okręgowego za pośrednictwem ZUS, w terminie miesiąca od doręczenia decyzji. Postępowanie jest dla ubezpieczonego wolne od opłat sądowych, choć przy wysokiej wartości przedmiotu sporu warto liczyć się z kosztami zastępstwa procesowego w razie przegranej.

Równolegle można rozważyć wniosek o ulgę w spłacie: rozłożenie na raty albo odroczenie terminu. To nie jest przyznanie się do odpowiedzialności w sensie procesowym, ale przy sporze o zasadę warto rozważyć kolejność, bo działania zmierzające do spłaty mogą być interpretowane jako uznanie należności.

Podsumowanie

Sedno konstrukcji sprowadza się do trzech dat i jednego obowiązku. Daty to: moment wymagalności każdej zaległej składki, moment powstania niewypłacalności spółki oraz moment ustania funkcji w zarządzie. Obowiązek to złożenie wniosku o upadłość w terminie 30 dni od powstania niewypłacalności, bo to najczęściej jedyna realna droga uwolnienia się od odpowiedzialności.

Zmiany z 2025 roku nie zniosły tej odpowiedzialności, ale zmieniły reguły gry proceduralnej. Członek zarządu może dziś kwestionować samą zaległość spółki, ma prawo dostępu do materiału z postępowania prowadzonego wobec spółki i może powoływać się na należytą staranność przy wykazywaniu braku winy. Organ nie może już oprzeć decyzji wyłącznie na przeniesieniu ustaleń z innego postępowania.

Rzecz, która działa najlepiej, jest zarazem najbardziej niewygodna: dokumentowanie własnej sytuacji w czasie rzeczywistym. Rezygnacja na piśmie z potwierdzeniem doręczenia, protokoły posiedzeń zarządu, zastrzeżenia do uchwał zapisane w protokole, kopia dokumentacji finansowej zabrana przy odejściu. To rzeczy, które w momencie ich robienia wydają się nadmiarowe, a w postępowaniu po kilku latach bywają jedynym dowodem. Sprawy o odpowiedzialność osób trzecich są skomplikowane i wysokokwotowe, więc przy otrzymaniu zawiadomienia o wszczęciu postępowania warto od razu skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w tej dziedzinie.

Najczęściej zadawane pytania

Poniżej krótkie odpowiedzi na pytania, które wracają w sprawach o przeniesienie zaległości składkowych na zarząd. Dotyczą sytuacji granicznych i szczegółów proceduralnych.

Czy członek zarządu odpowiada za składki naliczone po jego rezygnacji?

Nie. Odpowiedzialność obejmuje wyłącznie zaległości, których termin płatności upływał w czasie pełnienia funkcji. Problemem bywa udowodnienie daty ustania funkcji, zwłaszcza gdy wykreślenie z KRS nastąpiło znacznie później. Rezygnacja jest skuteczna z chwilą dojścia do właściwego adresata, a nie z chwilą wpisu do rejestru.

Czy wpis do KRS przesądza o odpowiedzialności?

Wpis ma charakter deklaratoryjny, a nie konstytutywny, więc sam w sobie nie przesądza. W praktyce jest jednak dowodem, który trzeba obalić własnymi dokumentami. Osoba widniejąca w KRS jako członek zarządu, która twierdzi, że została odwołana wcześniej, musi przedstawić uchwałę o odwołaniu albo dowód złożenia rezygnacji.

Czy ZUS może wybrać, od którego członka zarządu żądać zapłaty?

Tak. Odpowiedzialność jest solidarna, co oznacza, że organ może dochodzić całej kwoty od dowolnego z odpowiedzialnych. W praktyce ZUS kieruje egzekucję do osoby, której majątek jest najłatwiejszy do zlokalizowania. Osoba, która zapłaciła, może następnie dochodzić regresu od pozostałych w postępowaniu cywilnym.

Czy ogłoszenie upadłości konsumenckiej zwalnia z odpowiedzialności za składki spółki?

Zależy od momentu. Zobowiązania powstałe przed ogłoszeniem upadłości konsumenckiej co do zasady podlegają umorzeniu w ramach planu spłaty albo bez ustalania planu, ale przepisy przewidują wyłączenia i sąd bada, czy dłużnik nie doprowadził do niewypłacalności umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa. Każdą taką sprawę trzeba ocenić indywidualnie.

Czy członek zarządu może uniknąć odpowiedzialności, wskazując mienie spółki po wydaniu decyzji?

Przesłankę wskazania mienia należy podnieść w toku postępowania przed wydaniem decyzji. Późniejsze wskazanie majątku może być podstawą do umorzenia postępowania egzekucyjnego wobec członka zarządu, jeśli egzekucja ze wskazanego majątku spółki okaże się skuteczna, ale nie unieważnia samej decyzji o odpowiedzialności.

Czy jednoosobowy zarząd odpowiada inaczej niż wieloosobowy?

Przesłanki są identyczne, ale sytuacja dowodowa jest inna. W zarządzie wieloosobowym można powoływać się na faktyczne odsunięcie od spraw finansowych i brak dostępu do dokumentacji, co przy zarządzie jednoosobowym jest praktycznie niemożliwe. Z drugiej strony przy zarządzie wieloosobowym ZUS może dochodzić całości od każdej z osób osobno.