Zaktualizowano: 31 października.2022 r.

Zakładasz spółkę i zastanawiasz się jakie dokumenty trzeba złożyć w ZUS? Czy wiesz, że założenie spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) powoduje, że ZUS sam sporządza część dokumentów zgłoszeniowych za spółkę. Pozostałe dokumenty spółka musi przekazać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych samodzielnie. Jak wygląda rejestracja spółki w KRS? Jak wygląda zgłoszenie spółki do ZUS? Jakie dokumenty musi spółka przekazać do ZUS? Na te inne pytania znajdziesz odpowiedź w naszym poradniku.

Tylko do 30 czerwca 2022 r. można składać wnioski o zgodę na opłacenie składek na dobrowolne ubezpieczenia po terminie

Rejestracja spółki w KRS

Osoba, która chce zarejestrować spółkę w KRS, musi złożyć następujące dokumenty:

  • wniosek do sądu rejestrowego – wniosek powoduje automatyczne nadanie spółce numerów NIP i Regon,
  • druk NIP-8 do właściwego urzędu skarbowego (w ciągu 7 dni od daty rejestracji w KRS) – w ten sposób zgłaszane są dane uzupełniające, które muszą zawierać m.in.: nazwę skróconą płatnika składek, datę powstania obowiązku opłacania składek, wykaz rachunków bankowych, adres prowadzenia działalności.

W KRS na odpowiednim wniosku dokonujesz rejestracji spółki. NIP i REGON zostaną nadane automatycznie, a działalność gospodarczą będziesz mógł podjąć niezwłocznie (w terminie 7 dni) po dokonaniu wpisu do KRS. „Dane podstawowe” to dane o Twojej firmie wpisane do KRS. Na podstawie tego wpisu dane będą automatycznie przekazywane do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP-KEP) i rejestru Regon. Za pośrednictwem CRP-KEP trafią również do Centralnego Rejestru Płatników Składek prowadzonego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).  Automatyczne przekazywanie „danych podstawowych” do CRP-KEP dotyczy danych z pierwszego wpisu oraz wszelkich zmian dokonywanych przez Ciebie w KRS. Dlatego też zostaniesz zwolniony z obowiązku przekazywania do ZUS (czy aktualizowania) danych spółki lub stowarzyszenia w zakresie informacji objętych wpisem w KRS.

Aby skorzystać z funkcjonalności portalu S24 musisz zarejestrować konto użytkownika. Rejestracja konta polega na wprowadzeniu danych identyfikujących użytkownika oraz ustalających jego profil.

Przez portal S24 możesz złożyć wniosek o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki jawnej, spółki komandytowej i prostej spółki akcyjnej. Możesz również dokonać zmiany danych w zarejestrowanych już spółkach oraz złożyć sprawozdanie finansowe spółki.
Uwaga: Nie możesz złożyć wniosku zmianowego dla spółki, która nie była zarejestrowana z wykorzystaniem portalu S24. Nie możesz również złożyć wniosku zmianowego dla spółki, dla której wprowadzono jakiekolwiek zmiany notarialne. Powyższe ograniczenia nie dotyczą sprawozdania finansowego.

W celu realizacji wpisu lub zmiany musisz przygotować komplet niezbędnych dokumentów. Treść dokumentów musisz wprowadzić do systemu.
Każdy dokument musi być podpisany przez właściwe osoby. Dokument możesz podpisać podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym.

Nazwa skrócona spółki rejestrowana w ZUS nie może przekraczać 31 znaków. Dlatego też we wniosku NIP-8 w bloku B.1 pole 7 wpisz ustanowioną nazwę skróconą, nie dłuższą niż 31 znaków.

ZUS automatycznie otrzymuje dane z KRS i urzędu skarbowego, na podstawie których sam sporządza dokumenty zgłoszeniowe płatnika składek:

  • zgłoszenie płatnika składek ZUS ZPA,
  • informację o rachunkach bankowych ZUS ZBA,
  • informację o adresach prowadzenia działalności ZUS ZAA.

Spółka nie musi więc składać ich w ZUS.

Po zarejestrowaniu spółki zgłoszeniu do ZUS podlegają pracownicy i członkowie ich rodzin. Spółka ma na to 7 dni od daty zatrudnienia pracowników.

W przypadku zmiany danych we wpisie do KRS lub urzędzie skarbowym na podstawie informacji przekazanych przez te organy ZUS uaktualnia dane w swoim systemie.

Zgłoszenie wspólników do ZUS

Wspólnicy zarejestrowanych w KRS spółek mają obowiązek zgłosić w ZUS siebie jako płatnika składek oraz do ubezpieczeń (co najmniej do ubezpieczenia zdrowotnego). Obowiązek ten dotyczy wspólników spółek komandytowych, jawnych i partnerskich oraz jednoosobowych spółek z o.o. Mają na to 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń.

Jak przekazać dokumenty do ZUS?

Spółka posiadająca konto płatnika składek musi zgłosić do ubezpieczeń osoby, które zatrudnia oraz ich członków rodzin. Spółka robi to w ciągu 7 dni od zatrudnienia swoich pracowników i wykorzystuje do tego następujące formularze ZUS:

  • ZUS ZUA – jeżeli jest to zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,
  • ZUS ZZA – jeżeli jest to zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego,
  • ZUS ZCNA – jeżeli zgłaszasz członków rodziny.

Wspólnicy przekazują następujące dokumenty:

  • zgłoszenie płatnika składek ZUS ZFA, w którym należy podać własne dane identyfikacyjne, czyli numer PESEL i NIP lub NIP, REGON i PESEL (jeśli wspólnik prowadzi również odrębną działalność gospodarczą, inną niż prowadzona w formie spółki),
  • zgłoszenie siebie do ubezpieczeń jako osoby ubezpieczonej:
    • ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego) lub
    • ZUS ZZA (zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego).

Dokumenty mogą być dostarczone do nas w formie:

  • elektronicznej (przez program Płatnik lub e-Płatnik) lub
  • papierowej (bezpośrednio w placówce ZUS lub za pośrednictwem poczty albo kuriera).

Ile kosztuje rejestracja spółki?

Koszt rejestracji spółki wygląda następująco:

  • Gdy umowa spółki została zawarta u notariusza

500 zł – opłata sądowa za wpis
100 zł – opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo (tylko, jeśli wniosek składa pełnomocnik)

  • Gdy umowa spółki została zawarta za pośrednictwem systemu S24

250 zł – opłata sądowa za wpis
100 zł – opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo (tylko, jeśli wniosek składa pełnomocnik)

 

Źródło informacji:

  1. https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/1503
  2. https://www.zus.pl/firmy/zgloszenie-platnika/firmy/zgloszenie-spolki-krs-
  3. https://www.zus.pl/documents/10182/167561/Rejestrujesz_firm%C4%99_w_KRS.pdf/ad21d863-98ca-417c-85cd-8049feafe823
  4. https://ekrs.ms.gov.pl/s24/
  5. https://prs.ms.gov.pl/
5/5 - (40 votes)