Zaktualizowano: 16 października.2022 r.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, inaczej spółka z o.o., to jedna z form prowadzenia działalności gospodarczej. Wymaga podpisania umowy utworzenia spółki przez wspólników i wpłacenia wkładu tworzącego kapitał zakładowy. Prowadzenie działalności w ramach spółki z o.o. wiąże się z opodatkowaniem CIT i prowadzeniem ksiąg podatkowych jako płatnik VAT. Jak krok po kroku zarejestrować spółkę z o.o. w KRS? Jak powołać zarząd i radę nadzorczą? Jak podzielić zyski spółki z o.o.? Kto majątkowo odpowiada za straty powstałe w ramach prowadzenia spółki z o.o.?

Ubezpieczenia społeczne to ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe.

Czym jest spółka z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością)?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to kapitałowa spółka handlowa posiadająca osobowość prawną, założona przez jednego bądź więcej wspólników, utworzona w dowolnym, prawnie dopuszczalnym celu. 

Co bardzo istotne spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie może być założona wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, a więc jeśli sami posiadamy spółkę z o.o. nie możemy w pojedynkę założyć innej spółki z o.o.

Założycielami spółki mogą być zarówno osoby fizyczne jak i podmioty posiadające osobowość prawną, nie ma przy tym znaczenia posiadane obywatelstwo czy też siedziba firmy. 

Istotny jest również fakt, że do założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością niezbędne jest posiadanie kapitału w wysokości minimum 5 tysięcy złotych. 

W jaki sposób można założyć i zarejestrować spółkę z o.o.?

Proces zakładania i rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością możemy podzielić na kilka etapów:

  • Pierwszym etapem jest stworzenie umowy i jej zawarcie przez wszystkie osoby wchodzące w spółkę z o.o.
  • Kolejnym etapem jest wniesienie przez poszczególnych wspólników wkładów, które pozwolą na utworzenie kapitału zakładowego w wysokości minimum 5 tysięcy złotych
  • Następnie należy wybrać zarząd i ustanowić radę nadzorczą lub komisję rewizyjną, w zależności od warunków zawartej umowy
  • Ostatnim krokiem jest wpis do rejestru KRS

Poszczególne etapy tworzenia spółki zostaną szczegółowo omówione poniżej. 

W jaki sposób stworzyć umowę zawarcia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Umowa zawarcia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest najważniejszym dokumentem dla przyszłych wspólników, powinna zostać dokładnie przeanalizowana i mieć formę aktu notarialnego. Dopuszczalne jest również skorzystanie z wzorca umowy, który znajduje się w systemie S24. 

Jeśli spółka z o.o. zostaje założona przez jedną osobę nie tworzy ona typowej umowy z uwagi na brak wspólników, ale tak zwany akt założycielski, który również powinien mieć formę aktu notarialnego

W umowie zawarcia spółki bądź w akcie założycielskim powinny znaleźć się następujące informację:

    • Nazwa firmy. W tym punkcie w umowie może znaleźć się dowolna nazwa istotne aby nie wprowadzała ona w błąd potencjalnych klientów czy też współpracowników. Ponadto w nazwie musi być oznaczenie spółka z o.o. lub spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. 
  • Siedziba spółki.
    • Zakres działalności spółki, zgodnie z oznakowaniem PKD. Co ważne zmiana zakresu działalności spółki w przyszłości wymaga zgody wspólników wyrażonej jako uchwała przyjęta przez minimum ¾ głosów. 
  • Wysokość kapitału zakładowego.
    • Ilość udziałów przypadająca na jednego wspólnika, jeśli tacy są.
    • Wartość nominalna udziałów przypadająca na jednego wspólnika, jeśli tacy są.
  • Czas trwania spółki.

Po zawarciu umowy, ale jeszcze przed wpisem do KRS zawiązana przez Nas spółka nosi nazwę spółka z o.o. w organizacji. Co ważne spółka z o.o. w organizacji może od razu rozpocząć działalność gospodarczą ponieważ z dniem zawarcia umowy jest podmiotem prawa i może być pracodawcą a więc co za tym idzie może we własnym imieniu nabywać prawa i zaciągać zobowiązania. Ważne tylko aby informacja “ w organizacji” była widoczna w dokumentach. Jedynym ograniczeniem do czasu wpisu do rejestru KRS jest brak możliwości zbywania udziałów w spółce. 

Jak utworzyć kapitał zakładowy spółki z o.o.?

Decydując się na założenie spółki z o.o. należy przedyskutować z potencjalnymi wspólnikami w jakiej formie, pieniężnej czy też niepieniężnej  utworzony zostanie kapitał zakładowy wynoszący, przypomnijmy, nie mniej niż 5 tysięcy złotych.

Ponadto wartość nominalna udziału w spółce nie może być niższa niż 50 zł, a więc każdy ze wspólników musi wpłacić na konto spółki minimum 50 zł, bądź przekazać rzecz o takiej wartości. Przekazanie danej rzeczy skutkuje przeniesieniem prawa własności na spółkę. Łączna wartość nominalna udziałów wniesionych przez wszystkich wspólników tworzy kapitał zakładowy spółki. 

W zależności od ustaleń udziały poszczególnych wspólników mogą być równe lub nierówne, nie ma to znaczenia dla rejestracji spółki. Istotne jest natomiast aby kapitał był w walucie polskiej oraz aby został w całości wniesiony przed rejestracją spółki, chyba, że spółka zakładana jest w trybie S24, czas ten zostaje wydłużony do 7 dni i dotyczy tylko wkładów pieniężnych. Osobami odpowiedzialnymi za ten element tworzenia spółki są członkowie zarządu, którzy muszą złożyć stosowne oświadczenie, że wszyscy wspólnicy wnieśli wkład na pokrycie kapitału zakładowego.

Warto również uściślić co może stanowić niepieniężny wkład w tworzenie kapitału zakładowego, ważne bowiem aby były to rzeczy zbywalne, przydatne dla spółki i możliwe do wyceny, przykładem mogą być:

  • prawo własności
  • prawo użytkowania wieczystego
  • majątkowe prawo autorskie
  • majątkowe prawo własności przemysłowej
  • papiery wartościowe

Nie można natomiast przy tworzeniu kapitału zakładowego wykorzystać umowy najmu, umowy dzierżawy, umowy leasingu oraz przedmiotów wyłączonych z obrotu. 

Środki zebrane jako kapitał zakładowy pozostają do dyspozycji spółki i mogą zostać wykorzystane choćby do rozpoczęcia działalności spółki. Kapitał zakładowy ponadto może zostać w każdej chwili podwyższony, co wymaga zmiany umowy zawarcia spółki, chyba, że informacja o ewentualnym wzroście kapitału została wcześniej zapisana w dokumencie. 

Jakie elementy tworzą majątek spółki z o.o.?

Zebrany w momencie tworzenia spółki kapitał zakładowy stanowi majątek pierwotny spółki, nie jest to jednak jedyny element kapitału jakim może dysponować spółka z o.o. Wszystkie przedmioty majątkowe nabyte przez spółkę na skutek działalności zarówno organów spółki, jej pełnomocników jak i wspólników, w czasie trwania spółki również wchodzą w skład majątku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. 

W zależności od skonstruowanej wcześniej umowy zawarcia spółki wspólnicy mogą zdecydować się na tworzenie innych kapitałów, takich jak kapitał zapasowy, kapitał rezerwowy czy też zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Często wybieraną opcją jest utworzenie kapitału zapasowego, który ma na celu pokrycie ewentualnych strat bilansowych powstałych w trakcie istnienia spółki bądź wypłatę zysku wspólnikom. W umowie zawarcia spółki można zawrzeć informację, że część z wypracowanego zysku będzie przekazywana na taki właśnie kapitał zapasowy.

Kapitał zapasowy zostaje zasilony również wtedy gdy wartość wkładów własnych wnoszonych przez wspólników przekracza wartość nominalną obejmowanych udziałów.

Kto zarządza sprawami spółki z o.o.?

Efektywne i sprawne prowadzenie biznesu w ramach spółki z o.o. wymaga utworzenia odpowiednich organów zarządzających. W strukturach firmy możemy wyróżnić:

  • zgromadzenie wspólników – najwyższa władza spółki, mająca charakter organu stanowiącego inaczej uchwałodawczego
  • zarząd spółki – organ o charakterze wykonawczym
  • rada nadzorcza lub komisja rewizyjna – organy o charakterze rewizyjnym lub kontrolnym

Dwie pierwsze struktury a więc zgromadzenie wspólników i zarząd spółki są obowiązkowe, natomiast powołanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej ma charakter dobrowolny. Wyjątkiem są spółki o kapitale zakładowym przekraczającym 500 tysięcy złotych z ponad 25 wspólnikami, w takiej sytuacji w spółce musi istnieć przynajmniej jeden z dobrowolnych organów, tj. rada nadzorcza lub komisja rewizyjna.

Przyjrzyjmy się bliżej poszczególnym organom. Zgromadzenie wspólników tworzą wszyscy wspólnicy, każdy z nich ma ma prawo do udziału w zgromadzeniu oraz prawo głosu przy podejmowaniu uchwał. To właśnie ta ostatnia kwestia, a więc podejmowanie uchwał jest głównym zadaniem zgromadzenia wspólników, ważność uchwały jest determinowana zgodą wszystkich wspólników, którzy mają bezpośredni wpływ na zarządzanie spółką. 

Kolejnym niezbędnym elementem struktury spółki jest zarząd, tworzony przez wspólników bądź przez osoby trzecie, wybrany uchwałą wspólników, na czas oznaczony (minimum jednego roku) lub na okres nieoznaczony. Nie ma  przy tym wymogów co do ilości osób wchodzących w skład zarządu, może to być jedna osoba (zarząd jednoosobowy) lub kilka osób (zarząd wieloosobowy), skład zarządu powinien zostać uwzględniony w umowie zawarcia spółki. Wszystkie osoby wchodzące w skład zarządu muszą wyrazić na to zgodę oraz zostać zgłoszone do KRS w terminie 7 dni od daty ich wyboru. 

Rolą zarządu jest prowadzenie spraw spółki oraz jej reprezentacja. Wszystkie decyzje, które nie zostały zastrzeżone jako kompetencje innych organów, są podejmowane przez zarząd i są to tak zwane działania własne spółki. Natomiast szczegóły dotyczące reprezentacji spółki przez zarząd powinny zostać uwzględnione w umowie zawarcia spółki, i regulować kwestie dotyczące tego czy każdy członek zarządu może samodzielnie reprezentować spółkę czy też reprezentacja musi być kilkuosobowa a w jej skład wchodzić osoba upoważniona (prokurent) spoza zarządu. 

Jedynym wyjątkiem gdy zarząd nie może reprezentować spółki jest sytuacja zawierania umów pomiędzy spółką a członkami zarządu oraz spory pomiędzy członkami zarządu i spółką.

Co istotne prawo do reprezentowania spółki nie przysługuje bezpośrednio wspólnikom spółki, chyba, że zarząd udzieli im pełnomocnictwa lub prokury. 

Wybór rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeśli na skutek uwarunkowań prawnych nie jest obowiązkowy, pozostaje w gestii wspólników spółki, Wybierają oni przynajmniej trzy osoby spośród siebie bądź spoza ich grona na podstawie odpowiedniej uchwały. Rolą rady nadzorczej, która działa w sposób ciągły, jest sprawowanie nadzoru nad spółką. Natomiast komisja rewizyjna, jest organem działającym okresowo i jej rolą jest ocena sprawozdań finansowych oraz wniosków zarządu co do podziału zysków lub pokrycia strat.

Jak dokonać wpisu spółki do rejestru KRS?

Ostatnim etapem tworzenia spółki jest jej oficjalna rejestracja w KRS. Od 1.07. 2021 rejestracji spółki z o.o. do Krajowego Rejestru Sądowego dokonuje się wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych lub za pośrednictwem Portalu S24. 

Po dokonaniu wpisu do KRS należy na formularzu NIP-8 złożyć dane uzupełniające do urzędu skarbowego, chodzi tutaj o numery rachunków bankowych, liczbę pracowników, miejsce prowadzenia działalności czy też adres i numer kontaktowy. Na podanie ww. danych mamy 7 dni od daty rejestracji spółki w KRS, podane przez Nas informację trafiają nie tylko do urzędu skarbowego ale również do ZUS-u i GUS-u.

Tak więc, rejestrując spółkę w KRS otrzymamy NIP czyli numer identyfikacji podatkowej i REGON czyli numer w rejestrze Głównego Urzędu Statystycznego. Zostaniemy również jako spółka automatycznie zarejestrowani jako płatnik w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. 

Co ważne wspólnicy spółki nie mają obowiązku płacenia indywidualnych ubezpieczeń ZUS, chyba, że będą wykonywać swoje zadania na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej.

Wyjątek w zakresie ubezpieczeń ZUS dotyczy osób rozpoczynających prowadzenie działalności jako wspólnik jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W takiej sytuacji musimy zgłosić siebie jako płatnika przynajmniej składki zdrowotnej i mamy na to 7 dni od momentu rejestracji spółki. Zgłoszenia należy dokonać na formularzu ZUS ZFA, jeśli prowadzimy odrębną działalność gospodarczą, inną niż ta prowadzona w ramach spółki lub na formularzu ZUS ZUA, jeśli jesteśmy ubezpieczeni z innego tytułu, np. umowy o pracę. 

Kto jest odpowiedzialny za działania spółki z o.o.?

Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą, czy to prowadzoną w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej czy też spółki z o.o. powinna wiedzieć kto ponosi odpowiedzialność za ewentualne straty oraz nieprawidłowości. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością za wszelkie zobowiązania odpowiada sama spółka całym swoim majątkiem natomiast co istotne udziałowcy spółki nie ponoszą odpowiedzialności własnym majątkiem, ich odpowiedzialność jest ograniczona do wysokości wniesionych wkładów. 

Jeśli z różnych przyczyn, egzekucja przeciwko spółce nie jest skuteczna odpowiedzialność przejmują formalnie powołani członkowie zarządu. Co istotne członkowie zarządu mogą uwolnić się od ewentualnej odpowiedzialności jeśli wykażą, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowanie układowe bądź niezłożenie wniosku czy też niewszczęcie postępowania układowego nie wynika z winy członka zarządu. Kolejną przesłanką do zdjęcia odpowiedzialności z członka zarządu jest fakt, że wierzyciele pomimo niezłożenia wniosku o upadłość lub niewszczęcia postępowania układowego nie ponieśli szkody

Pozostaje jeszcze kwestia odpowiedzialności spółki z o.o. w organizacji, a więc spółki przed rejestracją w KRS. De facto odpowiedzialność ta jest identyczna jak w przypadku pełnoprawnej spółki z o.o., a więc spółka odpowiada całym swoim majątkiem, w przypadku braku możliwości egzekucji zobowiązania przechodzą na członków zarządu lub pełnomocników a wspólnicy odpowiadają do wysokości zadeklarowanych wkładów. Co ważne, jeśli wspólnicy nie zdążyli wnieść całego deklarowanego wkładu to nie odpowiadają oni do wysokości wniesionej kwoty ale do sumy jaką zobowiązali się wnieść w ramach umowy zawarcia spółki. 

W jaki sposób dzielone są zyski w spółce z o.o.?

Głównym celem prowadzenia działalności gospodarczej jest osiąganie zysków, istotny jest więc ich podział zgodnie z obowiązującym prawem. W spółce z o.o. osobami uprawnionymi do udziału w zyskach są wspólnicy, którzy poprzez wniesienie wkładu obejmują udziały w spółce. Wielkość zysku można określić na podstawie rocznego sprawozdania finansowego, gdy bilans spółki wykazuje nadwyżkę aktywów nad pasywami. Oczywiście od uzyskanego zysku należy odliczyć obciążającego go podatki i tak wyliczona kwota a więc “czysty zysk” na drodze odpowiedniej uchwały wspólników zostaje rozdzielona pomiędzy poszczególne osoby. 

Warto zaznaczyć, że wspólnicy mogą zadecydować o nie przeznaczeniu zysku na wypłaty ale o zainwestowaniu zarobionej kwoty w rozwój spółki, jest to dobrowolna decyzja podjęta na drodze uchwały większością głosów. 

Jak prowadzić księgowość spółki z o.o.?

Zakładając spółkę z o.o. należy zastanowić się kto będzie odpowiedzialny za rozliczenia podatkowe i prowadzenie księgowości. Jeśli sami dysponujemy wiedzą i doświadczeniem nie musimy powierzać tego osobie trzeciej, jeśli jednak, żaden ze wspólników nie czuje się na siłach, warto w tym celu zatrudnić księgową. 

Spółka zgodnie z przepisami traktowana jest jako podatnik podatku od osób prawnych, a więc płaci CIT, podatek ten wyliczany jest na podstawie dochodów w danym roku podatkowym.

Oprócz tego spółka z o.o. jest podatnikiem VAT, a więc musi prowadzić pełne księgi podatkowe.

Wspólnicy natomiast płacą osobny podatek w wysokości 19% od wypłaconych im dywidend i innych dochodów, które wynikają z udziału w zyskach osób prawnych.

Obowiązkiem spółki jest również przedstawienie na koniec roku sprawozdania finansowego, które może zostać zbadane pod kątem wiarygodności i prawdziwości zawartych w nim informacji przez biegłego rewidenta. Taka sytuacja ma miejsce zawsze, gdy spółka spełnia co najmniej dwa z poniższych warunków, a więc:

  • w ciągu roku zatrudnia średnio 50 i więcej osób w przeliczeniu na pełny etat
  • suma bilansu aktywów na koniec roku wynosi co najmniej 2 500 000 euro
  • przychody netto ze sprzedaży towarów lub usług bądź innych operacji finansowych w danym roku wynoszą co najmniej 5 000 000 euro

W jaki sposób można rozwiązać spółkę z o.o.?

Wspólnicy w dowolnym momencie mogą podjąć decyzję, że nie chcą dłużej kontynuować współpracy i nie mają już wspólnego celu.

Po podjęciu decyzji o likwidacji spółki konieczne jest podsumowanie działalności i rozliczenie wszystkich zysków oraz strat, tylko to pozwala na późniejsze wykreślenie spółki z rejestru KRS.

Jakich są najczęstsze błędy popełniane w trakcie rejestracji spółki z o.o i czego należy unikać?

Na koniec zebraliśmy kilka najczęstszych sytuacji, które mogą zdarzyć się w trakcie tworzenia działalności gospodarczej:

  • Podanie błędnej lub niezgodnej z umową spółki zasady reprezentacji – Zasady dotyczące tego kto reprezentuje spółkę opisane są w umowie spółki stanowiącej akt notarialny. Często zdarza się, że przedsiębiorcy wypełniając wniosek do KRS w polu dotyczącym reprezentacji wpisują inne dane, a to uniemożliwia rejestrację spółki.

Ponadto wspólnik będący członkiem zarządu inne spółki występującej w charakterze wspólnika nie może być osobą reprezentującą tworzącą się spółkę.

  • Brak uregulowania opłat sądowych – Niedopełnienie obowiązku uiszczenia opłat automatycznie blokuje wniosek o wpis spółki do KRS
  • Podanie osoby wchodzącej do zarządu, która była notowana w rejestrze karnym – Żaden z członków zarządu nie może mieć konfliktów z prawem, taka sytuacja bloku bowiem rejestrację spółki
  • Podanie nieprawidłowej klasyfikacji PKD – Po pierwsze należy sprawdzić, czy prowadzona przez Nas działalność może być wykonywana w ramach spółki z o.o., są bowiem dziedziny z tego wyłączone jak chociażby działalność bankowa. Kolejna kwestia to ilość podanych kodów PKD, nie może ich być więcej niż 10, jeden musi być przeważający i muszą zgadzać się z obszarem działalności spółki.
  • Podanie błędnych danych wspólnika lub członka zarządu – Dokładnie sprawdźmy imiona, nazwiska adresy, a jeśli wspólnikiem nie jest osoba fizyczna tylko firma, jej numery rejestrowe
  • Opóźnienie w złożeniu wniosku – Terminy dotyczące rejestracji spółki są sztywne i należy ich przestrzegać, jest to 7 dni od daty zawarcia umowy spółki i 6 miesięcy od zawiązania spółki do jej rejestracji.
  • Podanie we wniosku mylącej nazwy spółki lub nazwy użytej przez innego przedsiębiorcę – Nazwa Naszej spółki nie może być taka sama jak nazwa już działającego podmiotu gospodarczego. Ponadto nazwa nie może mylić potencjalnych odbiorców co do tego czym zajmuje się spółka.
  • Złożenie wniosku do niewłaściwego wydziału KRS – Wniosek składany jest do danego wydziału KRS a nie ogólnie do KRS, dlatego zawsze należy wybrać sąd rejonowy właściwy ze względu na siedzibę spółki.
  • Podanie nieprawidłowej daty zawarcia umowy spółki we wniosku – Ostatni podpis pod umową wyznacza datę zawarcia umowy spółki i tą właśnie datą należy się posługiwać
  • Powoływanie się na nieważne lub niezgodne z prawem pełnomocnictwo – Jeśli w trakcie składania wniosku powołujemy się na pełnomocnika musi sprawdzić czy dysponuje on odpowiednim dokumentem lub czy jego pełnomocnictwo zostało oficjalnie zgłoszone

Niedostarczenie dodatkowej dokumentacji jeśli wspólnikiem jest zagraniczna spółka – Każda zagraniczna spółka mająca stać się wspólnikiem spółki rejestrowanej na terenie Polski musi dostarczyć aktualny odpis z rejestru sądowego wraz z apostille i tłumaczenia przysięgłe tych dokumentów.

5/5 - (29 votes)