Praca w dwóch krajach UE jednocześnie – gdzie płaci się składki ZUS?

Sytuacja wygląda niewinnie: etat w polskiej firmie, do tego zlecenie albo drugi etat u pracodawcy z Niemiec, Holandii czy Irlandii. Albo działalność gospodarcza zarejestrowana w Polsce i praca najemna za granicą. Ludzie zwykle zakładają, że skoro pieniądze płyną z dwóch krajów, to i składki trzeba płacić w dwóch miejscach. Albo odwrotnie: że skoro w jednym kraju już się płaci, drugi nie ma nic do rzeczy. Obie intuicje są błędne, a konsekwencje pomyłki bywają kosztowne. ZUS potrafi po dwóch latach zażądać składek wstecz z odsetkami, a zagraniczna instytucja równolegle upomnieć się o swoje. Unijne przepisy rozstrzygają to jednoznacznie, tylko trzeba wiedzieć, którą regułą się kierować i kto ma to formalnie potwierdzić.

Dlaczego nie da się płacić składek w dwóch krajach naraz?

Punkt wyjścia jest prosty, choć rzadko formułowany wprost: osoba aktywna zawodowo w kilku państwach członkowskich podlega ubezpieczeniu społecznemu tylko jednego z nich. To zasada jednego ustawodawstwa właściwego, zapisana w art. 11 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Nie ma wariantu pośredniego, nie ma podziału po połowie, nie ma opcji „trochę tu, trochę tam”.

Domyślną regułą jest lex loci laboris, czyli podleganie prawu państwa, w którym praca jest faktycznie wykonywana. Gdyby ktoś pracował wyłącznie w Belgii, płaciłby składki w Belgii, niezależnie od tego, gdzie mieszka i gdzie ma siedzibę pracodawca. Problem zaczyna się wtedy, gdy aktywność rozkłada się na dwa lub więcej krajów, bo wtedy reguła miejsca pracy przestaje dawać jednoznaczną odpowiedź. Od tego momentu wchodzą przepisy szczególne z art. 13 rozporządzenia.

Jest tu jeszcze jedna rzecz, którą łatwo przeoczyć. Koordynacja nie została stworzona po to, żeby kogokolwiek zwolnić z ubezpieczenia. Jej jedynym zadaniem jest wskazanie państwa, które to ubezpieczenie zapewni, i wyeliminowanie sytuacji, w której dwa systemy sięgają po składkę od tej samej osoby. Kto liczy, że rozdzielenie pracy między kraje pozwoli w ogóle uciec od składek, znajdzie się w sytuacji dużo gorszej niż na starcie. Wskazane państwo pobierze składki od całości dochodu ze wszystkich rodzajów pracy, także tej wykonywanej poza jego terytorium. To dla wielu osób największe zaskoczenie: polski ZUS potrafi naliczyć składki od wynagrodzenia wypłacanego przez niemiecką firmę, jeśli to Polska okaże się państwem właściwym.

Kiedy decyduje kraj zamieszkania, a kiedy siedziba pracodawcy?

Kluczowe rozstrzygnięcie dla osób zatrudnionych zawiera art. 13 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 i sprowadza się do jednego pytania: czy w państwie zamieszkania wykonujesz znaczną część pracy? Jeśli tak, ubezpieczenie idzie do kraju zamieszkania. Jeśli nie, decyduje siedziba pracodawcy.

Rozwińmy to na przykładzie, bo abstrakcja tu niewiele daje. Mieszkasz pod Wrocławiem, masz umowę z polską spółką i drugą z pracodawcą z Czech. Trzy dni w tygodniu pracujesz w Polsce, dwa w Czechach. Skoro w państwie zamieszkania przypada wyraźnie ponad jedna czwarta pracy, właściwe jest ustawodawstwo polskie i składki od obu umów trafiają do ZUS. Czeski pracodawca nie płaci nic czeskiej instytucji, za to musi zarejestrować się jako płatnik w Polsce albo umówić się z pracownikiem, że ten rozliczy składki sam. Ta druga możliwość wynika z art. 21 rozporządzenia wykonawczego 987/2009 i w praktyce jest wykorzystywana bardzo często, bo zagraniczne firmy niechętnie otwierają sobie rozliczenia w polskim systemie.

Odwróćmy proporcje. Mieszkasz w Polsce, ale jeździsz do pracy do Niemiec i tam spędzasz osiem dni na dziesięć, a w Polsce wykonujesz jedynie drobne czynności dla tej samej firmy. Wtedy nie ma znacznej części pracy w państwie zamieszkania i wchodzi drugi człon przepisu: ubezpieczenie przechodzi do państwa, w którym mieści się siedziba pracodawcy. Składki idą do Niemiec, mimo że mieszkasz w Polsce.

Gdy pracodawców jest dwóch i mają siedziby w różnych państwach, a żadne z nich nie jest krajem zamieszkania, przepis wskazuje ustawodawstwo państwa zamieszkania pracownika. To rozwiązanie awaryjne, które ma zapobiec sytuacji bez wyjścia.

Ile to jest „znaczna część pracy” i jak ZUS to liczy?

Próg jest liczbowy i wynosi 25 procent. Rozporządzenie wykonawcze 987/2009 nakazuje badać dwa kryteria: czas pracy oraz wynagrodzenie. Jeśli w państwie zamieszkania przypada co najmniej jedna czwarta czasu pracy lub co najmniej jedna czwarta wynagrodzenia, warunek znacznej części jest spełniony. Wystarczy jedno z tych kryteriów, nie muszą być spełnione łącznie.

Praktyka pokazuje, że ludzie liczą to zbyt optymistycznie. Do czasu pracy wlicza się realnie wykonywane obowiązki, nie deklarowaną gotowość. Godziny spędzone w podróży służbowej między krajami bywają sporne. Przy wynagrodzeniu bierze się pod uwagę całość przychodu z pracy najemnej, także premie i dodatki, co potrafi przesunąć proporcje w nieoczekiwaną stronę, jeśli w jednym kraju obowiązuje wyższa stawka.

Osobno funkcjonuje pojęcie pracy o charakterze marginalnym, i to ono najczęściej rozstrzyga sprawy graniczne. Za marginalną uznaje się aktywność zajmującą mniej niż 5 procent czasu pracy lub przynoszącą mniej niż 5 procent wynagrodzenia. Taka praca jest po prostu pomijana przy ustalaniu ustawodawstwa. Ilustruje to przypadek pracownika polskiej firmy, który wykonuje zadania w Polsce i w Niemczech, przy czym polska część zajmuje mu mniej niż jedną dwudziestą czasu pracy. Taką aktywność uznaje się za marginalną, a pracownika traktuje tak, jakby pracował wyłącznie w Niemczech.. Innymi słowy: dorzucenie sobie symbolicznej godziny pracy w Polsce po to, żeby „zostać w ZUS”, nie zadziała. Instytucje ubezpieczeniowe znają ten manewr i badają go rutynowo.

Perspektywa czasowa też ma znaczenie. Proporcje ocenia się prognostycznie, patrząc na przewidywaną sytuację w kolejnych dwunastu miesiącach, a nie na jeden przypadkowy tydzień. Kto w styczniu pracował głównie w Polsce, a od marca przeniósł ciężar do Francji, powinien zgłosić zmianę, bo pierwotne ustalenie przestało odpowiadać stanowi faktycznemu.

Etat i działalność w dwóch krajach: który wariant wygrywa?

Tu przepisy działają inaczej, niż podpowiada intuicja. Jeżeli ktoś prowadzi działalność gospodarczą w jednym państwie i jednocześnie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę w innym, praca najemna zawsze wygrywa. Taki układ, czyli praca najemna w jednym państwie i działalność na własny rachunek w drugim, rozstrzyga art. 13 ust. 3 rozporządzenia 883/2004, i to bez oglądania się na jakiekolwiek proporcje. Przepis wskazuje ustawodawstwo państwa, w którym wykonywana jest praca najemna, i nie ma tu żadnych progów procentowych.

Konsekwencja bywa zaskakująco korzystna. Polski przedsiębiorca, który podejmuje etat w Niemczech, przestaje podlegać polskim ubezpieczeniom społecznym z tytułu działalności, nawet jeśli firma nadal działa i przynosi przychody. Nie musi jej zamykać ani zawieszać. Musi natomiast dopilnować formalności, bo bez potwierdzenia ustawodawstwa ZUS będzie widział czynną działalność i naliczał składki dalej. To jedna z najczęstszych przyczyn zaległości, które ujawniają się dopiero przy kontroli albo przy próbie uzyskania zaświadczenia o niezaleganiu.

Odwrotny kierunek wygląda zupełnie inaczej. Etat w Polsce plus działalność zarejestrowana w Niemczech oznacza polskie ubezpieczenie od całości, a niemiecka działalność jest z punktu widzenia składek traktowana tak, jakby była prowadzona w Polsce. Dla wielu osób to niemiła niespodzianka, bo niemiecki Gewerbe nie zwalnia wtedy z niczego po polskiej stronie.

Osobna reguła dotyczy dwóch działalności prowadzonych równolegle w różnych krajach. Art. 13 ust. 2 rozporządzenia 883/2004 wskazuje wtedy kraj zamieszkania, o ile wykonuje się tam znaczną część pracy. Jeżeli w kraju zamieszkania ta znaczna część nie występuje, decyduje położenie centrum zainteresowania dla całej działalności. Centrum zainteresowania ocenia się przez pryzmat miejsca stałej siedziby, liczby świadczonych usług, obrotów i czasu poświęcanego na każdą z działalności.

Co zmieniło porozumienie ramowe o transgranicznej pracy zdalnej?

To zmiana, która realnie przemodelowała sytuację tysięcy osób pracujących z domu w Polsce dla firm z Zachodu, a mimo to bywa pomijana w rozmowach z pracodawcami. Przed lipcem 2023 roku każdy, kto mieszkał w Polsce i przez ponad jedną czwartą czasu pracował zdalnie z polskiego mieszkania dla firmy zagranicznej, automatycznie wpadał w polskie ubezpieczenie. Dla pracodawcy oznaczało to konieczność rozliczania polskich składek, dla pracownika często zmianę warunków zatrudnienia.

Od 1 lipca 2023 roku Polska jest stroną porozumienia ramowego dotyczącego stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 do zwyczajowej telepracy transgranicznej. Mechanizm polega na tym, że praca zdalna z kraju zamieszkania w wymiarze od 25 do poniżej 50 procent całkowitego czasu pracy nie przenosi automatycznie ubezpieczenia do tego kraju. Pracownik może pozostać w systemie państwa, w którym mieści się siedziba pracodawcy.

Warunki trzeba spełnić łącznie. Pracodawca musi mieć siedzibę w innym państwie członkowskim niż to, w którym mieszka pracownik. Zdalna część pracy wykonywana z kraju zamieszkania musi mieścić się w przedziale od 25 procent do mniej niż połowa całkowitego czasu pracy. Oba państwa, i to siedziby pracodawcy, i to zamieszkania, muszą być sygnatariuszami porozumienia. Do porozumienia przystąpiła większość państw regionu, między innymi Niemcy, Holandia, Francja, Austria, Belgia, Czechy, Słowacja, Szwecja, Norwegia i Szwajcaria. Lista bywa uzupełniana, więc przy planowaniu dłuższego układu pracy zdalnej sprawdzenie aktualnego stanu jest podstawą, a nie formalnością.

Dwa ograniczenia są tu twarde i warto je zapamiętać. Poniżej 25 procent porozumienie w ogóle nie jest potrzebne, bo zastosowanie mają zwykłe przepisy i ubezpieczenie i tak zostaje przy pracodawcy. Od 50 procent w górę porozumienie przestaje działać i wraca reguła kraju zamieszkania. Drugie ograniczenie dotyczy zakresu podmiotowego: rozwiązanie obejmuje pracowników etatowych, a nie osoby prowadzące działalność. Freelancer rozliczający się fakturą z zagranicznym kontrahentem nie skorzysta z tej ścieżki.

Ważny szczegół definicyjny, o który potykają się firmy: chodzi o pracę zdalną wykonywaną z państwa zamieszkania, w połączeniu cyfrowym ze środowiskiem pracy pracodawcy, o charakterze regularnym. Trzytygodniowy wyjazd do Hiszpanii z laptopem nie jest telepracą transgraniczną w rozumieniu porozumienia, choćby nawet mieścił się w limicie procentowym.

Jak formalnie ustalić ustawodawstwo i zdobyć A1?

Ustalenie ustawodawstwa nie dzieje się samo. Trzeba je uruchomić wnioskiem, a dowodem jest zaświadczenie A1. Dokument potwierdza, w którym państwie osoba podlega ubezpieczeniom, i zwalnia z obowiązku składkowego w pozostałych krajach.

Ścieżka zależy od statusu wnioskodawcy. Osoba prowadząca działalność w kilku państwach składa wniosek US-2, pracownik wykonujący pracę w kilku państwach składa US-4, a przy pracy w jednym państwie odpowiednio US-1 i US-3. Do wniosków dotyczących kilku państw dołącza się załączniki US-54 albo US-55, w zależności od konfiguracji. Wnioski o A1 składa się przez portal elektroniczny ZUS, papierowa droga została wygaszona już kilka lat temu. W przypadku korzystania z porozumienia ramowego kolejność jest inna: najpierw wniosek US-36 o zawarcie porozumienia wyjątkowego w trybie art. 16 ust. 1, a dopiero po jego pozytywnym rozpatrzeniu wniosek o samo zaświadczenie A1.

Osobny tryb dotyczy sytuacji, w której to zagraniczna instytucja ma wydać A1. Mieszkaniec Polski pracujący dla dwóch pracodawców zagranicznych zgłasza się najpierw do ZUS jako instytucji państwa zamieszkania, a ZUS ustala ustawodawstwo tymczasowo i informuje instytucję drugiego państwa. Jeśli tamta nie zgłosi zastrzeżeń w ciągu dwóch miesięcy, ustalenie staje się ostateczne. Ten dwumiesięczny bieg jest w praktyce najczęściej ignorowany przez pracodawców, którzy oczekują natychmiastowego dokumentu.

Realny czas oczekiwania na A1 przy prostych sprawach delegowania to zwykle kilka tygodni. Przy pracy w kilku państwach z niejednoznacznymi proporcjami postępowanie potrafi ciągnąć się miesiącami, zwłaszcza gdy ZUS prosi o dokumentację potwierdzającą rozkład czasu pracy. Warto z góry przygotować kalendarz pracy z oznaczeniem miejsca wykonywania zadań, umowy, grafiki i ewentualnie logi połączeń z siecią firmową, bo to właśnie tego typu dowodów instytucje oczekują.

Co zrobić, gdy składki trafiły do niewłaściwego kraju?

Ten scenariusz zdarza się częściej, niż mogłoby się wydawać, i najczęściej wychodzi na jaw przy kontroli albo przy składaniu wniosku o świadczenie. Mechanizm naprawczy istnieje, tylko bywa żmudny.

Jeśli okaże się, że przez dwa lata składki płynęły do niemieckiej instytucji, a właściwe było ustawodawstwo polskie, nie oznacza to podwójnej zapłaty. Rozporządzenie wykonawcze 987/2009 przewiduje rozliczenie między instytucjami: państwo, które pobrało składki nienależnie, przekazuje je do państwa właściwego, a zainteresowany dopłaca ewentualną różnicę wynikającą z odmiennych stawek. Problem w tym, że procedura biegnie między instytucjami, a nie na wniosek obywatela, i potrafi trwać rok albo dłużej.

W międzyczasie polski płatnik ma obowiązek złożyć dokumenty rozliczeniowe wstecz, a odsetki naliczają się od terminów pierwotnych. Warto od razu przygotować się na dwa scenariusze: wniosek o odstąpienie od naliczenia odsetek albo o rozłożenie zaległości na raty. ZUS ma tu pole do uznaniowości, a argument o działaniu w dobrej wierze na podstawie stanowiska zagranicznego pracodawcy bywa uwzględniany.

Osobna kwestia dotyczy ubezpieczenia zdrowotnego i dostępu do leczenia. Nieprawidłowo ustalone ustawodawstwo oznacza, że karta EKUZ mogła być wydana bezpodstawnie, a koszty leczenia mogą zostać przeliczone. To akurat rzadko kończy się dotkliwie, ale przy poważniejszym leczeniu za granicą kwoty potrafią być realne.

Czy praca w kilku krajach obniża przyszłą emeryturę?

Nie, i to jest jedna z najbardziej uporczywych obaw w tej całej sprawie. Okresy ubezpieczenia przebyte w różnych państwach nie przepadają i nie konkurują ze sobą. Każde państwo, w którym byłeś ubezpieczony, wypłaci własną emeryturę proporcjonalną do przebytego tam okresu, a przy ustalaniu prawa do świadczenia zsumuje okresy zagraniczne, żeby sprawdzić, czy spełniasz warunek stażowy.

To, co realnie wpływa na wysokość świadczenia, to wysokość składek, a nie liczba krajów. Osoba przez trzy lata ubezpieczona w Holandii i przez trzydzieści w Polsce dostanie niewielką część holenderską i zasadniczą część polską. Odwrotny układ da odwrotny rezultat.

Gdzie faktycznie kryje się ryzyko, to okresy nieudokumentowane. Jeżeli przez kilka lat nikt nie odprowadzał składek w żadnym kraju, bo sytuacja składkowa była nieuporządkowana, ta luka zostaje w życiorysie ubezpieczeniowym i przy emeryturze będzie po prostu pustym miejscem. Dlatego uporządkowanie ustawodawstwa ma znaczenie nie tylko dla bieżących rozliczeń, ale i dla tego, co zobaczysz na koncie za dwadzieścia lat.

Dla kogo ta układanka nie ma sensu?

Nie każda konfiguracja transgraniczna jest opłacalna, a bywa, że układ pracy w dwóch krajach powstaje wyłącznie po to, żeby obniżyć obciążenia. Trzeba wtedy policzyć, czy gra jest warta świeczki.

Osoba, która chce przenieść ubezpieczenie do kraju o niższych składkach, powinna sprawdzić, co dostaje w zamian. Niższa składka to zwykle niższe świadczenia chorobowe, inne zasady zasiłku macierzyńskiego i inny system emerytalny. Do tego dochodzi obsługa: korespondencja w obcym języku, konieczność rejestracji w zagranicznej instytucji, tłumaczenia dokumentów przy każdym wniosku o świadczenie.

Konstrukcje oparte na sztucznie utworzonym drugim tytule bywają kwestionowane. Zatrudnienie na ułamek etatu w innym kraju wyłącznie po to, żeby zmienić ustawodawstwo, wpada pod ocenę pracy marginalnej i regularnie kończy się decyzją odmowną. Instytucje ubezpieczeniowe wymieniają się informacjami przez system elektronicznej wymiany danych, więc weryfikacja realności zatrudnienia jest dziś rutyną, a nie wyjątkiem.

Nie ma też sensu uruchamiać całej procedury przy pracy naprawdę okazjonalnej. Jednorazowy wyjazd służbowy, kilkudniowe szkolenie za granicą albo pojedyncza usługa dla zagranicznego klienta nie tworzą pracy w dwóch państwach w rozumieniu przepisów.

Podsumowanie

Cała ta konstrukcja opiera się na jednym pytaniu, które warto zadać sobie na początku: gdzie mieszkasz i jaka część twojej pracy przypada właśnie tam. Jeżeli w kraju zamieszkania wykonujesz co najmniej jedną czwartą pracy, składki idą do tego kraju. Jeżeli mniej, decyduje siedziba pracodawcy. Jeśli łączysz etat z działalnością w innym państwie, rozstrzyga miejsce pracy najemnej, bez żadnych progów.

Osobno stoi praca zdalna. Dla osób mieszkających w Polsce i pracujących z domu dla zagranicznych firm porozumienie ramowe otworzyło przedział od 25 do poniżej 50 procent, w którym można pozostać w systemie pracodawcy, ale wymaga to złożenia wniosku US-36 i uzyskania zgody, a nie samego spełnienia warunku procentowego.

Ostatnia rzecz, najbardziej praktyczna. Zaświadczenie A1 nie jest formalnością do załatwienia „kiedyś”. To jedyny dokument, który przy kontroli w Niemczech, Francji czy Holandii chroni przed żądaniem składek na miejscu, i jedyny sposób, żeby udowodnić, że sytuacja jest uporządkowana. Stan prawny opisany powyżej jest aktualny na wrzesień 2026 roku. Przy sprawach nietypowych, zwłaszcza obejmujących kilku pracodawców z różnych państw, konsultacja z ZUS w trybie wniosku o interpretację albo z doradcą wyspecjalizowanym w koordynacji oszczędza zwykle więcej, niż kosztuje.

Najczęściej zadawane pytania

Poniżej krótkie odpowiedzi na kwestie, które przy pracy w kilku krajach wracają najczęściej i wymagają konkretu, a nie ogólnych zasad.

Czy pracodawca zagraniczny musi zarejestrować się w ZUS, jeśli właściwe jest prawo polskie?

Nie musi, jeśli zawrze z pracownikiem porozumienie na podstawie art. 21 rozporządzenia 987/2009. Wtedy to pracownik zgłasza się sam jako płatnik i rozlicza składki od swojego wynagrodzenia. Odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń przechodzi na niego, więc warto ustalić z pracodawcą, kto pokrywa część pracodawcy.

Ile jest ważne zaświadczenie A1 przy pracy w kilku państwach?

Wydaje się je zwykle na okres do dwunastu miesięcy, choć przy stabilnej sytuacji zdarzają się dłuższe okresy. Po upływie ważności trzeba wystąpić o kolejne. Przy delegowaniu do jednego państwa maksymalny okres wynosi 24 miesiące i to inny tryb.

Co z podatkiem dochodowym, skoro składki idą do jednego kraju?

Podatek i składki rozstrzyga się osobno i według różnych reguł. O opodatkowaniu decyduje rezydencja podatkowa oraz umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania z danym państwem, a nie ustalone ustawodawstwo ubezpieczeniowe. Możliwa jest sytuacja, w której składki płacisz w Polsce, a podatek za granicą, i nie jest to błąd.

Czy zlecenie dla polskiej firmy wykonywane podczas pobytu za granicą tworzy pracę w dwóch państwach?

Zależy od tego, gdzie praca jest faktycznie wykonywana, a nie skąd pochodzi zleceniodawca. Jeśli realnie pracujesz z terytorium innego kraju regularnie, może to uruchomić art. 13. Jednorazowy wyjazd zwykle nic nie zmienia.

Czy można zrzec się prawa do zaświadczenia A1 i płacić składki tam, gdzie się chce?

Nie. Przepisy o ustaleniu ustawodawstwa mają charakter bezwzględnie obowiązujący, nie zależą od woli stron i nie da się ich zmienić umową między pracownikiem a pracodawcą. Jedyną furtką jest porozumienie wyjątkowe zawierane między instytucjami na podstawie art. 16, ale wymaga ono zgody obu państw.

Co się dzieje z A1, gdy w trakcie roku zmieniają się proporcje pracy?

Trzeba to zgłosić instytucji, która wydała zaświadczenie. Jeśli zmiana jest trwała i przesuwa punkt ciężkości do innego kraju, dotychczasowe zaświadczenie może zostać wycofane, a ustawodawstwo ustalone na nowo, niekiedy ze skutkiem wstecznym od daty faktycznej zmiany.

Czy okres pracy za granicą liczy się do polskiego stażu pracy przy urlopie?

Tak, ale to inna kwestia niż ubezpieczenia. Udokumentowane okresy zatrudnienia za granicą u pracodawcy zagranicznego wlicza się do stażu pracy w zakresie uprawnień pracowniczych, w tym wymiaru urlopu. Podstawą jest zaświadczenie od zagranicznego pracodawcy, najlepiej z tłumaczeniem.